Сегодня в коммерческих организациях при работе с контрагентами получает все большее распространение использование электронной подписи (ЭП). Чем крупнее организация, тем ощутимей становится экономия времени и средств, благодаря внедрению электронного документооборота (ЭДО).
На законодательном уровне вопрос о возможности использования электронной подписи был урегулирован еще в 2011 году, когда был принят Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». В статье 6 данного закона обозначено, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение составляют случаи, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, указанной нормой законодателем была предоставлена возможность подписывать любые документы ЭП, и данные документы приравниваются к бумажным.
Однако у этой, в целом, положительной возможности, которую можно считать серьезным шагом на пути к цифровому предприятию, начинает проявляться и специфическая особенность применения. Это обусловлено необходимостью задействовать дополнительные технические средства и появлением оператора ЭДО — нового участника отношений между контрагентами, который выпускает ключ электронной подписи и подтверждает ее подлинность.
Ряд контрагентов, пользуясь тем, что процедура оформления электронной подписи сложнее, чем проставление собственноручной, стали злоупотреблять своим правом и вести себя в определенных ситуациях недобросовестно. В частности, при заключении сделок с использованием ЭП участились случаи их оспаривания. Рассмотрим в качестве иллюстрации судебные дела, в которых прослеживаются общие тенденции.
Дело № 1
В деле А40-26656/2015 по иску ЗАО к ООО «Дакс» возник спор относительно того, принят ли поставленный товар покупателем и можно ли считать сделку, подписанную ЭП заключенной. Рассмотрев представленные сторонами доказательства, суд признал, что сделка считается заключенной, а поставленный товар должен быть оплачен. В качестве доказательств заключения договора и получения товара истцом были предоставлены:
- электронные товарные накладные, содержащие сведения о подписании каждой представленной товарной накладной генеральными директорами истца и ответчика;
- отчет оператора ЭДО;
- свидетельство Министерства связи и массовых коммуникаций РФ об аккредитации удостоверяющего центра N 08 от 29.06.2012, подтверждающее соответствие оператора ЭДО требованиям Федерального закона «Об электронной подписи»;
- лицензия ЛСЗ N 0005617 от 16.06.2014 на осуществление видов деятельности,
- сертификат Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии соответствия Автоматизированной информационной системы СБиС Приказам МНС России, ФНС России;
- Регламент Удостоверяющего центра;
- заверенный оператором ЭДО сертификат открытого ключа, содержащий подписи представителя.
Как проверить подлинность подписи?
Если договор подписан электронной подписью компании, это подтверждает, что его отправила именно она. Дополнительные доказательства не требуются. Но саму электронную подпись нужно проверить. Если она недействительна, суд может признать договор незаключенным. Когда заключаете электронный договор, узнайте у контрагента, какой удостоверяющий центр его обслуживает. Потребуйте, чтобы контрагент представил копию сертификата ключа проверки электронной подписи. А потом направьте запрос в удостоверяющий центр и выясните, выдавал ли он этот сертификат. Проверьте, действительна ли аккредитация центра на день выдачи сертификата. Сам сертификат также должен быть действителен на момент подписания документа.6 Если электронная подпись недействительна, суд может решить, что компания ничего не подписывала. В одном деле общество требовало взыскать с ИП оплату товара по договору поставки. Три инстанции отказали истцу. Суды указали, что нет доказательств заключения договора поставки.
Истец в этом споре в обоснование своих доводов принес флешки с файлами, из которых состоял электронный договор. Суд отклонил эти доказательства. Одна из причин — электронные документы от имени ответчика подписаны недействительной электронной подписью. Общество не представило сертификат ключа электронной подписи, а также доказательства, что он внесен в реестр.
Недавно Верховный суд изменил этот подход — если ответчик отрицает заключение договора, он обязан представить конкретные доказательства в свою пользу.
В этом споре поставщик требовал взыскать с аптеки оплату за товар. К иску приложил копии товарных накладных, которые были подписаны электронной подписью, копию квалифицированного сертификата ключа проверки подписи на представителя ответчика, копию доверенности на его имя. Ответчик заявил, что поставки не было, и три судебные инстанции отказали истцу в удовлетворении иска.
Верховный суд направил дело на новое рассмотрение. Он указал, что сертификат ключа проверки электронной подписи является действительным, пока не доказано иное. Ответчик должен был представить доказательства, которые опровергают достоверность доверенности или сертификата, но этого не сделал. О фальсификации доказательств он также не заявил.
