Законно ли вести учет рабочего времени сотрудников?

Что такое «рабочее время»

Определение этого понятия содержится в ст. 91 ТК РФ. Согласно данной норме, это тот промежуток дня, в течение которого сотрудник исполняет свои непосредственные должностные обязанности в соответствии с установленными правилами внутреннего трудового распорядка и условиями, прописанными в контракте.

Продолжительность рабочего дня по Трудовому кодексу (2020) ограничена только верхним пределом — об этом также говорится в ст. 91 ТК РФ. Нормальная длительность труда не может превышать 40 часов в неделю. Это правило действует для всех сотрудников независимо от того, сколько дней длится их рабочая неделя: 5 или 6. А все, что сверх нормы, является переработкой.

Максимальная продолжительность ежедневной работы для отдельных категорий граждан

Устанавливаются отдельные нормативы предельного времени в течение одной смены. Специальными законодательными актами может устанавливаться максимально допустимая продолжительность ежедневной работы для отдельных категорий работников.

В качестве примера можно привести Приказ Министерства Транспорта РФ, согласно которому продолжительность суточного рабочего времени для сотрудников плавсостава ни в коем случае не должна превышать установленного максимального предела в 40 часов в неделю.

В целом, можно сделать вывод, что в соответствии с данным Приказом, нормальная продолжительность одной смены ни в коем случае не должна превышать восьми часов и должна проходить с понедельника по пятницу. При этом при таком минимальном режиме работы, сотруднику обязательно должны быть предоставлены два выходных дня – суббота и воскресение.

В этом приказе отдельно выделяют женщин – работниц Крайнего Севера, а также работников, которые еще не достигли установленного на законодательном уровне возраста в 18 лет.

Для таких сотрудников руководители должны устанавливать 36 часовую рабочую неделю. Следовательно, продолжительность одной смены у таких работников меньше и составляет 7,2 часа.

Отдельно стоит отметить, что максимальная продолжительность выполнения трудовых обязанностей работниками плавсостава, в которые входит несение вахт и выполнение любых дополнительных работ не должна превышать 12 часов в течение одних суток. Для таких сотрудников руководитель организации должен устанавливать специальный двухсменный график, по которому каждый работник будет работать по 12 часов двое суток подряд.

Работа по 12 часов подряд не должна превышать 30 суток подряд.

Если речь идет о работниках с ограниченными сроками выполнения трудовых обязанностей, работающих по двухсменному графику по 12 часов в сутки, то их норма рабочего времени не должна превышать трех месяцев подряд, в том числе и накануне ночных смен.

Установление рабочего графика по 12 часов в сутки и накануне ночных смен устанавливается непосредственным работодателем с учетом мнения профсоюзного органа предприятия. Продолжительность вахт накануне ночных смен при подобном режиме работы сокращению не подлежит.

Кому полагается сокращенная продолжительность труда

Для некоторых категорий работников законодательство определило иную длительность времени труда — сокращенную (ст. 92 ТК РФ):

• для подростков в возрасте до 16 лет — не более 24 часов в неделю;
• для работников в возрасте от 16 до 18 лет — 35 часов в неделю;
• для инвалидов I или II группы — не более 35 часов в неделю;
• специалистам, трудящимся на предприятиях с вредными и опасными условиями труда, полагается трудиться не более 36 часов в неделю. При этом нужно учитывать результаты СОУТ;
• медики должны трудиться не более 36 часов в неделю;
• педагоги — не более 36 часов в неделю;
• сотрудникам, трудящимся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и в сельских местностях, отводится на работу не более 36 часов в неделю.

Отдельными нормативно-правовыми актами могут устанавливаться иные показатели для отдельных категорий граждан или представителей тех или иных профессий. К минимуму отработанных часов законодательство требований не предъявляет.

Особые случаи, когда контроль рабочего времени неэффективен

Мониторинг трудового дня необходим для поддержания дисциплины, сохранения темпов и для системы поощрения. Творческие, технические профессии и связанные с ними проекты не всегда поддаются контролю, бывает сложно уложить в четкий временной отрезок продуктивность работника. Встречаются тысячи примеров, когда продолжительные размышления и кажущееся ничегонеделание заканчиваются инсайтом. CrocoTime отметит достигнутый результат и усилия, затраченные на его достижение.

