Независимо от применяемой у конкретного работодателя формы оплаты труда (повременная или сдельная) вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, – обязанность работодателя (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В общем случае учет рабочего времени ведется в табелях. Форму табеля работодатель может разработать самостоятельно, а может воспользоваться, например, унифицированной формой № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Какой бы вариант работодатель ни выбрал, применяемый бланк табеля необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.
А как составить приказ о назначении лица, ответственного за ведение табеля в организации?
Кто назначается ответственным
Если работников в организации достаточно много, то ведение табелей становится достаточно трудоемким занятием. Приказ существует для того, чтобы возложить эти обязанности на одно или несколько лиц.
Это может быть кадровик, бухгалтер, заведующий или любой другой сотрудник, в обязанности которого будет входить прописывание важных моментов. Часто ответственность за это делят между собой несколько работников.
Бывают случаи в крупных учреждениях, когда на этот функционал выделяется отдельный сотрудник – табельщик. Он в централизованном порядке ведет табели всех сотрудников. Но законом не запрещен и иной вариант. При нем каждое подразделение решает этот нюанс самостоятельно, поделив обязанность составления и ведения табелей между своими кадрами.
Общая информация
Трудовой Кодекс предусматривает определенную длительность трудового времени для различных категорий работников. Ее рассчитывают на основании нормы трудового времени за день или неделю.
Если производственный процесс не укладывается в дневную или недельную длительность трудового времени, вводится суммированный учет. Методика нередко используется для учета непрерывности или сезонного характера работ (например, в медицинских организациях, на производстве и т. д.).
Перед введением суммированного учета в Правила внутреннего распорядка нужно внести корректировки:
- Указать специфику работы и описать процедуру введения (часть 3 статьи 104 ТК РФ), при этом обязательно учитывается мнение членов профсоюзного органа (статьи 190, 372 ТК РФ).
- В самом трудовом договоре также прописываются условия специального режима учета трудового времени (статья 57 ТК РФ).
Непосредственный перевод на суммированный учет оформляется приказом руководства.
В документе указывается:
- список сотрудников, в отношении которых вводится учетная система;
- как будет оплачиваться работа;
- длительность учетного периода;
- лицо, на которое возлагается обязанность по разработке графика работ.
Итак, составление приказа – один из этапов перевода на суммированный учет.
В целом алгоритм действий следующий (статья 74 ТК РФ):
- издание приказа о внедрении суммированного учета;
- утверждение перечня должностей, в отношении которых применяется система;
- корректировка Правил внутреннего распорядка;
- уведомление работников о внедрении учета, ознакомление с документацией под расписку;
- подписание с сотрудниками дополнительных соглашений к трудовому контракту;
- утверждение нового рабочего графика (вводится соответствующим приказом), ознакомление с ним под роспись;
- организация учета рабочего времени.
В каких случаях требуется документ?
Суммированный учет обычно устанавливается для следующих категорий сотрудников:
- работающих посменно;
- трудящихся в разные периоды с различной нагрузкой (например, в одни дни задействовано больше персонала, в другие – меньше);
- работающих по гибкому графику.
Также существует несколько категорий трудящихся, для которых по закону должен быть установлен суммированный учет.
Сюда входят:
- летные экипажи гражданской авиации;
- водители;
- рабочие, занятые на добыче драгоценных металлов и камней;
- работающие по гибкому графику.
Что включает в себя понятие «фонд рабочего времени«? Узнайте из нашей статьи. Как считать переработку рабочего времени? Смотрите тут.
Основания для составления
Закон не вводит никаких ограничений касаемо внедрения суммированного учета (статья 104 ТК РФ). На такую систему могут перейти любая фирма или ИП, при условии отклонения длительности трудового времени от установленной нормы сорокачасовой недели (часть 1 статьи 104 ТК РФ).
Суммированный учет может применяться для конкретных работ или должностей. Тем не менее, приказ в любом случае должен содержать объективные причины для этого.
Порядок соблюдения трудового режима содержится в главе 16 Трудового кодекса. Подробная информация о суммированном учете рабочего времени представлена в статье 104.
