Составляем авансовый отчет
Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней под вашим чутким руководством заполнить авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в командировке деньгах. Прежде чем отдать авансовый отчет руководителю (другому уполномоченному лицу) на утверждение, вам нужно:
— проверить отчет на предмет его правильного заполнения, а также арифметических ошибок;
— убедиться, что указанные в отчете оправдательные документы действительно к нему приложены и все они составлены должным образом.
Что должно прилагаться к авансовому отчету
Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету (Пункт 26 Положения):
— командировочное удостоверение по форме N Т-10 (при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки) (Пункт 15 Положения) либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы;
— документы, подтверждающие затраты на проезд. При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка);
— документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате);
— документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д.
Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, «Транспортные расходы», «Гостиничные расходы», «Иные расходы») и приклеить на них соответствующие расходные документы.
А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно.
Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 «Краткий отчет о выполнении задания» (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.
Выдача аванса на командировку в иностранной валюте
Перед направлением в служебную поездку работнику необходимо выдать аванс на предстоящие расходы. Его выплачивают в рублях или иностранной валюте.
С рублевым авансом все понятно. А вот выдачу валютного аванса на командировочные затраты рассмотрим подробнее.
На дату выплаты работнику командировочной суммы в иностранной валюте нужно пересчитать ее по курсу ЦБ для отражения в учете одновременно с валютной суммой аванса. До утверждения авансового отчета задолженность подотчетного лица (сумму выданного аванса) в иностранной валюте пересчитывать не нужно. Это прописано в п. п. , , , , , ПБУ 3/2006 “Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте”.
Что делать, если «первичка» на иностранном языке
Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык — либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.
Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета). Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно.
А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет — это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.
Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов (кроме авиабилетов), например счетов из гостиницы или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов.
И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы.
Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что:
— в НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке;
— налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык.
Совет
Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом в специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах.
Рассчитываемся с работником
Итак, авансовый отчет утвержден руководителем. И вы видите, что командированный работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру.
Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу (3 рабочих дня (Пункт 11 Порядка)), не вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты (Статья 137 ТК РФ). Для этого нужно, чтобы (Статья 248 ТК РФ):
— в течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы;
— работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок.
В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты.
По какому курсу считать расходы при загранкомандировках в 2018
Для заграничных командировок норма суточных командировочных расходов в 2021 году не может превышать 2,5 тысяч рублей в сутки. Для поездок в пределах России — 700 рублей. Данная норма действует для работников государственных предприятий.
Новый указ изменил порядок и пункты начисления минимального размера денежного покрытия деловой поездки, но суммы в ТК являются условными и сильно варьируются в зависимости от территории работы сотрудника и региона его поездки.
ТК РФ оплата питания командированного сотрудника не включена в список расходов, обязательных к возмещению.
В законодательстве прописано только одно требование к компании в части суточных, в том числе и для командировок за границу — их размер должен быть обозначен в локальном нормативном акте. Обычно для этого используется Положение о командировках, но можно провести и отдельным приказом об утверждении размера суточных.
Учитываем командировочные расходы
Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения, для наглядности мы покажем в таблице.
| Вид расходов | Налог на прибыль | НДФЛ | Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС и ТФОМС | |
| Суточные в размерах, предусмотренных локальным нормативным актом, коллективным договором | Полностью учитываются в расходах | Не удерживается с сумм, не превышающих: (или) 700 руб. в сутки — для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки — для загранкомандировок. Если суточные выплачивались в большем размере, то сверхнормативные суммы облагаются НДФЛ | Не начисляются | |
| Суточные за день приезда из загранкомандировки в Россию должны выплачиваться по норме, установленной для командировок по России (в рублях). И даже если в положении о командировках, принятом в вашей фирме, прописано, что суточные за последний день командировки выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки (например, 2500 руб.), НДФЛ не будут облагаться лишь 700 руб. Если суточные выплачивались в валюте, то, чтобы для целей исчисления НДФЛ сравнить сумму суточных с установленным рублевым нормативом, нужно пересчитать их в рубли по официальному курсу валюты, действовавшему на дату выплаты суточных (а не на дату утверждения авансового отчета) | ||||
| Расходы на проезд: — к месту командировки и обратно (в том числе бизнес- классом или в вагонах СВ); — к аэропорту, вокзалу, пристани (в том числе на такси) и обратно | Учитываются в расходах без ограничений | Не удерживается | Не начисляются | |
| Расходы по найму жилого помещения — при наличии подтверждающих документов | Учитываются в расходах без ограничений | Не удерживается со всей суммы «гостиничной» оплаты. Если подтверждающих документов нет, то НДФЛ облагаются суммы свыше: (или) 700 руб. в сутки — для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки — для загранкомандировок | Не начисляются. Если подтверждающих документов нет, то возмещаемая сотруднику сумма не облагается взносами в пределах норм, установленных в локальном нормативном акте. Если такие нормы вы не установили, то срочно дополните свое положение о командировках порядком возмещения работникам неподтвержденных расходов, чтобы избежать уплаты взносов | |
| Не учитываются для целей налогообложения прибыли расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере, а также плата за пользование рекреационно- оздоровительными объектами (например, фитнес-залом, сауной и т.д.) | ||||
| Расходы на оформление и выдачу виз, загранпаспортов, ваучеров, приглашений и т.п. | Учитываются в расходах без ограничений | Не удерживается | Не начисляются | |
| Оплата услуг связи | ||||
| Оплата услуг VIP-залов (залов повышенной комфортности) аэропортов | ||||
| Обосновать расходы на оплату VIP-залов можно, например, так: обслуживание в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи, а также доступ в Интернет, что позволяет командированному сотруднику оперативно решать производственные задачи, требующие его участия | ||||
Суточные при командировках в 2021 году: размеры выплат, изменения
Корреспонденция счетов: Работник бюджетного учреждения направлен в служебную командировку на территории РФ сроком на пять дней. Финансирование командировочных расходов осуществляется за счет субсидии на выполнение государственного задания. Однако в связи с недостаточностью средств субсидии выплата суточных произведена за счет собственных доходов учреждения.
Корреспонденция счетов: По приказу руководителя бюджетного учреждения работник направлен в служебную командировку с 1 по 5 августа 2011 г. Бюджетным учреждением приобретены для работника железнодорожные билеты (в обе стороны) на общую сумму 3000 руб. (включая НДС), оплата за которые произведена авансом с лицевого счета учреждения.
Наряду со стандартным набором расходов в командировках по России, включающим компенсацию проезда туда и обратно, затраты на наём жилья, суточные и прочие согласованные с работодателем расходы, при поездках за границу дополнительному возмещению подлежат такие траты командированного:
- изготовление загранпаспорта;
- расходы на оформление визы (консульские, визовые сборы, услуги визового центра и т. п.);
- аэропортовые и портовые сборы.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете федерального бюджетного учреждения возврат работником аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности?
Однако бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.