И не всегда специалисту требуется полный 8-часовой день, чтобы выполнить поставленные задачи. При высокой производительности он может укладываться в более короткие сроки, в 7 и даже 6 часов. Не случайно возникают споры о продолжительности непрерывного рабочего дня.

Западные ученые отстаивают мнение, что при сокращении 8-часового рабочего дня KPI увеличивается, что сегодня требуется гораздо меньше времени, чтобы хорошо делать свое дело. Программа учета и контроля отразит активность человека. Возможно, его достижения нельзя измерить количеством затраченного на них времени, они ценные как факт.

Так что в каждом конкретном случае придется решать, как контролировать, какие цели достигнуть в результате мониторинга персонала. Но главное делать это открыто и честно.

В каких случаях продолжительность рабочего дня может быть сокращена

Сколько времени должен трудиться тот или иной работник, указывается в его трудовом контракте. Так, по соглашению между сторонами он может быть оформлен на неполное время (ст. 93 ТК РФ). При этом отказать в просьбе об установлении сокращенного трудового дня или короткой недели начальник не вправе следующим категориям тружеников:

• беременным сотрудницам;
• родителю (опекуну, попечителю), воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет (или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);
• работникам, ухаживающим за больным членом семьи (такую необходимость придется подтвердить медицинским заключением).

При этом неполное время устанавливается на удобный для рабочего срок, но не более чем на период наличия обстоятельств. При определении режима времени труда и времени отдыха учитываются пожелания сотрудника. Стоит знать, что такие меры не повлияют на трудовые права гражданина, в частности, длину отпуска и стаж. Только на деньги.

Каждый начальник должен вести учет времени, отработанного работниками. Например, работодателю может потребоваться выяснить усредненное трудовое время в течение рабочего дня.

Средняя продолжительность трудового дня — это параметр, который показывает, сколько часов работы приходится на одного сотрудника за один день.

Как он рассчитывается? Средняя продолжительность рабочего дня — формула:

СПр = ОКЧЧр / КД,

где:

• СПр — средняя продолжительность дня;
• ОКЧЧр — общее количество отработанных человеко-часов;
• КД — количество дней в учетном периоде.

Для определения среднего показателя для всех работников используется другая формула:

СП = ОКЧЧ / КР,

где:

• СП — средняя продолжительность;
• ОКЧЧ — общее количество отработанных на предприятии человеко-часов;
• КР — количество работников.

Зачем вести учет рабочего времени?

Знаете, какой самый вкусный кофе? Тот, что можно пить в офисе. Не случайно за этим ритуалом, который может из утреннего переходить в обеденный, пролетает значительная часть времени, которую можно и нужно было бы тратить на выполнение непосредственных обязанностей. На отвлечения у сотрудников уходит до 30% трудовых часов: на развлекательное чтиво в интернете, решение личных запросов, несущественные разговоры с коллегами.

Надеяться, что эти занятия можно полностью убрать из жизни, даже не стоит. Они тоже необходимы и для отдыха, и для большей эффективности. Дело в разумности расходования времени. Руководитель, пожалуй, больше, чем простые служащие, ощущает его ценность. От реальной выработки, увлеченности людей зависит успех предприятия, проектов, замыслов. Потому так важно ввести одним из правил компании осознанность по отношению к своим занятиям. Контроль РВ, информирование людей, что он ведется, позволит:

• повысить дисциплину;
• понять, где теряется время, и найти его резервы;
• оптимизировать бизнес-процессы;
• улучшить показатели, производительность, настроить ответственно относиться к обязанностям.

Потери от непродуктивного серфинга в Интернете в рабочий период приносят миллиардные убытки, об этом говорят эксперты Института стратегического анализа ФБК. В 2021 году в России эта цифра составила в среднем 300 млрд рублей. Поэтому контроль сотрудников останется с нами надолго.