В подобных спорах привлекайте к участию в деле удостоверяющий центр, который выдал сертификат ключа проверки подписи контрагенту и может это подтвердить. Или сразу два центра — контрагента и свой.
Учитывайте, что удостоверяющий центр не может подтвердить, какую сделку совершали компании.А40-1Он может только ответить на технические вопросы — например, действительна ли подпись, когда и какой документ контрагент подписал. Если удостоверяющий центр не сможет подтвердить информацию, заявите ходатайство о компьютерной экспертизе.
Дело № 2
Еще в одном примечательном судебном деле развернулись целые баталии с доказыванием факта заключения договора поставки с помощью ЭП и факта вручения товара покупателю. Речь пойдет о Деле № А40-4350/16 о взыскании 38 011 312,65 руб., которое дошло до Верховного суда РФ.
В деле судом были исследованы следующие доказательства:
- копии товарных накладных, подписанных сторонами на бумажном носителе, а также электронной (цифровой) подписью,
- копия квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи на представителя,
- копия доверенности на данного представителя покупателя от 12.01.2015,
- отчёт оператора ЭДО с обобщёнными данными по товарным накладным за спорный период.
Позиция покупателя по данному делу состояла в отрицании всех доводов поставщика и представленных им доказательств. Позиция истца осложнялась тем, что в договоре был прописан специфический порядок обмена электронными документами, который не был соблюден (должно направляться специальное уведомление об использовании ЭДО от одного контрагента — другому). Такой порядок предоставил ответчику возможность манипулировать доказательствами, и он ссылался на то, что формальная сторона договора не соблюдена. Между тем, как известно, суд оценивает доказательства в совокупности. После того как ВС РФ отменил нижестоящие судебные акты и направил дело на повторное рассмотрение, требования истца были удовлетворены в полном объеме. Однако для этого пришлось пройти долгий путь доказывания права поставщика на получение причитающегося ему вознаграждения.
Не зная экономической подоплеки данной сделки, можно констатировать, что сам по себе факт подписания договора ЭП предоставляет сторонам, при определенных обстоятельствах, пространство для маневра в суде.
Как подписывать первичные учетные документы онлайн
— Первичный учетный документ — это документ, на основании которого хозяйственная операция (например, оказание услуг или приобретение товаров) отражается на счетах бухгалтерского учета. К такого рода документам относятся, например, товарная накладная (ТН), товарно-транспортная накладная (ТТН) и т. д.
| Клим Сташевский Партнер Arzinger Law Offices | Анна Цыганкова Помощник юриста Arzinger Law Offices |
Для резидентов ПВТ. Благодаря Декрету № 8 резиденты могут:
- Подписывать первичные учетные документы с помощью аналогов подписи. Это может быть как электронная цифровая подпись, так и, например, графический вид подписи — скан
- Составлять акты и накладные в одностороннем порядке
- Использовать в качестве первичного учетного документа исходящий от иностранной компании документ в электронном виде.
Минимальные сведения, которые нужно указать в документе, — содержание, сведения о лицах, подписавших документ, и дата совершения операции.
При этом можно спокойно подписывать документы в электронном виде с помощью различных интернет-платформ, например, DocuSign, WonderShare и пр. Часто зарубежные компании просят именно о таких форматах.
Фото с сайта express-k.kz
Для тех, кто не в ПВТ. Сейчас нерезиденты могут подписывать первичные учетные документы только собственноручно или с помощью электронной цифровой подписи.
Для того чтобы пользоваться теми же возможностями, что у резидентов ПВТ, нужно внести изменения в белорусское законодательство.
Дело № 3
В одном из свежих дел (N А40-174292/2018) суды трех инстанций рассматривали спор о неоплате в связи с поставкой товара между ООО «ВОАНДА» (истец) и АО «Торговый Дом «Перекресток» (ответчик). Арбитражный суд удовлетворил исковые требования о взыскании задолженности за поставленный товар в размере 1 502 772,48 руб. в полном объеме.
Суд апелляционной инстанции, приняв апелляционную жалобу ответчика и заново рассматривая дело по правилам суда первой инстанции, принял встречное исковое требование о взыскании штрафа за недопоставку товара в размере 540 998 руб. 09 коп. В результате рассмотрения дела судом апелляционной инстанции, решение суда первой инстанции отменено, в удовлетворении иска ООО «ВОАНДА» отказано, а встречные требования ответчика удовлетворены. В своем решении суд апелляционной инстанции, руководствуясь статьями 309, 310, 330, 454, 486, 488, 506, 516 Гражданского кодекса Российской Федерации, исходил из того, что УПД не содержит сведений о том, что товар был принят ответчиком: в графе «Товар (груз) получил» отсутствует подпись покупателя.
