Главное про сроки хранения документов по охране труда работодателями

Кардинально пересмотрели сроки хранения документов по охране труда. Новые правила нужно применять уже с 21 февраля 2021 года. Если уничтожить документы раньше срока, то госорганы посчитают, что документы не оформляли, либо привлекут к ответственности по статье 13.20 КоАП.

Вид документа Срок хранения Основание по Перечню, утв. приказом Росархива

от 20.12.2019 № 236

Общие документы
Коллективные договоры Постоянно

Присланные для сведения – до минования надобности

Пункт 386
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения Постоянно Пункт 385
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним: Пункт 19
· по основной (профильной) деятельности Постоянно

Присланные для сведения – до минования надобности

В организациях, которые не комплектуют государственные и муниципальные архивы – до ликвидации организации

по административно-хозяйственным вопросам 5 лет
Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений 5 лет

Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности

Пункт 21
Документы по специальной оценке условий труда (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, отчет о проведении спецоценки, карты специальной оценки условий труда): Пункт 407
по месту проведения 45 лет

При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года

в других организациях 5 лет после истечения срока действия сертификата
Правила, инструкции, регламенты: Пункт 8
по месту утверждения Постоянно
в других организациях 1 год после замены новыми
Первичные статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета: Пункт 335
годовые и с большей периодичностью, единовременные Постоянно
полугодовые, квартальные 5 лет, при отсутствии годовых – постоянно
месячные 3 года, при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – постоянно
декадные, еженедельные 1 год
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) 5 лет

после истечения срока действия сертификата

Пункт 408
Переписка по вопросам охраны труда 5 лет Пункт 430

Вредные условия труда

Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин: Пункт 410 по месту утверждения Постоянно в других организациях До замены новыми Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года Пункт 414 Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет

При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года

Пункт 402 Документы (заявления, докладные записки, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю 5 лет

При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года

Пункт 392 Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ 1 год

после закрытия наряда-допуска

При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет

Пункт 415 Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ 1 год

после закрытия нарядов-допусков

При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет

Пункт 416

Основные выводы

Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2021 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.

Рекомендую изначально не лениться и содержать документацию в порядке, а имея информацию о сроках хранения документации, стоит регулярно мониторить ситуацию, чтобы не пропустить очередные нововведения и указания.

Если остались вопросы, даже на которые нет четких ответов в интернет, можете задать их в комментариях, будем разбираться. А если вам требуется помощь, обращайтесь, помогу.

Обучение по охране труда

Документы (программы, списки, переписка) по обучению работников охране труда 5 лет Пункт 421 Протоколы результатов обучения по охране труда 5 лет Пункт 422 Журналы, книги учета: Пункт 423 · инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет · профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда 5 лет Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов 1 год Пункт 490

Сколько хранить журналы регистрации инструктажей

Чтобы обеспечить безопасность сотрудников, работодатели проводят обязательный инструктаж сразу при приеме на работу. Результаты вносят в специальную книгу, которую предстоит сохранить достаточно долго. В перечне однозначно установлено, какой срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда предстоит соблюдать работодателю — 45 лет (п. 423 а).

Журнал хранится у работника, ответственного за обучение новичков правилам безопасности. Чаще всего регистрационные книги находятся в отделе кадров (если отсутствует подразделение по охране труда), как и другие инструкции, с которыми предстоит ознакомить сотрудников.

Столько же, как и для книги учета вводного инструктажа, составляет срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте в настоящий момент (п. 423 а).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие бывают виды инструктажей по охране труда и как их провести. Используйте эти инструкции бесплатно.

Медосмотр

Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования): Пункт 411 по месту разработки и утверждения Постоянно в других организациях До замены новыми Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников: Пункт 412 по месту утверждения Постоянно в других организациях До замены новыми Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников 5 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года Пункт 413

Нормативные правовые документы по пожарной безопасности в 2021 году

Документы пожарной безопасности предприятия составляются в соответствии с требованиями современного российского законодательства.
Федеральными законами:

  • «О пожарной безопасности» от 21 декабря 1994 года № 69-ФЗ;
  • «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» от 22 июля 2008 г. № 123-ФЗ;
  • «О внесении изменений в Федеральный закон “Технический регламент о требованиях пожарной безопасности”» от 29 июля 2021 г. № 244-ФЗ.

Постановлениями Правительства РФ:

  • «О противопожарном режиме» от 25 апреля 2012 г. № 390 (с изменениями на 23 апреля 2021 г.);
  • «О федеральном государственном пожарном надзоре» от 12 апреля 2012 г. № 290;
  • «О федеральной противопожарной службе Государственной противопожарной службы» от 20 июня 2005 г. № 385;
  • «О лицензировании деятельности по монтажу, техническому обслуживанию и ремонту средств обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений» от 30 декабря 2011 г. № 1225.

Кроме того, с 1 января 2021 г. вступает в действие Постановление Правительства РФ от 11 июля 2021 г. № 1034, согласно которому некоторые нормативные правовые акты (или их части), содержащие требования, соблюдение которых оценивается при осуществлении пожарного надзора, утрачивают силу.Приказом МЧС России:
«Об утверждении минимального перечня оборудования, инструментов, технических средств, в том числе средств измерения, для выполнения работ и оказания услуг в области пожарной безопасности при осуществлении деятельности по монтажу, техническому обслуживанию и ремонту средств обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений» от 30 октября 2021 г. № 478.

Мы дали столь подробный перечень документов, так как они содержат как универсальные требования, которые касаются большинства организаций и предприятий, так и узконаправленные, соответствующие роду деятельности организации.

