Когда организация или предприятие принимает в штат нового сотрудника, в обязательном порядке должен быть оформлен и подписан как трудовой договор, так и приказ о приеме на работу. Существует общепринятая унифицированная форма приказа — Т-1 и вариация Т-1а.
Ответственным за составление и заполнение формы, обычно становится кадровик или же непосредственно руководитель организации. В Общем классификаторе управленческой документации приказ о приеме на работу имеет код 0301001 для одного работника, а также код по ОКУД 0301015 — для формы о приеме на работу нескольких сотрудников.
Документирование трудоустройства
[ads-pc-3] [ads-mob-3]
Процедура трудоустройства состоит из нескольких этапов:
- по полученным резюме соискателей осуществляется первичный отбор, отобранные приглашаются и с ними проводится собеседование, в отдельных случаях – конкурс, по результатам которых кандидатура соискателя согласовывается с руководителем, при необходимости претендент на вакансию предоставляет медицинское заключение (справку);
- кандидат знакомится с трудовыми обязанностями, должностной инструкцией, условиями работы и оплаты труда;
- заключаются договоры: трудовой, о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой тайны, пишется заявление о приеме на работу;
- кадровой службой оформляется приказ о приёме на работу, который подписывается руководителем;
Бланк приказа (форма Т-1) до 2013 года относился к унифицированным (обязательным для применения всеми организациями) документам. Сейчас его форма может быть адаптирована к специфике предприятия, без потери реквизитов, и должна быть закреплена в учётной политике предприятия. Обязательное требование по сути юридического действия – точное соответствие данных, указанных в бланке приказа, договору.
Недопустимы противоречия со штатным расписанием, графиком сменности, положением о премировании. Фактически, издавая приказ о приёме на работу, работодатели исполняют требования статьи 68 ТК России, а работники, подписываясь, обозначают своё согласие с внутренними нормативными актами фирмы, касающимися их будущей деятельности.
- заполняется личная карточка сотрудника по форме Т-2, подаются сведения в военно-учётный стол;
- вновь принятый работник предоставляет ИНН, карточку СНИЛС, документы, подтверждающие наличие иждивенцев для обоснования вычета по НДФЛ;
- бухгалтерия на основании приказа формирует лицевой счёт, а отдел кадров вносит запись в трудовую книжку.
Выписка из приказа об увольнении
Выписка содержит сжатую информацию, соответствующую той, что указана в основном документе. Выдать её или копию самого распоряжения работодатель обязан в течение трёх дней после получения запроса работника. Более краткое указание сведений, приведённых в приказе, может потребоваться работнику, в случае если он хочет скрыть конфиденциальную информацию. Содержание формы Т-8 относится к персональным данным о работнике, а в выписке он вправе попросить отразить только те сведения, которые ему необходимы. Чтобы не переделывать выписку многократно, позвольте сотруднику ознакомиться с проектом документа.
Выписка имеет юридическую силу, если в ней указаны:
- название организации;
- наименование документа и дата выдачи;
- реквизиты бланка по форме Т-8;
- сведения, которые необходимы бывшему сотруднику;
- ФИО и должность лица, подписавшего распоряжение (подпись генерального директора на самой выписке не нужна).
- подпись лица, заверяющего выписку, и надпись «Верно».
Выписка из распоряжения или копия самого распоряжения, выдаваемые работнику, заверяются печатью организации или отдела кадров.
Правовые документы
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
- N 402-ФЗ
- ст. 81 ТК РФ
Приказ о приёме на работу образец заполнения
[ads-pc-3] [ads-mob-3]
Образец приказа о приёме на работу приведён в приложении. Следует учесть основные моменты:
- наименование организации – следует указать сокращённое или полное название по учредительным документам;
- номер документа – в соответствии с записью в книге регистрации приказов по кадрам (может применяться индекс «к», индекс обособленного подразделения, недопустимо дублирование номеров во избежание записей «задним числом»), нумерация должна быть сплошной, непрерывной, без пропусков;
- начальная дата (или в форме Т-1а, которая оформляется на группу лиц – «период работы») –соответствует первому рабочему дню, конечная – последнему дню, если договор срочный (для бессрочного контракта графа остаётся пустой);
- после слов «принять на работу» данные желательно формулировать в виде непрерывного предложения, с соблюдением падежей: например, «Принять на работу Плотникову Валентину Валерьевну в испытательную лабораторию на должность лаборанта временно, на время декретного отпуска Завидовой Вероники Олеговны…»
- в строке «характер работы» может быть указано: постоянно, по совместительству, временно и другие;
- размер зарплаты должен совпадать с данными указанными для занимаемой должности в штатном расписании, если на время испытательного срока, например, в организации не выплачиваются надбавки или премии, это должно быть закреплено в локальных положениях предприятия;
- следует обязательно указать испытательный срок (максимально для работников, не относящихся к госслужащим – три месяца), перечень и условия назначения оговариваются в статье 70 ТК, при отсутствии в строке поставить прочерк или указать «без испытательного срока».