Таким образом, истец по первоначальному иску не доказал, что товар был поставлен ответчику в соответствии с условиями договора и в установленные сроки, требования о взыскании штрафа за не поставку товара, заявленные во встречном иске, согласуются с условиями договора и фактическими обстоятельствами дела, расчет штрафа проверен, выполнен арифметически и методологически верно.
Не согласившись с принятым по делу судебным актом арбитражного суда апелляционной инстанции, ООО «ВОАНДА» обратилось в Арбитражный суд Московского округа с кассационной жалобой. Рассмотрев жалобу, суд в своем постановлении от 18.06.2019 N Ф05-8350/2019 пришел к выводу, что судами нижестоящих инстанций неверно истолкованы условия договора и законодательства. Как указал суд, взаимные претензии истцов по первоначальному иску и по встречному иску основаны на различных заказах покупателя.
Условиями признания документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью, является наличие подписанного документа с сертификатом ключа, который выдан аккредитованным удостоверяющим центром. Требования к таким центрам установлены статьей 13
Федерального закона N 63-ФЗ, и проверка ключа возможна только с применением криптографических средств электронной подписи (статья
12
Федерального закона N 63-ФЗ).
Заявитель кассационной жалобы указывает, что п. 1.6. договора стороны пришли к соглашению об организации электронного обмена документами, предусмотренными договором через платформу электронной коммерции EDI-провайдера. Истец же настаивает, что УПД N В-111 от 16.02.2018 направлен в электронной форме и подписан электронной подписью покупателя, которая подтверждает принятие товара по договору.
Вместе с тем, судом апелляционной инстанции в рамках настоящего дела не дана оценка заключенному между сторонами договору поставки в части электронного обмена документами (п. 1.6. договора), не установлено наличие оснований для квалификации электронной подписи недействительной, не дана оценка полномочиям лица, подписавшего УПД электронной подписью.
Таким образом, выводы о не подтверждении факта поставки, основанного на УПД, сделаны при неправильном применении норм материального права, в отсутствие толкования условий договора и являются преждевременными.
В результате рассмотрения кассационной жалобы дело направлено на повторное рассмотрение в суд апелляционной инстанции.
Как мы видим из судебной практики, сам факт использования электронной подписи становится дополнительным основанием для оспаривания сделки сторонами и требует специального подхода при разрешении подобных дел.
Как подписать договор электронной подписью
Российским законодательством предусмотрено право применять ЭЦП для заключения договоров. Основное требование — правильное оформление, с учетом юридических и технических требований. Мы подготовили материал о том, как правильно подписать договор электронной подписью.
Правовая основа подписания договора электронной подписью
В Российской Федерации правовой основой такого типа договора считаются нормы Гражданского и Трудового Кодекса:
- Гражданский кодекс Российской Федерации гарантирует право подписать договор электронной подписью, если речь идет о заключении соглашения между разными контрагентами, которые занимаются экономической деятельностью. Заключение договора происходит с помощью передачи электронных документов.
- Трудовой Кодекс Российской Федерации гарантирует право подписания договора с удаленным работником с помощью электронной формы.
Чтобы заключенный договор признавался юридически верным, необходимо подтвердить описанное решение усиленной ЭЦП (электронная подпись). Законодателем не оговаривается нужна подпись квалифицированная или нет.
Если читатель хочет получить дополнительную информацию о том, как проходит подписание договора в цифровой форме, следует обратиться к Федеральному Закону номер 63 от 6 апреля 2011 года.
Юридическая сила заключенных соглашений
В упомянутом выше ФЗ под номером 63 говорится о том, что юридическая сила договора дается применением ЭЦП. Именно она подтверждает подлинность соглашения, которое подписали стороны. Если электронный договор решили подписать ЭЦП, с точки зрения действующего законодательства, он ничем не отличается от формально признанного юридического соглашения, где используется бумажный носитель.
Другие необходимые к соблюдению правила, чтобы электронный договор признавался подлинным:
- Форма должна выполнять требования российского законодательства. Однако, если речь идет не о формализованном соглашении, оно составляется в свободной форме. Подпишите такое соглашение, оно все равно будет действительным благодаря подписи.
- Содержание также не должно противоречить действующему законодательству Российской Федерации.
- Требования к подписи заключаются в том, что она принадлежит лицу, который имеет полное право подписать договор с точки зрения действующего законодательства.
