Выдача трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

Как выдать трудовую книжку в 2020 — 2021 годах

В связи с введением с 2021 года электронных трудовых книжек, бумажные форматы постепенно утрачивают актуальность. Теперь если работник напишет вам заявление о переходе на электронную трудовую книжку и выдаче бумажного документа на руки, вы не вправе ему отказать. Более того, вы больше не будете нести ответственность за ведение и хранение формуляра.
Как же оформить выдачу бумажной трудовой книжки при переходе на электронный формат?

Получите у работника заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки. Образец заявления см. здесь.
Внесите в бумажную трудовую запись о выдаче трудовой книжки. Образец такой записи см. в этом матертале.
Отдайте бумажный документ сотруднику.
По требованию работника или при его увольнении выдайте ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Рассмотрим порядок выдачи бумажной трудовой сотруднику в периоды до 2021 года или в случае, когда сотрудник просит продолжить ведение бумажной трудовой, но по какой-то причине хочет забрать документ на короткий промежуток времени.

Если работник просит выдать ему трудовую книжку

Обновлённые HR-Сообщества: hr.superjob.ru

Отдел кадров — обмен опытом

| 22.09.2010 10:57

Натаlie Питерская

Ну, собственно, это ЛИКБЕЗ для начинающих. Этот вопрос постоянно возникал здесь и вызывает много споров. Как-то я даже возмущалась и приводила фрагмент статьи из журнала «Делопроизводство и документооборот предприятия», где они просто-таки советовали выдавать трудовую книжку, взяв с работника заявление и расписку в том, что он ее получил на руки. Ну теперь мнение журнала несколько поменялось. Привожу часть статьи «Учет и хранение трудовых книжек» Смольянинова М. В., заместителя начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ». Однако, я лично так и не понимаю: Каким образом работник предоставит заверенную нотариально копию трудовой книжки, если он перед этим не предоставит нотариусу саму трудовую книжку для получения заверенной копии? (А воз и ныне там!) Не видела ни разу в функциях работника кадровой службы обязанности идти с чужой трудовой книжкой в ПФ и там ее предоставлять и, опять же, нести за нее ответственность. Перефразирую: «Думайте сами, решайте сами: давать или не давать» Итак статья: Если работник просит выдать ему трудовую книжку до увольнения

Зачастую лица, ответственные за хранение трудовых книжек в организации, сталкиваются со следующей проблемой. Работник просит выдать ему на руки подлинник трудовой книжки, ссылаясь, например, на необходимость ее предъявления в территориальное подразделение Пенсионного фонда России ид и в органы внутренних дел для оформления загранпаспорта. Письмом Пенсионного фонда России от 29.12.2005 № 25-19/14554 «О предоставлении подлинника трудовой книжки» даны следующие разъ¬яснения. При подаче документов для оформления пенсии в Пенсионный фонд действительно необходимо представить либо подлинник трудовой книжки, либо ее копию, заверенную нотариально. Можно представить и незаверенную копию трудовой книжки вместе с подлинником — тогда сотрудники фонда сами заверят копию трудовой книжки. Понятное дело, не каждый работник захочет платить за нотариальное заверение трудовой книжки и не каждый работодатель согласиться взять эти расходы на себя и вообще связываться с походами к нотариусам по таким вопросам. Учитывая изложенное, должностные лица, ответственные за ведение в компании трудовых книжек, предпочитают брать с работника расписку и/ или делать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них специальную отметку за подписью работника о том, что подлинник трудовой книжки получен им в целях предъявления в территориальное подразделение Пенсионного фонда России и в последующем работник обязуется его вернуть. Однако Роструд в письме от 18.03.2008 № 656-6-0 однозначно возлагает ответственность за утерю трудовой книжки в любом случае на должностное лицо организации, которому поручено ведение, хранение и учет трудовых книжек. Поэтому более надежным способом является представление подлинника трудовой книжки работника в территориальное подразделение Пенсионного фонда России непосредственно лицом, отвечающим за сохранность трудовых книжек в компании. Хоть это и связано с дополнительными трудо — и временными затратами, тем не менее не стоит забывать, что ни Правила, ни Инструкция не предусматривают возможность получения работником на руки подлинника трудовой книжки, кроме как при увольнении из организации. А в случаях, когда возникает необходимость в подтверждении трудового стажа, работодатель согласно п. 7 Правил обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Что же касается передачи подлинника трудовой книжки в целях оформления и выдачи загранпаспорта, то необходимо отметить следующее. В соответствии с п. 37 Административного регламента Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, и по исполнению государственной функции по их учету (утвержден приказом ФМС РФ от 03.02.2010 № 16) сведения о трудовой деятельности, указываемые в заявлении о выдаче паспорта (Приложение № 1 к указанному Административному регламенту), приложении к заявлению, заверяются руководителями организаций или их кадровых подразделений (органов) по основному месту работы (службы, учебы) заявителя. При предоставлении заявления по месту пребывания, не заверенного по основному месту работы (службы, учебы), заявитель предоставляет выписку из трудовой книжки о трудовой деятельности за последние 10 лет. В этом случае в заявлении работником, уполномоченным на прием документов, производится запись: «Сведения о трудовой деятельности сверены с выпиской». Следовательно, ответственное за ведение трудовых книжек лицо имей полное право отказать работнику в предоставлении подлинника трудовой книжки для обозначенных целей, однако при этом ему следует осуществи ряд других действий, указанных выше. Если же подлинник трудовой книжки все-таки был передан работам и вследствие этого утерян, тогда придется еще и оформлять дубликат трудовой книжки.