Трудовой кодекс РФ
Одно из оснований введения суммированного учета – круглосуточное оказание услуг или ведение работ. Причиной также может служить эффективная эксплуатация оборудования.
Согласно Трудовому Кодексу, основанием введения суммированного учета является отсутствие возможности в организации установления нормальной продолжительности:
- часов в рабочей неделе;
- дней в месяце или квартале;
- прочих по продолжительности периодов в году.
Кто принимает решение?
Решение о введении суммированного учета принимает непосредственно руководитель организации.
При этом сама процедура внедрения системы осуществляется совместно с кадровой службой, участие в процедуре иногда принимает профсоюзный орган.
Составные элементы приказа
Документ заполняется от имени руководителя и состоит из шапки, основной и завершающих частей. Вверху прописываются организация, ее контакты, место издания и дата.
Основные данные содержатся в средней части. В ней первым делом указываются причины издания этого приказа. Варианты возможных причин:
- самая простая – «В целях организации учета рабочего времени»;
- более конкретизированная формулировка звучит как «В связи с необходимостью своевременного учета рабочего времени»;
- «С целью получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда»;
- «Для сбора (составления) статистической отчетности по труду» и т.д.
В целом целеполагающий момент в приказе не является жизненно важным. В электронной версии документа, например, он вообще отсутствует. Но его наличие свидетельствует об ответственном подходе руководителя. После слова «приказываю» обычно располагается несколько пунктов. Иногда – один. И они содержат информацию о:
- ФИО назначаемого или назначаемых;
- его должности или должностей (начальник отдела, бухгалтер, секретарь и пр.);
- дате начала исполнения приказа;
- общем ответственном, если табельщиков больше двух;
- ФИО и должности того, кто будет осуществлять контроль выполнения этих обязанностей.
Если табеля учета рабочего времени заполняются децентрализовано, то логично назначить на эту работу лиц, которые непосредственно находятся рядом с работниками или несут за их действия ответственность.
Завершают информативную часть подписи всех назначенных лиц и руководителя (с печатью и датой).
Если речь идет о крупной компании, то приказом руководитель может указать лишь подразделение, а не отдельного работника. Позже на месте меньшему начальнику нужно будет определиться с конкретным человеком для выполнения этой работы.
Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени
Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места. В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода. Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.
Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.
На практике встречаются три случая:
- сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
- руководитель конкретного отдела;
- сотрудник из отдела кадров.
К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.
Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец
Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.
В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.
Где регистрируется
Приказ, а точнее, его номер и дата издания, заносятся в журнал регистрации приказов по личному составу. За неимением такового — в журнал приказов по основной деятельности. В любом случае по Трудовому кодексу хранятся такие журналы 75 лет.
Внимание! В соответствующей конкретному приказу графе должны стоять подписи руководителя и всех назначенных для выполнения этого функционала работников.
Если регистрация (присвоение номера) происходит в системе электронного документооборота организации, то такой документ тоже будет иметь юридическую силу. Хотя опытные бухгалтеры и кадровики все равно для надежности выносят большинство данных в бумажный вид, не слишком доверяя капризной технике.
Распространенные ошибки при написании
При судебных спорах часто возникает принципиально важная необходимость в установлении точной даты подписания и вступления в силу того или иного приказа. Таким образом, упускать из виду датировку нельзя ни в коем случае. Это касается как шапки приказа, так и его основной части, с датами, с которых конкретное лицо отвечает за ведение табелей учета рабочего времени.
Еще один нюанс — подпись руководителя. Для вступления в силу приказа о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени без нее не обойтись.
Если решение о назначаемом работнике принимал, например, руководитель отдела одного из структурных подразделений организации, то составляется два отдельных документа. Они имеют связь.
- Первый – заверяется подписью главного руководителя организации и возложением обязанностей по заполнению на отдел целиком.
- Второй – с распоряжением начальника отдела и его подписью.
Оба документа должны быть зарегистрированы и иметь юридическую силу. Только тогда руководитель одного из структурных подразделений получает обозначенные полномочия.
Правила ведения журнала графика работы
Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.
Как оформить журнал графика работы?
Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.
Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.
Журнал учета рабочего времени — образец
Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.
Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.
Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.