У подписания договора, где применяется электронный сертификат, есть и другие особенности. Надо смотреть на вид договора, прежде чем его подписать и заверить ЭЦП. Документы бывают формализованные и неформализованные, они отличаются правилами составления.
Что такое формализованные соглашения
Подписание формализованных документов будет соответствовать действующему законодательству только при условии, что они соответствуют установленной форме. Среди таких документом выделяют отчетность, трудовой договор и т. п. Если вы подпишите соглашение и заверите его цифровой подписью, у него будет юридическая сила при выполнении следующих условий:
- Соблюдение формата. Подпишите соглашение, только если формат не противоречит требованиям российского законодательства.
- Заключаются по полному согласию сторон, при этом соблюдается установленный для подписания регламент.
- Применяется электронный сертификат в виде квалифицированной ЭЦП.
Обе стороны имеют действующий сертификат на момент заключения соглашения. Если действующей ЭЦП в данный момент нет, можно обратиться за помощью в аккредитованный удостоверяющий центр.
Что такое неформализованные документы
Чаще всего это простой документ, для которого отсутствует единый формат, установленный государственными органами. Любая сторона может оформить доверенность, написать письмо, предложить хозяйственное соглашение. Форма при этом может быть любой. Вторая сторона смотрит на содержание предложенного соглашения, а для юридической силы используется:
- Цифровая подпись квалифицированного типа. Дополнительное преимущество от данного сертификата состоит в гарантии неизменности документа. Цифровая подпись свидетельствует: если было оформлено подписание соглашения, его содержание не поменяется.
- Цифровая КЭП неквалифицированного типа.
Если подписание соглашения выполняется в рамках действующего электронного документооборота, нужно предварительно выполненное подписание соглашения о признании силы в юридической форме у данных типов сертификатов. Перед подписанием убедитесь в том, что документ содержит описание требований к типу подписи, а также присутствуют все необходимые реквизиты документа.
Документы для подписания цифровым способом
Для получения помощи относительно возможности или невозможности подписания соглашений в цифровой форме ознакомьтесь с предоставленной ниже информацией. Юридический документ, который заключен с использованием криптографической защиты, формально равен тому же самому документу, который написан на бумаге и на который надо поставить обычную печать, а также написать фамилию и инициалы. Но есть вид документов, который может быть заключен только в традиционной бумажной форме. К сожалению, никакая помощь в виде усиленной криптографической защиты не изменит этого факта.
В том же самом ФЗ под номером 63 оговариваются случаи, когда надо использовать только бумажный вид носителя информации. Но есть и противоположные случаи.
Например, вид документа «Контракт по результатам электронного аукциона» не выполняется в бумажной форме. Обязательно надо перевести его в электронный вид.
Оба типа носителя пригодны к использованию только в том случае, если законом прямо не оговаривается обратное.
Где используется ЭЦП для подписания договора
Контракты, заверенные КЭП, заключаются на следующих площадках:
- Электронные площадки. Заключить соглашение можно с представителями государства или частными компаниями.
- Коммерческие организации. Обычно ими разрабатывается web-интерфейс для пользователя. Соглашение оформлять удобно, если есть КЭП.
- Специализированные информационные системы.
Как правило, образец соглашения можно найти на любом из этих сервисов. Чтобы можно было легально заключать сделки, надо иметь признанную КЭП, получить которую можно в одном из удостоверяющих центров.
Лучше всего обратиться в УЦ «Астрал-М», который давно известен на рынке и предлагает качественный продукт за разумные деньги. Для приобретения электронной подписи заполните форму обратной связи и наш специалист свяжется с вами.
Что нужно учитывать, чтобы не попасть в ловушку при использовании ЭП
- Несмотря на то, что использование ЭП при оформлении документов с контрагентами делает обмен документами более прозрачным, быстрым и удобным, данное средство оформления договоров и первичных документов накладывает дополнительные требования, которые должны быть учтены участниками рынка.
- В договорах с контрагентами необходимо четко и обстоятельно прописывать правила обмена электронными документами. Не указывать специальных процедур, которые могут быть не выполнены в спешке за объемами выполнения бизнес-показателей, планов поставки или выполнения работ (например, как в оспариваемом договоре по Делу № 2, рассмотренном нами выше, где договор предусматривал специальный порядок перехода на ЭДО).
- При исполнении договора отслеживать правильность оформления сопроводительных документов, в том числе УПД, чтобы подписанный документ имел нужную отметку. (Как мы помним, в Деле № 3 суд сначала отказал в иске только потому, что истец не доказал факт доставки товара, в связи с отсутствием о).
