Зачем подписывают
Корпоративной тайной признаются сведения, которые имеют для организации особую ценность, позволяют эффективно работать на рынке, извлекать прибыль, минимизировать затраты, избегать убытков. Корпоративной тайной признают любые сведения, кроме тех, которые перечислены в статье 5 Федерального закона № 98-ФЗ. Например, нельзя признать секретными:
- сведения о численности сотрудников организации и условиях их труда;
- сведения о правонарушениях, совершенных или совершаемых компанией;
- сведения о загрязнении окружающей среды, возникшем в связи с деятельностью организации.
Чтобы сохранить режим коммерческой тайны, подписывают соглашение о неразглашении коммерческой тайны с работником или партнерской организацией. Требование о неразглашении распространяется на всех, кому сведения стали доступны: за разглашение призовут к ответу, виновный выплатит компенсацию убытков, которые возникли из-за этого. Соглашение составляется в виде самостоятельного документа либо как пункт о неразглашении коммерческой тайны в трудовом договоре — одновременно с наймом работник принимает на себя обязанность хранить полученную от нового работодателя информацию.
Если работодатель обязывает сотрудника подписать соглашение о неразглашении, он обязан его официально ознакомить со всеми документами, касающимися установленного режима: положением о режиме, перечнем секретных сведений и инструкцией по обращению с документами, ее содержащими.
Принятие положения о коммерческой тайне
Между сотрудником и работодателем подписывается договор о неразглашении коммерческой тайны, который не может противоречить существующим положениям и федеральному закону. Юристы помогут разработать договор с учетом всех законодательных норм.
В положении прописываются не только обязательства сотрудников по сохранению тайны и конфиденциальной информации, но и ответственность, которую несет как работодатель, так и сотрудник. Ответственность за разглашение коммерческой тайны в рамках действия федерального закона определяется как дисциплинарная или гражданско-правовая, так и административная или уголовная в зависимости от степени нарушений и нанесенного ущерба.
Примечательно, что, если информация попадает в пользование третьего лица, которое не знает о том, что это коммерческая тайна, и использует ее, привлечь к ответственности это лицо нельзя. Именно поэтому мало просто разработать документацию и положение о защите коммерческой тайны, требуется еще и разработать механизм защиты этой информации.
Опытные юристы помогут на всех этапах этого процесса. В положении прописываются все аспекты защиты, и именно на положение ссылается руководитель при заключении договоров о неразглашении коммерческой тайны.
Кто подписывает
Договор о неразглашении является двусторонним:
- с одной стороны в нем участвует сотрудник. Подписывают образец договора о коммерческой тайне с работником только те, чья работа связана с корпоративными секретами и которые их неизбежно узнают;
- с другой стороны выступает компания-работодатель. От ее имени бумагу подписывает руководитель: генеральный директор, директор, председатель или начальник подразделения. Либо подписать ее вправе другой уполномоченный сотрудник организации, который исполняет обязанности руководителя, назначен на должность управляющего приказом, либо сотрудник, которому выдана доверенность юридического лица на подписание таких документов.
Коммерческая тайна в договорной документации
Статья 10. Охрана конфиденциальности информации
1. Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:
1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
3) учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
4) регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
5) нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).
2. Режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в части 1 настоящей статьи.
3. Индивидуальный предприниматель, являющийся обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, и не имеющий работников, с которыми заключены трудовые договоры, принимает меры по охране конфиденциальности информации, указанные в части 1 настоящей статьи, за исключением пунктов 1 и 2, а также положений пункта 4, касающихся регулирования трудовых отношений.
4. Наряду с мерами, указанными в части 1 настоящей статьи, обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, вправе применять при необходимости средства и методы технической защиты конфиденциальности этой информации, другие не противоречащие законодательству Российской Федерации меры.
5. Меры по охране конфиденциальности информации признаются разумно достаточными, если:
1) исключается доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, любых лиц без согласия ее обладателя;
2) обеспечивается возможность использования информации, составляющей коммерческую тайну, работниками и передачи ее контрагентам без нарушения режима коммерческой тайны.
Как правильно составить
В законе для соглашения о коммерческой тайне с физическим лицом не предусмотрено унифицированной формы. В документе рекомендуется отразить моменты:
- предмет: обязанность работника не разглашать доверенную ему секретную информацию. Следует указать перечень охраняемых сведений либо дать ссылку на документ, где этот перечень установлен;
- права и обязанности сторон: сотрудник обязан использовать закрытую информацию строго определенным образом и соблюдать правила обращения с документами, где содержатся секретные данные. Организация обязана обеспечить работника необходимыми условиями труда, которые позволяют работать с коммерческой тайной;
- ответственность за разглашение тайны: сотрудник возместит в полном объеме убытки, понесенные организацией в связи с разглашением.
Как составить договор о неразглашении коммерческой тайны?
Договор о неразглашении коммерческой тайны заключается после подписания трудового договора, а лучше его заключить одновременно с трудовым договором. Рассматриваемый договор фактически должен содержать информацию такую же, как и трудовой договор, т.е. о сторонах договора, реквизитах сторон, о месте и дате заключения договора, должны стоять подписи сторон.
При составлении договора необходимо отразить следующие моменты:
- предмет договора, включающий в себя положения о том, что работник обязуется не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, перечень которой указан в положении о коммерческой тайне или ином документе. ВНИМАНИЕ: в предмете договора можно перечислить всю информацию, которая относится к коммерческой тайне.
- права и обязанности сторон договора, где может быть отражено каким образом подлежит использованию информация, как работодатель будет обеспечивать доступ к такой информации и т.д.
- ответственность работника за разглашение коммерческой тайны.
- также в договор может быть включен раздел о порядке внесения изменений в договор, о порядке разрешения возникших споров, о сроке действия обязательства не разглашать коммерческую тайну и т.д.
СОВЕТ: пропишите срок действия обязательства работника не разглашать коммерческую тайну, например, в течение 5-ти лет после увольнения.
Работодатель может не заключать отдельный договор, чтобы коммерческая тайна не разглашалась работником, а включить соответствующие положения в трудовой договор, или оформить его иным документом как указано выше.
ПОМНИТЕ: нельзя включать в договор положения, ограничивающие права работника, например, такое положение, что работник после увольнения не имеет право устраиваться на работу к конкурентам организации, правовой анализ составленного договора может провести наш адвокат
Особенности оформления
Рекомендуется включить в договор о передаче корпоративных секретов и взаимной защите информации друг друга между юридическими лицами следующие разделы:
- предмет: обязательство обеих сторон сохранять информацию друг друга, необходимо указать перечень охраняемой информации;
- обязанности сторон: использовать полученную от контрагента секретные данные только в рамках реализации совместного договора или проекта, заботиться о неразглашении информации третьим лицам;
- ответственность сторон за нарушение режима тайны;
- срок, в течение которого стороны должны сохранять полученную информацию в тайне: в течение срока действия самого соглашения и еще какое-то время после его окончания или расторжения;
- дополнительные условия: срок действия соглашения, количество экземпляров, язык соглашения, реквизиты сторон.
Обязательной формы для документов о неразглашении не предусмотрено.
Ответственность за разглашение коммерческой тайны
Режим коммерческой тайны — это особый режим, по которому стороны-участники договора о неразглашении несут ответственность за нарушение этого договора. В случае если государственные или муниципальные органы власти требуют предоставления информации, составляющей коммерческую тайну, то они также несут ответственность за разглашение этой информации третьим лицам.
Ответственность за нарушение зависит от степени ущерба, причиненного компании. Например, если в ходе разглашения компания теряет доход, то нарушителю может быть вменена уголовная ответственность с возмещением утерянной прибыли.
Защита документов, содержащих коммерческую тайну, полностью ложится на плечи руководителя компании. Для того чтобы сведения были надежно защищены требуется помощь юристов, которые смогут полностью сопроводить процесс подготовки документации и механизмов защиты.
Обязательные требования к составлению расписки о не разглашении
На законодательном уровне стандартный, унифицированный образец расписки о неразглашении не установлен, поэтому допускается его оформление в произвольной форме с соблюдением следующих необходимых реквизитов:
- наименование компании;
- дата, место составления расписки;
- название документа;
- личные данные работника с указанием ФИО, реквизитов (номер, дата) трудового договора;
- обязательства сотрудника о неразглашении информации;
- срок, в течение которого сведения не подлежат разглашению, в том числе после увольнения сотрудника.
Расписка по объему текста не имеет ограничений, однако, следуя рекомендациям юридических специалистов, должен быть тщательно разработан, поскольку в случае нарушения обязательства сотрудника расписка о неразглашении информации может служить неоспоримым доказательствам при предъявлении в судебном заседании.
Поэтому рекомендуется предусмотреть в тексте расписки обязанность работника в случае расторжения трудового договора передать имеющуюся у него конфиденциальную информацию в виде бумажных или электронных носителей ответственному лицу, а также предусмотреть ответственность согласно установленному законодательству в случае нарушения взятых на себя обязательств.
Допускается оформление расписки непосредственно сотрудником от руки либо в печатном виде, используя обычный лист бумаги формата А4 или фирменный бланк организации. При этом обязательным требованием для данного вида документации является наличие подлинной подписи сотрудника с расшифровкой его должности и фамилии.
Расписка составляется в единственном экземпляре и включается в состав документов, хранящихся в личном деле работника компании. Сроком действия расписки становится, как правило, срок работы сотрудника в конкретной компании с добавлением нескольких лет с момента расторжения трудового договора (увольнения), определяемых в индивидуальном порядке.
Кроме того, среди распространенных документов, составляющихся в целях защиты конфиденциальных сведений, является двустороннее соглашение, подписываемое работодателем и сотрудником, содержащее такие же реквизиты и данные, что и расписка о нераспространении информации, составленная в одностороннем порядке, а также внесение условий о сохранении материалов, имеющих отношение к коммерческой тайне, в текст трудового договора с работником.
Пример расписки о неразглашении информации