Приказ визируется руководителем или уполномоченным лицом (заместителем директора по кадровым вопросам, например) и не далее, чем в трёхдневный срок с начала работы должен быть доведён до работника под роспись. По статье 68 ТК работнику по его требованию предоставляется заверенная копия документа. Другие копии вшиваются в личное дело и передаются в расчётный отдел.
Форма Т-1 относится к первичным документам, отражающим факт совершения акта хозяйственной деятельности, трудовой договор (контракт) выполняет иные функции, поэтому игнорировать оформление приказа нельзя.
Что грозит за отсутствие приказа о приеме на работу?
Если человек фактически работает на предприятии, в то время как само оно никак не издает приказ о его приеме (персонифицированно — по форме Т-1, или в групповом формате — с применением формы Т-1а), то Трудинспекция, обнаружив данный факт, оштрафует (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- должностное лицо организации работодателя — на 1-5 тыс. рублей;
- работодателя как ИП — на 1-5 тыс. рублей;
- работодателя как юрлицо — на 30-50 тыс. рублей.
То же самое — если приказ составлен с опозданием (позже, чем через 3 дня), либо если сведения в нем не совпадают с теми, что отражены в трудовом договоре.
При повторном нарушении (совершенном через год и позже после выписывания того или иного штрафа) предусмотрены санкции (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- в отношении должностного лица — штраф на 10-20 тыс. рублей (или дисквалификация на 1-3 года);
- в отношении ИП — штраф на 10-20 тыс. рублей;
- в отношении юрлица — штраф на 50-70 тыс. рублей.
и составить график отпусков
Для контроля очерёдности отдыха руководством предприятия назначаются ответственные за составление формы должностные лица. Необходимо соблюдение пожеланий работников по предоставлению отпусков в удобное время. Предварительный график должен быть завизирован тремя должностными лицами. Вот их список:
- руководитель подразделения;
- ответственный за составление единого графика сотрудник отдела кадров;
- уполномоченный член профсоюзного комитета.
После согласования график утверждается первым руководителем. Для его оформления может быть использована форма Т-7. Она в числе других документов действует на основании приказа Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1.
Бланк формы
Если отдых сотрудника переносится с даты, первоначально внесённой в график, на какую-либо другую дату, в ранее составленную форму требуется внести изменения. Основания, по которым переносятся даты отпуска, и изменяется график, являются:
- заявление работника;
- приказ по предприятию.
Параметры календарных изменений руководство предприятия должно обязательно согласовать с работником.
После принятия закона от 11.10.2018 г. №360-ФЗ в ТК была добавлена статья 262.2. Перед утверждением в форму вносятся даты отпусков, выбранные работниками, имеющими трёх и более детей. Сюда же вносятся изменения, связанные с предоставлением работникам дополнительных дней для прохождения диспансеризации (приказ Минздрава РФ от 26.10.2017 г. №869н.): один день раз в три года для всех сотрудников, два дня ежегодно – для предпенсионеров. Основание – ст.185.1 ТК.
Другой статьёй кодекса (115) установлено, что длительность оплачиваемого отпуска для официально трудоустроенных россиян должна составлять 28 и более календарных дней. Доведение до работников положений графика должно быть проведено не позднее, чем за две недели до начала отпуска. Ознакомление работника с датой его очередного отпуска в срок, меньший выше указанного, является нарушением. Утвердить график и форму Т-7 необходимо не позднее, чем 17 декабря текущего года.
В пункт 4 статьи 9 закона от 06.12.2011г. №402-ФЗ внесены изменения, согласно которым форма графика Т-7 не является обязательной для ведения. Руководство предприятия может самостоятельно издавать распоряжения о разработке форм графика. Единственное условие – обязательное указание в графике реквизитов фирмы в соответствии с требованиями п.2 ст.9 закона №402-ФЗ. Скачать форму бланка для заполнения можно на любом профильном ресурсе в сети интернет или на сайте Госкомстата.
Оформление унифицированных форм: основные правила и заполнение формы Т–1
Здесь хотелось бы обратить внимание на несколько моментов.
Во-первых, если мы уже ввели реквизит «Назначить» или «Утвердить в должности», то графы, относящиеся к реквизиту «Принять на работу», заполнять не следует.