Продолжительность рабочего времени педагогических работников

Статья 333 ТК РФ утверждает: для педагогических работников устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 36 часов в неделю.

Длительность трудового времени педагогов определяется индивидуально и зависит от таких факторов, как:

• должность;
• норма часов за ставку;
• учебная нагрузка по контракту;
• верхний предел учебной нагрузки (2 ставки).

Подробные сведения о принятых нормах продолжительности трудового времени педработников представлены в Приказе Минобрнауки от 22.12.2014 № 1601.

Способы контролировать рабочее время

Борьба с опозданиями ведется через системы контроля доступа. Они установлены практически в каждом здании, преграждают вход посторонним лицам и следят за перемещениями по территории. Часто СКУД интегрируют с видеонаблюдением. Оно не только фиксирует опоздания и другие отвлечения, но и предотвращает попытки хищений.

Для отслеживания мобильных работников, чья деятельность связана с постоянными передвижениями по городу, соседним регионам, применяют ГЛОНАСС, GPS, GPS‑маячки или GPS-трекер в смартфонах. Менеджеры по продажам, экспедиторы, курьеры, мерчендайзеры сами выбирают маршрутизатор, который показывает траекторию движений, остановок, задержек и одновременно позволяет иметь под рукой нужные корпоративные документы, пользоваться интранетом и экстранетом.

Понимание качества и объема занятости офисных и удаленных специалистов дают автоматические программы учета времени. Некоторые работодатели не считают зазорным устанавливать системы-шпионы, чтобы сканировать веб-страницы на ПК, подключаться к веб-камерам, делать скриншоты экрана.

Напомним, ТК РФ запрещает скрытое слежение за человеком, как нарушающее его права. Тогда возникает вопрос, какую цель преследует начальник, применяя автоматизированные программы учета РВ. Подловить подчиненного на нецелевых занятиях и наказать? Или все-таки использовать их для налаживания взаимодействия двух сторон, усилению позиций предприятия в мире конкуренции?

Работа в выходные дни

Положения ст. 95 ТК РФ применяются ко всем группам сотрудников. Предпраздничный день должен быть сокращён хотя бы на 1 час. Это связано с тем, что человеку необходимо предоставить возможность подготовиться к отдыху. Такие правила распространяются на всех наемных сотрудников.

Существуют не только федеральные, но и местные праздники. Они влияют на продолжительность рабочей недели. Исключением из правил являются события, которые связаны с профессиональной деятельностью. К примеру, металлурги отмечают свой праздник в июле. Но это мероприятие не считается выходным днем.

Работодатели не обязаны сокращать рабочее время из-за профессиональных событий. Иногда специалист нужен в выходной день. В этом случае работодатель обязан оплатить сотруднику сверхурочные по более высоким расценкам. Такая необходимость может быть связано с характером выполняемой работы.

Сверхурочный труд

Работа, выполняемая сотрудником по инициативе администрации, является переработкой. Работодатель должен учитывать положения ста 99 ТК РФ. Начальство не имеет права заставить специалиста работать после окончания рабочего дня. Он должен дать добровольное согласие. Администрация оформляет сверхурочные часы в соответствии с приказом. Бухгалтерия учитывает сверхурочные часы отдельно.

Администрация обязана оплачивать потраченное специалистом сверхурочное время по повышенным расценкам. Такая необходимость может возникнуть, цех не успевает выполнять план. Присутствие работника может потребоваться, если необходимо предотвратить порчу имущества.

Важно! Срочный труд не только оплачивается по более высоким расценкам. Он невозможен без согласия сотрудника. Администрация обязана оформить письменное распоряжение.

Для школьников

Продолжительность рабочего дня (смены), как мы уже выяснили, устанавливается в той или иной степени для определенных категорий лиц. В случае со СМИ все понятно — там в основном сам работодатель диктует свои правила, но с учетом установленной недельной нормы труда. А как быть, если речь идет о несовершеннолетних?