Источник: www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2010/8/

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления страховой пенсии по старости). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую ПФР вернет ее сотруднику.

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Кадровый документооборот ждут серьезные перемены. Введут ли электронные трудовые в ближайшее время, расскажет эта публикация.

Нововведения

Со следующего года работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения). Об этом говорит пп. «б» п. 1 ст. 18 Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии» (далее — Закон N 216-ФЗ).

О чем здесь идет речь? Например, о назначении и перерасчете пенсий. Заявление о выдаче трудовой книжки работник составляет собственноручно в произвольной форме.

Советуем взять с работника расписку о получении им трудовой книжки.

Отметим также, что работник должен не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (пп. «в» п. 1 ст. 18 Закона N 216-ФЗ).

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Если вам нужно назначить ответственного за ведение трудовых книжек, воспользуйтесь образцом приказа от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.

Действующие правила

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Это следует из п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

Чаще всего необходимость в трудовой книжке возникает в случае, когда работник обращается в органы Пенсионного фонда РФ за назначением либо перерасчетом пенсии.

Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 (далее — Письмо N 656-6-0) отметил, что законодательство не содержит запрета на выдачу работнику по его просьбе подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора.

Вместе с тем следует иметь в виду, что ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Как правило, работодатель своим приказом назначает для этого специально уполномоченное лицо (п. 45 Правил). Таким образом, ответственность за утерю трудовой книжки в случае, если работнику под личную подпись на короткий срок выдается трудовая книжка, будут нести указанное должностное лицо и организация-работодатель.

Более того, установлена административная ответственность за нарушение правил хранения трудовых книжек (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

— должностные лица работодателя могут быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 руб.;

— индивидуальные предприниматели — на аналогичную сумму или на них может быть возложено административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

— юридические лица подвергнутся штрафу на сумму 30 000 — 50 000 руб. или административному приостановлению деятельности на срок до 90 суток.

Причем если должностное лицо «поймают» на том же нарушении повторно, то его могут дисквалифицировать на срок от года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку лишь в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (п. 35 Правил). Таким образом, ответственность за утерю трудовой книжки, выданной работнику под личную подпись, будет нести указанное должностное лицо (Письмо N 656-6-0).

Отметим, что в подтверждение стажа в территориальные органы Пенсионного фонда РФ может быть представлена как трудовая книжка работника, так и ее нотариально заверенная копия (Письмо ПФР от 29.12.2005 N 25-19/14554). При этом трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим трудовой стаж (Письмо N 656-6-0).

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.

Формулировка может быть такой:

Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.

