Основным документом, подтверждающим отсутствие сотрудника на работе по причине болезни, является больничный лист. Для работодателя этот документ – основание к начислению пособия в период временной нетрудоспособности сотрудника. От правильности заполнения больничного листа зависит правомерность возмещения суммы пособия из Фонда социального страхования.
В случае выявления ошибок в документе ФСС может не принять указанные суммы расходов к зачету.
Однако на практике не каждая ошибка в листе нетрудоспособности приводит к отказу в зачете расходов, об этом и поговорим подробнее в статье.
Оформление больничного листа
В процедуре оформления больничного листа участвуют две стороны: медицинское учреждение и работодатель. Каждая из сторон вносит в документ свою информацию. Доктора указывают в документе название медицинской организации и ее адрес, дату выдачи больничного листа, Ф. И. О. заболевшего сотрудника, его пол и дату рождения, место работы специалиста и название компании, также указывают причину и сроки нетрудоспособности, и, наконец, полное имя лечащего врача и его должность.
Получив от сотрудника документ, работодатель в листе нетрудоспособности указывает место работы сотрудника и название компании, ИНН и СНИЛС работника, страховой стаж, сумму среднего заработка для исчисления пособия, сумму начисленного пособия, а также полные имена руководителя и главного бухгалтера.
Не забывайте, что при оформлении больничного нужно обязательно проверить правильность заполнения документа лечащим врачом, а также соблюсти обязательные требования.
Так, например, заполнять документ стороны могут как с помощью печатного устройства, так и вручную. Во втором варианте информацию в ячейки нужно заносить в специально отведенные для этого поля заглавными печатными буквами с использованием ручки черного цвета.
Обратите внимание на ручку, она может быть гелевой или капиллярной, а вот шариковую ручку использовать запрещено! Нельзя выходить за пределы отведенных для записи ячеек. А вот выступать за пределы обозначенного места при выставлении печати не запрещено, однако печать не должна попадать на ячейки информационного поля бланка больничного листка.
Листок нетрудоспособности выдается медорганизацией гражданам России или иностранным лицам, постоянно или временно проживающим на территории страны и работающим на основании трудовых договоров. Указанная категория лиц подлежит обязательному социальному страхованию (ОСС) на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
К работодателю документ попадает от сотрудника, вышедшего на работу после болезни. Именно работодатель контролирует правильность составления больничного листа медучреждением. Это необходимо для того, чтобы на основании документа выплатить пособие, получить суммы выплаты в качестве компенсации от ФСС или зачесть ее в уменьшение платежей по начисленным к уплате взносам на страхование по нетрудоспособности. За счет работодателя оплачиваются первые три дня болезни, остальные дни – за счет средств Фонда социального страхования.
Но могут возникать и обратные ситуации, когда при проверке ФСС, обнаруживая факт неправильного оформления больничных листов, принимает решение отказать в зачете сумм, не являющихся выплатами страхового обеспечения. В таком случае суммы начисленных выплат сотруднику, которые выплатами страхового обеспечения не являются, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
При оформлении больничных листов ошибиться может как работодатель, так и медучреждение. Если ошибку допускают доктора, то компания чаще всего не может повлиять на ситуацию и потому вынуждена отстаивать свою позицию в отношении правомерности зачета пособий в суде. Но есть и хорошая новость: суды почти всегда встают на сторону компаний.
Для чего они нужны?
В новом бланке были исправлены все недочеты, а важная часть для основной информации осталась прежней. Порядок оформления листка остался таким же, но некоторые коды в новом бланке должен указывать руководитель.
Применение кодов в больничном листе удобно по ряду причин:
- Для соблюдения тайны.
Если листок нетрудоспособности необходимо будет передать из рук в руки, то можно быть спокойным и уверенным в том, что о болезни постороннее лицо не узнает. В документе можно будет различить лишь определенные буквы и цифры, но не название заболевания.
Это важно знать: Кто платит больничный лист на предприятии
В документе экономится место с помощью кодов.
Листок нетрудоспособности обычно состоит из обилия информации, т.к. его необходимо заполнить, как медицинскому работнику, так и работодателю. Все необходимые данные должны быть занесены в документ и быть максимально полезны.
Доктору необходимо указать конкретную поликлинику, сведения о пациенте, имя врача и период времени, которое сотрудник будет нетрудоспособным оставаться. Работодатель же указывает свою необходимую информацию о сотруднике. Таким образом, данное количество сведений занимает много места, а коды позволяют ограничиться размером одного больничного листа.
Отделу кадров становится проще работать благодаря наличию кодов. Все знают, что докторам приходится принимать по сотне пациентов в день, поэтому и почерк у них чаще всего сложно разобрать. Естественно, что код расшифровать в данном случае намного проще, чем разбираться в почерке врача.
Благодаря применению кодов становится возможным сотрудничать с больницами в других странах. Под кодами понимаются одни и те же заболевания во всех странах. По этой причине клиники за рубежом могут легко понять записи своих иностранных коллег.
Ошибки сводятся к минимуму.
По той причине, что нет больше нужды разбирать почерк докторов, минимизируется и возможность ошибиться при чтении врачебных заметок.
к содержанию
По вине медучреждения
ФСС не всегда интересует, кто совершил ошибку в больничном листе. Поэтому в своих суждениях они весьма однозначны: если лист нетрудоспособности составлен с нарушениями, то к зачету сумму расходов на пособия по временной нетрудоспособности принять нельзя.
Но судебные органы отмечают, что если ошибка допущена медучреждением и доказать недобросовестность действий со стороны работодателя или его работника невозможно, то подобное действие не является достаточным основанием для непринятия к зачету расходов на пособие (Определение ВС РФ от 17 июля 2021 г. № А03-8483/2018, Постановление АС ЦО от 12 февраля 2015 г. по делу № Ф10-4991/2014). Это означает, что возлагать ответственность за совершенные медучреждением ошибки на работодателей неправомерно, так как в таких ситуациях отношения по расходованию средств на ОСС возникают между Фондом социального страхования и организацией, а не между Фондом и медучреждением. Озвученный выше принцип можно назвать глобальным, дальше давайте рассмотрим частные случаи из судебной практики.
Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года!
Какие существуют и их расшифровка
В листке нетрудоспособности коды заболеваний означают следующее:
01 Данный код означает заболевание.
02 Этот код говорит о том, что имеет место травма. Какая именно травма можно указать в комментарии.
03 Третий код – это карантин.
04 Несчастный случай на предприятии. Либо этот код может означать последствия несчастного случая.
05 Данный код означает отдых сотрудницы в связи с беременностью и родами.
06 Протезы, которые устанавливаются в медицинском учреждении.
07 Заболевание, которое связано с профессией. Данное заболевание определяет врачебная комиссия.
08 Этот код означает, что сотруднику необходимо было долечиться в санатории. Направление выдает врач, и оно прикладывается к больничному листку.
09 Сотрудник ухаживает за болеющим близким человеком.
10 Серьезное отравление и прохождение специального лечения и процедур в связи с этим.
11 Серьезные недуги, имеющие особое значение для общества. Перечисление дается в постановлении Правительства №715.
12 Забота о ребенке, которому еще не исполнилось семи лет, но он страдает серьезным заболеванием.
13 Уход за ребенком, имеющим инвалидность.
14 Недомогание из-за сделанных прививок, либо новообразование злокачественного характера у несовершеннолетнего нетрудоспособного гражданина. В данном случае код можно вписать только, если родители ребенка согласны. Свое согласие им нужно выразить письменно.
Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
15 Уход за ребенком, имеющим ВИЧ. Также необходимо разрешение родителей в письменной форме, чтобы внести данный код в больничный лист.
Данные коды имеют единое значение для всех поликлиник.
Просто болезнь означает код 01. Если за врачебной консультацией обратился трудящийся, имеющий общее заболевание, то ставится код 01 в листке нетрудоспособности и это означает, что ему необходимы выплаты в полном объеме по данной причине. Благодаря коду, работники в бухгалтерии понимают, какая выплата положена заболевшему сотруднику.
Как рассчитывается больничный лист читайте в нашей статье.
Абсолютно все коды фиксируют медицинские работники. Необходимо знать, что цифра 01 может быть записана также в окошке изменения кода. По этой причине бухгалтеру нужно быть внимательным при просмотре всех записей.
Это важно знать: Как оформляется больничный лист в 2021 году
В листке нетрудоспособности не нужно расшифровывать код 01. Поэтому его могут и не зафиксировать, ведь он является общим для многих болезней.
Бухгалтер обязан знать, какие выплаты производить, если в листке нетрудоспособности указан код 09
, т.к. начисления по уходу имеют свои ограничения, а далее сотрудник отсутствует на рабочем месте за свой счет.
Если сотрудник ушел на больничный из-за травмы, то нужно уточнять ее вид. Если стоит код 02, то необходимо знать, что травма бытовая была. Если же стоит код 04, то в таком случае травму сотрудник приобрел на производстве.
Отдельные заболевания подпадают сразу под несколько кодов.
Некорректный адрес
Ошибка в адресе медицинской организации не может препятствовать зачету пособий (например, указание неверного корпуса здания). Указанный довод подтверждает Постановление АС СЗО от 5 сентября 2019 года № А13-7645/2018.
Если адрес медорганизации указан в неверной последовательности, то больничный лист испорченным признан не будет. ФСС в этом случае идентифицируют медучреждение по регистрационному номеру, об этом сообщил сам Фонд в письме от 28 октября 2011 года № 14-03-18/15-12956.
Пишется ли развернутый диагноз?
Когда врач заполняет больничный лист, он обязательно должен указать в графе «Причина нетрудоспособности» двузначный код (например, 03, 11 или другой). В итоге значительно сокращается время на написание самого диагноза. Намного удобнее заменить его цифровым обозначением. Исключением являются только некоторые медицинские организации. Например, сотрудники психиатрических, наркологических и других специализированных клиник обязаны указывать не сокращенный шифр, а полное название заболевания, его стадии и другие нюансы.
Неправильная дата рождения
Из Постановления АС СЗО от 12 мая 2021 года № А45-38305/2019 можно выяснить, что ошибка в дате рождения сотрудника, из-за которой ФСС отказал в выплате, была допущена медучреждением, при этом Фонд факт наличия болезни не опроверг. Также судами отмечено, что сотрудник предпринял попытку оформить дубликат документа, однако медицинская организация, ссылаясь на позицию Фонда, ему в этом отказала. Соответственно, можно прийти к выводу, что подобные неточности в документе не могут быть основанием для отказа в выплате пособия.
Другое название компании
Считается, что сокращенное или неточное наименование организации – это техническая особенность заполнения больничного листа, поэтому на величину выплачиваемого пособия такие данные не влияют. Больничный лист заменять на дубликат не нужно. При наличии таких ошибок компанию можно идентифицировать по регистрационному номеру в ФСС (Постановление АС ВСО от 24 мая 2021 г. № А19-23241/2017).
А вот если в соответствующей ячейке будут указаны сведения совершенно другой организации, то такой листок нетрудоспособности считается испорченным и к расчету его принять нельзя, об этом сказано в письме ГУ – МРО ФСС РФ от 14 июля 2021 года № 14-15/7710-1110-ЛНК.
Неправильные даты
Неверная дата начала или окончания периода нетрудоспособности стала предметом разбирательства в суде, по результатам которого арбитры суда Восточно-Сибирского округа обозначили, что ошибка подобного рода не препятствует наступлению страхового случая и на выплату пособия никак не влияет (арбитры также отметили, что недостоверность предъявленного документа органы ФСС не подтвердили). В связи с этим компания на законных основаниях выплатила пособие сотруднику (Постановление АС ВСО от 20 февраля 2019 г. № А19-11796/2018).
Исправление записей
Согласно Порядку выдачи листов нетрудоспособности, утвержденному приказом Минздравсоцразвития от 29 июня 2011 года № 624н, в случае утери документа или наличия в нем ошибок должен быть оформлен дубликат. Но случается так, что компании и медработники вместо этого вносят исправления в документ, например, обводят запись черными чернилами или меняют данные, зачеркнув предыдущие записи, в том числе корректирующим средством.
Органы ФСС признают такой лист испорченным, требованиям установленного Порядка он не отвечает, и оснований для оплаты больничного не возникает. Но суды посчитали, что исправленные сведения не опровергают факт наступления страхового случая у сотрудника и, несмотря на исправления, информация больничного листа остается читаемой, а сам документ испорченным не является, такие выводы следуют, например, из Постановления Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 7 февраля 2021 года № А14-18229/2018 и Десятого арбитражного апелляционного суда от 4 апреля 2021 года № 10АП-3439/2018.
Прочие ошибки
Верховный суд (Определение ВС РФ от 13 февраля 2021 г. № 306-КГ17-22369) в ходе рассмотрения дела пришел к выводу, что не мешают зачету суммы пособий по листкам нетрудоспособности, в которых содержатся следующие неточности:
- продление и выдача больничных листов на срок более, чем 15 дней, без разрешения врачебной комиссии;
- дата выдачи больничного не соответствует дате освобождения от работы;
- выдача листка была произведена за прошедший период, а не в день обращения сотрудника. При этом подпись председателя врачебной комиссии отсутствовала.
Выявленные фондом нарушения не влияют на существенность данных документа, являются незначительными и устранимыми. При этом негативные последствия несоблюдения порядка выдачи больничных листов возлагаются на медучреждение.
Как исправить ошибку в электронном больничном
С 07.07.2017 с согласия пациента медучреждение вправе оформить электронный больничный лист. Ошибки при его оформлении тоже возможны. Например, если доктор внес неверное название организации, не нужно просить работника переоформлять больничный. Так как эти данные указываются врачом со слов пациента, ошибка возможна и потому не считается грубым нарушением. В данном случае работодателю следует по номеру больничного, который предоставил работник, и/или номеру СНИЛС запросить электронный листок нетрудоспособности в информационной системе фонда и в разделе «Заполняется работодателем» внести корректные данные о наименовании организации-страхователя.
Если при заполнении электронного больничного ошибку допустил работодатель, он вправе внести изменения и отправить исправленный бюллетень в ФСС повторно. При этом необходимо указать причину изменений и заверить новые данные усиленной квалифицированной электронной подписью главного бухгалтера и страхователя (п. 72 Порядка).
На стороне работодателя
Если ошибку в больничном листе совершил работодатель, то, как правило, вероятность возникновения споров с ФСС сведена к минимуму. Если ошибка не является значительной, то ее можно исправить. Для этого нужно зачеркнуть некорректную запись, а правильную добавить на оборотную сторону бланка. Новые сведения необходимо подтвердить записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя, как того требует пункт 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности. Примерами подобных нарушений являются:
- неверный ИНН работника;
- любая описка в данных (например, некорректно указанный страховой стаж);
- заполнение строки, которую заполнять не было нужды;
- некорректная сумма среднего заработка сотрудника.
Также не будет влиять на правомерность выплаты пособий ситуация, связанная с подшивкой листа нетрудоспособности в архив: когда в документе были пробиты сведения из графы (а именно даты в поле «освобождение от работы» в строке «с какого числа»). Арбитражный суд Волго-Вятского округа не посчитал совершенное нарушение существенным, так как на наличие страхового случая это никак не влияет (Постановление от 26 июня 2021 г. № Ф01-10655/2020).
Но если по вине работодателя лист нетрудоспособности был испорчен и информация из-за этого стала нечитаемой, то документ необходимо отдать сотруднику для оформления дубликата медучреждением. Однако в судебной практике встречаются случаи, когда факт наличия болезни можно подтвердить и другим способом.
Например, это может быть получение письменного ответа от медучреждения, в котором содержатся сведения о выданных больничных с серией и номерами, Ф. И. О. болевших сотрудников (Определение ВС РФ от 27 сентября 2021 г. № 307-КГ18-14530).
Что делать, если работодатель испортил больничный
Согласно п. 72 Порядка, если сотрудник организации допустил ошибку в заполнении граф листка нетрудоспособности, недопустимо использовать корректирующие средства. Для исправления ошибки следует зачеркнуть неверные данные и с обратной стороны бланка указать правильную информацию, которую необходимо заверить надписью «исправленному верить», подписью должностного лица и печатью (при наличии).
Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс Если вы заполнили строку, которая должна оставаться пустой, ошибочную запись зачеркните, а на оборотной стороне больничного листа напишите, например:… Пример надписи смотите в К+. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