В таком случае максимум, положенный сотруднику, — это 5 часов в день. Но это только для работников до 16 лет. После данного ограничения трудиться в сутки можно максимум по 7 часов вплоть до совершеннолетия. К слову, здесь важно понимать — работник не должен обучаться. В противном случае в период учебы им можно работать посменно 2,5 и 3,5 часа в день соответственно. Именно такой может быть рабочий день (продолжительность). ТУ РФ указывает на то, что никто не имеет права даже сверхурочно оставлять несовершеннолетних сотрудников на подработку. Во всяком случае, во время обучения в образовательных учреждениях.

Комментарий к Статье 91 ТК РФ

Рабочее время состоит из фактически отработанного времени в течение дня. Оно может быть меньше или больше установленной для работника продолжительности работы. В рабочее время включаются и другие периоды в пределах нормы рабочего времени, когда работа фактически не выполнялась. Например, оплачиваемые перерывы в течение рабочего дня (смены), простой не по вине работника.

Продолжительность рабочего времени, как правило, устанавливается путем закрепления недельной нормы рабочего времени.

Максимальный предел длительности рабочего времени установлен законодательством, тем самым оно ограничивает продолжительность рабочего времени. Статья 37 Конституции РФ, закрепляя в пункте 5 право на отдых, указывает, что работающему по трудовому договору гарантируется установленная федеральным законом продолжительность рабочего времени.

Трудовой кодекс рабочему времени отвел раздел IV, состоящий из двух глав (15 и 16).

Статья 91 Трудового кодекса РФ дает определение рабочего времени.

Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Исходя из этого, в правах сторон трудовых отношений определять границы рабочего времени, устанавливать начало рабочего дня, его окончание, время на обеденный перерыв, а также режим рабочего времени, посредством которого обеспечивается отработка установленной действующим законодательством нормы рабочего времени.

Кодекс подчеркивает, что нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Эта максимальная продолжительность рабочего времени распространяется на абсолютное большинство работников и поэтому в правовом аспекте считается всеобщей мерой труда.

Значение ограничения законом рабочего времени заключается в том, что:

1) обеспечивает охрану здоровья работника от чрезмерного переутомления и способствует долголетию его профессиональной трудоспособности и жизни;

2) за установленное законом рабочее время общество, производство получают от каждого работника необходимую определенную меру труда;

3) позволяет работнику обучаться без отрыва от производства, повышать свою квалификацию, культурно-технический уровень (развивать личность), что, в свою очередь, способствует росту производительности труда работника и воспроизводству квалифицированной рабочей силы.

Ко времени, в течение которого работник хотя и не выполняет свои трудовые обязанности, но осуществляет иные действия, относятся периоды времени, которые признаются рабочим временем, например время простоя не по вине работника. Так, например, в соответствии со статьей 109 Трудового кодекса РФ в рабочее время включаются специальные перерывы для обогревания и отдыха, предоставляемые работникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе (например, рабочим-строителям, монтажникам и т.п.) или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах. Температуру и силу ветра, при которых этот вид перерыва необходимо предоставлять, определяют органы исполнительной власти. Конкретная же продолжительность таких перерывов определяется работодателем по согласованию с выборным профсоюзным органом.

Перерывы для производственной гимнастики необходимо предоставлять тем категориям работников, которые в силу специфики их труда нуждаются в активном отдыхе и проведении специального комплекса гимнастических упражнений. Например, водителям положены такие перерывы через 1 — 2 часа после начала смены (до 20 мин.) и спустя 2 часа после обеденного перерыва. В отношении любых других категорий работников вопрос о предоставлении им таких перерывов решается в правилах внутреннего распорядка.

Согласно статье 258 Трудового кодекса РФ в рабочее время включаются дополнительные перерывы для кормления ребенка (детей), предоставляемые работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, не реже чем через каждые три часа непрерывной работы продолжительностью не менее 30 минут каждый. Перерывы для кормления детей включаются в рабочее время и подлежат оплате в размере среднего заработка.