В книге допущена ошибка? Вот что в этом случае советует Минтруд.

Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.

ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.

Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.

Правила составления

Если выдается трудовая книжка на руки работнику под расписку, рекомендуется придерживаться следующих правил. Прежде всего необходимо сделать копии каждой страницы документа. Также следует получить от сотрудника подтверждение, что работодатель исполнил свою обязанность и выдал испрашиваемые бумаги ему на руки по его заявлению.

Чтобы удостоверение о получении было полным, работник должен написать в нем следующую информацию:

дата составления;
текст, в котором обязательно указаны реквизиты запрашиваемого к выдаче документа;
причина, по которой сотрудник просит предоставить ему бланк;
срок, в течение которого обязуется его вернуть (три дня);
подпись получателя и расшифровка подписи.

Расписка о получении трудовой книжки для оформления пенсии

Книжка выдается на определенный срок, который оговаривается с сотрудником отдела кадров. По окончании работы с документом его необходимо вернуть в отдел кадров предприятия в течение трех дней. После этого расписка гасится и передается на хранение, дополнительно составляется подтверждение возврата оригинала в организацию.

Итоги

С 2021 года введены электронные трудовые книжки. Сотрудники вправе выбрать формат ведения документа: только электронный или бумажный. В первом случае внесите в бумажную трудовую соответствующую запись и выдайте ее сотруднику. С этого времени ответственности за ее ведение и хранение вы больше не несете.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Могут ли отказать в предоставлении пенсии, если принести в ПФ РФ трудовую книжку

Вы удивитесь, но даже владея трудовой книжкой, доказать свое право на выплату страховой пенсии не так-то просто. Даже в том случае, если этот документ вы купили много лет назад, и в течение всей рабочей жизни бережно следили за его состоянием и обязательным внесением внутрь сведений, могут произойти различные заминки.

Так, например, Пенсионный Фонд нашей страны может изъявить вам официальный отказ в оформлении выплат материального обеспечения, если обнаружит в трудовой книжке:

ошибочные сведения;
опечатку;
недостаток сведений.

В этом случае сделать ничего будет нельзя, придется забирать неправильно заполненный документ, и идти с ним в суд, подавать заявление, и оспаривать вердикт ПФ РФ.

Подведем итоги

Оформление страховой пенсии возможно и непосредственно без использования трудовой книжки

Оформить страховую пенсию возможно и без трудовой книжки, однако, лишь в том случае, если она была утеряна безвозвратно, и вы не можете собрать сведения, чтобы ее восстановить. В этом случае вы должны будете предоставить в Пенсионный Фонд иные документы, которые будут доказывать то, что вы трудились на базе конкретных организаций в определенное время. Тем не менее, стоит помнить, что если вы не соберете все бумаги, отражающие сведения о вашем трудовом стаже в то или иное время жизни, при оформлении Пенсии пропавшие периоды учтены просто с ваших слов не будут. Помните, что лучше сделать все, что можно, и подтвердить стаж, чем терять солидную часть пенсионного материального содержания. Ищите бумаги, свидетелей, данные в ином формате, но восстановите свое право на полную величину пособия по старости. Мы уверены, что у вас все получится.

Как уволить сотрудника с работы в связи с выходом на заслуженный отдых?

Работодатель не имеет право уволить сотрудника только лишь по тому, что тот вышел на пенсию.Пункт 3 статьи №77 ТК РФ говорит о том, что пенсионер может работать до тех пор, пока не пожелает уволиться сам. Однако, согласно статьи 81 ТК РФ при увольнении пенсионера без его согласия по инициативе работодателя, пожилому человеку предоставляются некоторые гарантии.

Например, выходное пособие и действующая 2 месяца среднемесячная заработная плата. Когда пенсионер решил уволиться по собственному желанию, он пишет заявление.

В заявлении указывает:

должность и ф.и.о. работодателя;
свою должность и ф.и.о.;
просьбу уволить с датой увольнения;
число подачи заявления и подпись.

При всем этом, пенсионер в соответствии с 80 статьей ТК РФ по желанию может уволиться без двухнедельной отработки.