- Удостовериться, что лицо, подписывающее от имени контрагента электронный документ, имеет полномочия на его подписание. Запрашивать доверенность на данное лицо и сверять полномочия. (В Деле № 2 часть аргументов защиты (ответчика) была построена именно на отсутствии доказательств полномочий лица, подписавшего УПД, на такое подписание и приемку товара).
- При возникновении спорной ситуации с контрагентами не торопиться подавать иск в суд, а провести сначала качественную подготовку к делу. Запросить у оператора ЭДО отчет, сертификат ключа, получить все необходимые подтверждения подлинности электронной подписи, сверить условия договора с фактическим поведением участников процесса и, в случае наличия несоответствий, заранее обезопасить себя предоставлением необходимых документов, имеющих доказательственную силу в суде.
В заключение добавим, что каждый спор индивидуален и нет возможности предусмотреть исчерпывающие рекомендации, которые бы подходили для всех случаев. Поэтому большая часть затруднений, с которыми могут столкнуться контрагенты, может быть разрешена только при внимательной и качественной проработке договоров, в которых содержится условие об использовании ЭДО в процессе обмена документами.
Договор по электронной почте: возможно ли?
Гражданский кодекс допускает заключение договора путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Это следует из статьи 434 Гражданского кодекса.
Основным отличительным признаком такого договора от обычного является:
- способ заключения – путем обмена электронными данными через Интернет;
- и форма договора.
Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо уполномоченными лицами (ст. 160 Гражданского кодекса).
При этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю.
Стороны в своем соглашении могут предусмотреть и специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю на заключение сделки.
Поэтому, для признания договора заключенным путем обмена по электронной почте необходимо установить факт ведения переписки лицом, которое является законным представителем соответствующей стороны.
То есть, что переписку вело лицо, уполномоченное на заключение договора. На это указал Арбитражный суд г. Москвы в постановлении от 09.02.2021 по делу № А40-155322/20-159-1148).
При этом возможность использования электронной подписи при заключении гражданско-правовых сделок допускается только при наличии взаимного соглашения сторон (постановление Арбитражного суда Московского округа от 13.06.2017 г. по делу № А40-78415/16).
Поэтому, исполнитель, который настаивает на выполнении работ и требующий за них оплату, должен представить в суд такое соглашение. Его отсутствие суды квалифицирует как одно из подтверждений отсутствия договорных отношений (постановление Девятого Арбитражного Апелляционного суда от 25.05.2018 г. № 09АП-19014/2018-ГК).
Ранее по теме:
Какую первичку изменят и утвердят по-новому?
ЭДО – бумажному документу не препятствие
Окончательное решение
Теперь наступает пора оценить вторые части заявок. На этом этапе заказчик впервые видит, какие организации или физические лица скрываются за аукционными номерами. Во вторых частях заявок приводится вся требуемая в соответствии с законом 44-ФЗ информация о поставщике. Теперь в течение 3 дней заказчик оценивает заявки и принимает окончательное решение. Если вторая часть заявки предложившего наилучшую цену участника соответствует аукционной документации, то контракт заключается с ним. В противном случае победителем признается следующий по списку участник, предложивший лучшую цену.
На то, чтобы принять окончательное решение, у заказчика есть три дня. Победитель аукциона через ЕИС получит электронный контракт, который должен будет подписать в установленном порядке.
Процесс участия в электронных торгах имеет множество нюансов. Но главное, о чем нельзя забывать начинающему участнику госзакупок, – после победы в электронном аукционе отказаться от заключения контракта, равно как и внести существенные изменения в его условия, нельзя. В противном случае победитель аукциона по решению ФАС будет включен в реестр недобросовестных поставщиков. Поэтому крайне важно до подачи заявки изучить закупочную документацию и проект госконтракта.
Электронный аукцион и его особенности
В Российской системе госзакупок заключение электронного контракта возможно лишь через процедуру электронного аукциона. Это способ определения поставщика, который подразумевает торги между всеми допущенными участниками, когда каждое последующее предложение делается по более низкой цене. Извещение об аукционе размещается в ЕИС, а сама процедура проводится на электронных торговых площадках (ЭТП).
Главная особенность аукциона заключена в наличии дополнительного звена — ЭТП. Прежде чем принять участие в госзакупках, поставщик должен зарегистрироваться и получить аккредитацию на одной из шести площадок. Для этого понадобится электронная неквалифицированная подпись, получить которую можно в одном из множества специальных удостоверяющих центров.
Регистрация в ЕРУЗ ЕИС
С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:
Заказать регистрацию в ЕИС