Во-вторых, в приказе, утверждающем изменения к форме Т–1, в подпункте 2.2. мы используем следующую формулировку: «С 09.08.2006 г. применять новую форму при оформлении приема на работу генерального директора». Если бы последних четырех слов в приказе не было, то нам бы пришлось применять новую адаптированную унифицированную форму с лишним реквизитом «Назначить» в отношении всех сотрудников, а это не совсем удобно на практике. Если бы мы внесли этим приказом реквизит «Утвержден», то, соответственно, «жить дальше» нам пришлось бы с ним.
В-третьих, может возникнуть вопрос, кто вправе подписать приказ о внесении изменений в унифицированные формы. Сам новый директор? Но ведь приказ о его оформлении на работу будет издан позже. Будет ли иметь юридическую силу приказ, подписанный директором, еще до конца не оформленным на работу? Решая эту проблемную ситуацию, надо исходить из следующего.
Согласно статье 19 ТК РФ трудовые отношения возникают на основании трудового договора. Это главное основание для возникновения трудовых отношений с любым работником. В статье 16 Трудового кодекса сказано, что в случаях и в порядке, которые установлены каким-либо нормативно-правовым актом, трудовые отношения возникают на основании трудового договора в результате:
- избрания (выборов) на должность;
- избрания по конкурсу на замещение соответствующей должности;
- назначения на должность или утверждения в должности;
- направления на работу уполномоченными законом органами в счет установленной квоты;
- судебного решения о заключении трудового договора;
- фактического допущения к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя независимо от того, был ли трудовой договор надлежащим образом оформлен.
Проще говоря, для принятия на работу некоторых лиц кроме самого главного основания — трудового договора — необходимы некоторые другие дополнительные основания, например, избрание по конкурсу на замещение соответствующей должности. Данный факт может подтверждаться в отношении генерального директора, например, протоколом общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью. А вот приказом работодателя оформляется прием на работу. Но приказ не является основанием для возникновения трудовых отношений. Если в трудовом договоре написано, что человек должен приступить к работе, например, 1 августа 2006 года, то в 9.00, когда он выйдет на работу, он будет обладать всеми полномочиями по соответствующей должности, даже если приказ о его приеме будет издан в 18.00. Таким образом, новый директор вполне может утвердить приказ о внесении изменений в форму Т–1.
Штатное расписание: что представляет собой и обязательно ли?
Штатное расписание — соответствующий смыслу статьи 8 ТК РФ локальный нормативный акт, в котором работодатель отражает сведения:
- о внутренней структуре (подразделениях);
- о должностях (специальностях, профессиях) работников;
- о штатных единицах (количестве конкретных разновидностей должностей);
- о заработной плате (схемах ее начисления) на каждой должности.
Вводится расписание, как и любой локальный норматив, отдельным приказом директора.
Составление штатного расписания напрямую предусмотрено статьями 15 и 57 ТК РФ. Кроме того, в Кодексе сказано, что:
- в соответствии со ст. 15 трудовые отношения предусматривают выполнение работником за плату трудовой функции (по определенной должности — которая в том числе может быть предусмотрена штатным расписанием);
- в соответствии со ст. 57 сведения о трудовой функции подлежат обязательному раскрытию в трудовом договоре.
Таким образом, штатное расписание — это способ документирования трудовой функции. Ее содержание будет соответствовать должности, присутствующей в расписании.
По мнению Роструда, работника в принципе нельзя брать на должности, которых нет в штатном расписании (Письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1). При отсутствии штатного расписания Трудинспекция будет иметь основания для применения к работодателю штрафных санкций по ст. 5.27 КоАП РФ.
Не следует путать штатное расписание со штатной расстановкой — документом, где приводятся ФИО специалистов, что занимают должности, предусмотренные расписанием.
При этом, очевидно, оба документа будут дополнять друг друга. Для сведения к минимуму вероятности появления претензий от Трудинспекции работодателю следует иметь и тот и другой.
Что это за отчет
Федеральная служба государственной статистики ввела отчет о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам (№ 1-Т (проф)), чтобы следить за рынком труда, балансом спроса и предложения. Бланк отчета и инструкция по заполнению статистики 1-Т (проф) утверждены приказом Росстата от 24.07.2020 № 412. Правила, прописанные в нем, требуют предоставить бумагу по состоянию на 31.10.2020.
ВАЖНО!
Несмотря на схожую нумерацию, форма 1 Т (кадры) не имеет ничего общего с отчетностью о численности и потребности в работниках. Это совершенно разные виды отчетов!
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить форму № 1-Т (условия труда) начиная с отчета за 2021 год. Используйте эти инструкции бесплатно.