Как правило, в рабочее время включаются периоды выполнения основных и подготовительно-заключительных мероприятий (подготовка рабочего места, получение наряда, получение и подготовка материалов, инструментов, ознакомление с технической документацией, подготовка и уборка рабочего места, сдача готовой продукции и т.п.), предусмотренных технологией и организацией труда, и не включается время, которое затрачивается на дорогу от проходной до рабочего места, переодевание и умывание перед началом и после окончания рабочего дня, обеденный перерыв.

В условиях непрерывного производства прием-передача смены является обязанностью сменного персонала, предусмотренной действующими в организациях инструкциями, нормами и правилами. Прием-передача смены обусловлена необходимостью принимающего смену работника ознакомиться с оперативной документацией, состоянием оборудования и ходом технологического процесса, принять устную и письменную информацию от сдающего смену работника для продолжения ведения технологического процесса и обслуживания оборудования. Конкретная продолжительность времени приема-передачи смены зависит от сложности технологии и оборудования.

Вместе с этим, учитывая, что статья 91 Трудового кодекса РФ предоставляет сторонам трудовых отношений право самим определять принципы регулирования рабочего времени, вопросы включения вышеприведенных временных отрезков в рабочее время должны решаться ими самостоятельно. Принятое же решение закрепляется в утверждаемых в установленном порядке правилах внутреннего трудового распорядка.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю как при пяти, так и при шестидневной рабочей неделе. Это установленная законом (ст. 91 Трудового кодекса РФ) норма рабочего времени, которую должны соблюдать стороны трудового договора (работник и работодатель) на всей территории РФ, независимо от организационно-правовой формы предприятия, вида работы, продолжительности рабочей недели. Нормальное рабочее время является общим правилом и применяется в том случае, если работа выполняется в обычных условиях труда и лица, ее выполняющие, не нуждаются в специальных мерах охраны труда; распространяется на работников физического и умственного труда. Нормальное рабочее время должно быть такой продолжительности, чтобы сохранить возможность жизнедеятельности и работоспособности. Его продолжительность зависит от уровня развития производственных сил.

Следует учесть и то, что нормальная продолжительность рабочего времени, установленная статьей 91 Трудового кодекса РФ, в одинаковой степени относится как к постоянным, так и к временным сезонным работникам, к работникам, принятым на время выполнения определенных работ (ст. ст. 58, 59 Трудового кодекса РФ), и др.

Законодатель предусматривает обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Основным документом, подтверждающим такой учет, является табель учета рабочего времени, где отражается вся работа: дневные, вечерние, ночные часы работы, часы работы в выходные и праздничные дни, сверхурочные часы работы, часы сокращения работы против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством, простои не по вине работника и др.

Следует различать продолжительность рабочего времени в течение суток и нормы рабочего времени. Продолжительность рабочей недели исчисляется из семи часов продолжительности рабочего дня, продолжительность рабочего времени в течение суток может быть различной.

Кроме нормальной продолжительности рабочего времени Трудовой кодекс РФ регулирует вопросы сокращенного рабочего времени, неполного рабочего времени, ненормированного рабочего времени, сверхурочных работ и т.д.

Неполное рабочее время

Необходимость уменьшения продолжительности рабочего дня может связана с семейными обстоятельствами. Чаще всего инициатором такого решения является сам сотрудник. Руководитель предприятия не может отказать следующим категориям работников:

• беременным женщинам;
• опекунам, воспитывающим ребенка-инвалида;
• необходимость изменения графика работы может быть связана с серьезным заболеванием близкого родственника.

Сотрудник получает зарплату с учетом отработанных часов. Человек сам выбирает график, по которому он хочет работать. Для его утверждения требуется одобрение работодателя. Неполный рабочий день может установить сам работодатель.

Такая необходимость может быть связана с переоснащением производства. Администрация может ввести режим неполной рабочей недели из-за сложного финансового положения. Режим неполного рабочего дня, введенного по инициативе работодателя, не может длиться больше 6 месяцев. При этом доход работника резко снижается. В долгосрочной перспективе предприятие рискует потерять квалифицированных специалистов, которые будут вынуждены искать другую работу.