Выдача СИЗ и молока

Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием: Пункт 426 по месту составления и утверждения Постоянно в других организациях 3 года после замены новыми Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием 3 года

При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года

Пункт 427 Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием 1 год Пункт 428

Требования к форме журнала регистрации

При заполнении журнала должны быть соблюдены правила:

  • Применяется форма, установленная в приложении к Приказу № 645. В учете используется только бумажный носитель документа, заполняемый ручным способом. Используются типографские формы или книга, самостоятельно распечатанная организацией.
  • На титуле книги учета производят запись названия предприятия (полного и в соответствии с учредительными документами), порядкового инвентарного номера, даты начала ведения. После окончания ведения журнала на титуле указывают дату последней учетной записи.
  • Страницы документа должны быть последовательно пронумерованы. Допускается нумерация листов, а не каждой страницы. Место расположение номера определяет лицо, ответственное за ведение.
  • Листы прошиваются до начала заполнения прочным шнуровочным материалом, устойчивым к разрыву. Условие прошивки обязательно для всех видов книг учета, позволяет исключить подделки записей, замены или внесения текста с нарушением хронологии.
  • Нити сшивки выводятся на последнюю страницу. На место прошивки наклеивают листок с подписью руководителя или лица, ответственного за ведение, заверенной печатью. Оттиск должен частично находиться на листке пломбировки, частично – на последнем листе книги.

По мнению специалистов Минтруда и соцзащиты РФ, правила шнуровки журналов, нумерации, заверения подписями и печатями могут устанавливаться локальными актами предприятия по ведению делопроизводства.

Заместитель директора Департамента Т.М.Жигастова (письмо Минтруда от 16.07.2018 № 15-2/ООГ-1744)

Травматизм и профзаболевания

Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций 5 лет

Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности

Пункт 418 Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года Пункт 419 Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний 5 лет после истечения срока действия договора,

после прекращения обязательств по договору

Пункт 420 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве: Пункт 425 по месту составления 45 лет

Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – Постоянно

в других организациях 5 лет Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий 45 лет Пункт 424

Какие изменения учесть

Новые обязательные сроки хранения различных документов, связанных с охраной труда, с 18.02.2020 определяет п. 7.3 раздела II упомянутого приказа Росархива. И вот основные нововведения:

  • документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь нужно хранить 5 лет, а не постоянно;
  • для отдельных видов документов установили специальный срок хранения: так, журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) надо хранить 45 лет.

Далее в таблице представлены виды документов по охране труда и сроки хранения соответствующей документации в архиве организации.

Поясним, что срок хранения с о означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения можно взять на постоянное хранение.

ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ
Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):(1) При вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет
а) по месту проведения;45 лет (1)
б) в других организациях5 лет
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)5 лет (1)(1) После истечения срока действия сертификата
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда5 лет
Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин:
а) по месту утверждения;Постоянно
б) в других организацияхДо замены новыми
Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования):
а) по месту утверждения;Постоянно
б) в других организацияхДо замены новыми
Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников:
а) по месту утверждения;Постоянно
б) в других организацияхДо замены новыми
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников50/75 лет
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда50/75 лет
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ1 год (1) (2)(1) После закрытия наряда-допуска
(2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ1 год (1) (2)(1) После закрытия нарядов-допусков
(2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
Гигиенические требования к условиям труда инвалидов:
а) по месту утверждения;Постоянно
б) в других организацияхДо замены новыми
Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций5 лет ЭПК
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний50/75 лет
Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний5 лет (1)(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда5 лет
Протоколы результатов обучения по охране труда5 лет
Журналы, книги учета:
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);45 лет
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда5 лет
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий45 лет
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве:(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – Постоянно
а) по месту составления;45 лет (1)
б) в других организациях5 лет
Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием:(1) После замены новыми
а) по месту утверждения;Постоянно
б) в других организациях3 года (1)
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием3 года (1)(1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 50/75 лет
Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием1 год
Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств5 лет ЭПК
Переписка по вопросам охраны труда5 лет

Читать также

04.06.2020

Пожарная безопасность

Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации 5 лет Пункт 611 Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах 5 лет

С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара – постоянно

Пункт 612 Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности 3 года Пункт 613 Списки противопожарного оборудования и инвентаря 5 лет после замены новыми Пункт 614 Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря 3 года Пункт 615 Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации До замены новыми Пункт 616

Штрафы за отсутствие журнала

Отсутствие журнала регистрации как подтверждения факта проведения ППИ трактуется как нарушение требований по обеспечению ПБ. Предусмотрен административный штраф, налагаемый по ст. 20.4 КоАП. Сумма санкции определяется мерой ответственностью лиц и наличием условий повышенной пожарной опасности.

Категории лиц, разделяемых по мерам ответственностиСтандартные условия ведения деятельностиРежим работы в условиях повышенного пожарного риска
Должностные лицаОт 6 до 15 тысяч рублейОт 15 до 30 тысяч рублей
Индивидуальные предпринимателиОт 20 до 30 тысяч рублейОт 30 до 40 тысяч рублей
Юридические лицаОт 150 до 200 тысяч рублейОт 200 до 400 тысяч рублей

Наряду с административными санкциями предусмотрена уголовная ответственность. О мерах наказания, вызвавших вред здоровью, указано в ст. 219 УК РФ. Пресекательные меры предусмотрены для лиц, отвечающих за условия ПБ.

Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций

Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей 5 лет

после актуализации паспорта безопасности

Пункт 594 Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса 25 лет

после актуализации паспорта безопасности

Пункт 595 Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации 5 лет

Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности

Пункт 597 Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне 3 года Пункт 598 Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций 5 лет Пункт 601 Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны 5 лет после замены новыми Пункт 602 Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций 5 лет после замены новыми Пункт 603 Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций 5 лет Пункт 604 Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях До замены новыми Пункт 606 Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций 3 года Пункт 608 Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций 3 года Пункт 609
Рейтинг
( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: