Кардинально пересмотрели сроки хранения документов по охране труда. Новые правила нужно применять уже с 21 февраля 2021 года. Если уничтожить документы раньше срока, то госорганы посчитают, что документы не оформляли, либо привлекут к ответственности по статье 13.20 КоАП.
| Вид документа | Срок хранения | Основание по Перечню, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Общие документы | ||
| Коллективные договоры | Постоянно Присланные для сведения – до минования надобности | Пункт 386 |
| Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения | Постоянно | Пункт 385 |
| Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним: | Пункт 19 | |
| · по основной (профильной) деятельности | Постоянно Присланные для сведения – до минования надобности В организациях, которые не комплектуют государственные и муниципальные архивы – до ликвидации организации | |
| по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | |
| Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений | 5 лет Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности | Пункт 21 |
| Документы по специальной оценке условий труда (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, отчет о проведении спецоценки, карты специальной оценки условий труда): | Пункт 407 | |
| по месту проведения | 45 лет При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года | |
| в других организациях | 5 лет после истечения срока действия сертификата | |
| Правила, инструкции, регламенты: | Пункт 8 | |
| по месту утверждения | Постоянно | |
| в других организациях | 1 год после замены новыми | |
| Первичные статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета: | Пункт 335 | |
| годовые и с большей периодичностью, единовременные | Постоянно | |
| полугодовые, квартальные | 5 лет, при отсутствии годовых – постоянно | |
| месячные | 3 года, при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – постоянно | |
| декадные, еженедельные | 1 год | |
| Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) | 5 лет после истечения срока действия сертификата | Пункт 408 |
| Переписка по вопросам охраны труда | 5 лет | Пункт 430 |
Вредные условия труда
При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
после закрытия наряда-допуска
При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
после закрытия нарядов-допусков
При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
Основные выводы
Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2021 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.
Рекомендую изначально не лениться и содержать документацию в порядке, а имея информацию о сроках хранения документации, стоит регулярно мониторить ситуацию, чтобы не пропустить очередные нововведения и указания.
Если остались вопросы, даже на которые нет четких ответов в интернет, можете задать их в комментариях, будем разбираться. А если вам требуется помощь, обращайтесь, помогу.
Обучение по охране труда
Сколько хранить журналы регистрации инструктажей
Чтобы обеспечить безопасность сотрудников, работодатели проводят обязательный инструктаж сразу при приеме на работу. Результаты вносят в специальную книгу, которую предстоит сохранить достаточно долго. В перечне однозначно установлено, какой срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда предстоит соблюдать работодателю — 45 лет (п. 423 а).
Журнал хранится у работника, ответственного за обучение новичков правилам безопасности. Чаще всего регистрационные книги находятся в отделе кадров (если отсутствует подразделение по охране труда), как и другие инструкции, с которыми предстоит ознакомить сотрудников.
Столько же, как и для книги учета вводного инструктажа, составляет срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте в настоящий момент (п. 423 а).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие бывают виды инструктажей по охране труда и как их провести. Используйте эти инструкции бесплатно.
Медосмотр
Нормативные правовые документы по пожарной безопасности в 2021 году
Документы пожарной безопасности предприятия составляются в соответствии с требованиями современного российского законодательства.
Федеральными законами:
- «О пожарной безопасности» от 21 декабря 1994 года № 69-ФЗ;
- «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» от 22 июля 2008 г. № 123-ФЗ;
- «О внесении изменений в Федеральный закон “Технический регламент о требованиях пожарной безопасности”» от 29 июля 2021 г. № 244-ФЗ.
Постановлениями Правительства РФ:
- «О противопожарном режиме» от 25 апреля 2012 г. № 390 (с изменениями на 23 апреля 2021 г.);
- «О федеральном государственном пожарном надзоре» от 12 апреля 2012 г. № 290;
- «О федеральной противопожарной службе Государственной противопожарной службы» от 20 июня 2005 г. № 385;
- «О лицензировании деятельности по монтажу, техническому обслуживанию и ремонту средств обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений» от 30 декабря 2011 г. № 1225.
Кроме того, с 1 января 2021 г. вступает в действие Постановление Правительства РФ от 11 июля 2021 г. № 1034, согласно которому некоторые нормативные правовые акты (или их части), содержащие требования, соблюдение которых оценивается при осуществлении пожарного надзора, утрачивают силу.Приказом МЧС России:
«Об утверждении минимального перечня оборудования, инструментов, технических средств, в том числе средств измерения, для выполнения работ и оказания услуг в области пожарной безопасности при осуществлении деятельности по монтажу, техническому обслуживанию и ремонту средств обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений» от 30 октября 2021 г. № 478.
Мы дали столь подробный перечень документов, так как они содержат как универсальные требования, которые касаются большинства организаций и предприятий, так и узконаправленные, соответствующие роду деятельности организации.
Выдача СИЗ и молока
При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
Требования к форме журнала регистрации
При заполнении журнала должны быть соблюдены правила:
- Применяется форма, установленная в приложении к Приказу № 645. В учете используется только бумажный носитель документа, заполняемый ручным способом. Используются типографские формы или книга, самостоятельно распечатанная организацией.
- На титуле книги учета производят запись названия предприятия (полного и в соответствии с учредительными документами), порядкового инвентарного номера, даты начала ведения. После окончания ведения журнала на титуле указывают дату последней учетной записи.
- Страницы документа должны быть последовательно пронумерованы. Допускается нумерация листов, а не каждой страницы. Место расположение номера определяет лицо, ответственное за ведение.
- Листы прошиваются до начала заполнения прочным шнуровочным материалом, устойчивым к разрыву. Условие прошивки обязательно для всех видов книг учета, позволяет исключить подделки записей, замены или внесения текста с нарушением хронологии.
- Нити сшивки выводятся на последнюю страницу. На место прошивки наклеивают листок с подписью руководителя или лица, ответственного за ведение, заверенной печатью. Оттиск должен частично находиться на листке пломбировки, частично – на последнем листе книги.
По мнению специалистов Минтруда и соцзащиты РФ, правила шнуровки журналов, нумерации, заверения подписями и печатями могут устанавливаться локальными актами предприятия по ведению делопроизводства.
Заместитель директора Департамента Т.М.Жигастова (письмо Минтруда от 16.07.2018 № 15-2/ООГ-1744)
Травматизм и профзаболевания
Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности
после прекращения обязательств по договору
Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – Постоянно
Какие изменения учесть
Новые обязательные сроки хранения различных документов, связанных с охраной труда, с 18.02.2020 определяет п. 7.3 раздела II упомянутого приказа Росархива. И вот основные нововведения:
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь нужно хранить 5 лет, а не постоянно;
- для отдельных видов документов установили специальный срок хранения: так, журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) надо хранить 45 лет.
Далее в таблице представлены виды документов по охране труда и сроки хранения соответствующей документации в архиве организации.
Поясним, что срок хранения с о означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения можно взять на постоянное хранение.
| ВИД ДОКУМЕНТА | СРОК ХРАНЕНИЯ | ПРИМЕЧАНИЕ |
| Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда): | (1) При вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет | |
| а) по месту проведения; | 45 лет (1) | |
| б) в других организациях | 5 лет | |
| Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия сертификата |
| Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда | 5 лет | – |
| Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования): | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников | 50/75 лет | – |
| Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда | 50/75 лет | – |
| Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ | 1 год (1) (2) | (1) После закрытия наряда-допуска (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет |
| Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ | 1 год (1) (2) | (1) После закрытия нарядов-допусков (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет |
| Гигиенические требования к условиям труда инвалидов: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций | 5 лет ЭПК | – |
| Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний | 50/75 лет | – |
| Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда | 5 лет | – |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | – |
| Журналы, книги учета: | – | |
| а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); | 45 лет | |
| б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда | 5 лет | |
| Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | – |
| Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве: | (1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – Постоянно | |
| а) по месту составления; | 45 лет (1) | |
| б) в других организациях | 5 лет | |
| Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием: | (1) После замены новыми | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | 3 года (1) | |
| Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием | 3 года (1) | (1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 50/75 лет |
| Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием | 1 год | – |
| Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств | 5 лет ЭПК | – |
| Переписка по вопросам охраны труда | 5 лет | – |
Читать также
04.06.2020
Пожарная безопасность
С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара – постоянно
Штрафы за отсутствие журнала
Отсутствие журнала регистрации как подтверждения факта проведения ППИ трактуется как нарушение требований по обеспечению ПБ. Предусмотрен административный штраф, налагаемый по ст. 20.4 КоАП. Сумма санкции определяется мерой ответственностью лиц и наличием условий повышенной пожарной опасности.
| Категории лиц, разделяемых по мерам ответственности | Стандартные условия ведения деятельности | Режим работы в условиях повышенного пожарного риска |
| Должностные лица | От 6 до 15 тысяч рублей | От 15 до 30 тысяч рублей |
| Индивидуальные предприниматели | От 20 до 30 тысяч рублей | От 30 до 40 тысяч рублей |
| Юридические лица | От 150 до 200 тысяч рублей | От 200 до 400 тысяч рублей |
Наряду с административными санкциями предусмотрена уголовная ответственность. О мерах наказания, вызвавших вред здоровью, указано в ст. 219 УК РФ. Пресекательные меры предусмотрены для лиц, отвечающих за условия ПБ.
Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций
после актуализации паспорта безопасности
после актуализации паспорта безопасности
Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности
