Как заверить трудовой договор. Образец заверенной копии трудового договора

Последнее изменение: Январь 2021

При подписании трудового соглашения второй экземпляр выдается работнику на руки. Бывает, что в государственный орган или кредитную организацию необходимо подать документ, подтверждающий трудовую деятельность. Оригинал предоставлять каждый раз проблематично. Потребуется заверить копию трудового договора, которая передается по запросу безвозвратно вместе с пакетом других бумаг. Важно оформить документ надлежащим образом. Поэтому стоит разобраться в процедуре заверения контракта.

Порядок заверения копии трудового договора

Заверить копию имеющегося трудового договора можно несколькими способами, каждый из которых доступен всем заинтересованным лицам:

• путем обращения к нотариусу для осуществления заверения представленных ему документов. Данный вариант является платным, так как потребуется оплатить госпошлину в размере, установленном действующим законодательством для осуществления таких действий. Однако данный вид заверенных документов принимается практически всеми организациями и учреждениями, которые требуют представления заверенных копий тех или иных материалов;
• посредством визита в кадровое подразделение работодателя, с которым был подписан такой трудовой договор. Данный вариант доступен в тех случаях, если работодатель существует как юридическое лицо, либо у работника есть возможность обратиться в кадровое подразделение своего работодателя.

На основании уставных документов юридическая возможность заверять копии трудовых документов дается руководителю организации, однако, далеко не всегда на деле такая возможность руководителем используется.

Порядок действий в данном случае будет выглядеть следующим образом:

• если речь идет о работающем в организации сотруднике, то ему потребуется написать заявление в кадровую службу о том, что ему требуется заверенная копия его трудового договора. Обосновывать причину, по которой ему необходимо предоставление такого документа, сотруднику не нужно, так как данная информация не является обязательной для сообщения;
• на основании написанного заявления в срок не более трех рабочих дней сотрудники кадрового подразделения должны сделать заявителю копию трудового договора и всех подписанных к нему дополнительных соглашений и заверить их установленным образом, то есть проставлением штампа «Копия верна», а также фиксацией сведений о том, когда именно было осуществлено заверение, а также кто именно из сотрудников его осуществил;
• сотрудник получает заверенную копию трудового договора под расписку, так как в последующем может потребоваться также получение информации о том, когда делался запрос, и когда он был обработан (например, в спорных случаях при обращении в Пенсионный Фонд Российской Федерации).

Нотариальное заверение копии трудового договора происходит гораздо проще, но предусматривает определенные финансовые затраты. Весь порядок действий выглядит следующим образом:

• лицо, заинтересованное в заверении копии с его трудового договора, обращается к нотариусу с оригиналом и собственноручно снятой копией своего документа;
• оплачивает госпошлину в кассу нотариуса;
• получает заверенный документ, который оформляется в его присутствии, на руки.

Аналогичный порядок действует и в отношении процедуры заверения трудовой книжки, если ее копия потребуется действующему или бывшему работнику организации. Однако в том случае, если речь идет о заверении трудовой книжки для действующего работника, то все откопированные листы должен заверить действующий работодатель.

Пример заверения трудовой

Заверять копию документа необходимо ниже реквизита: поставить подпись заверителя с расшифровкой (уполномоченного лица) и надпись: «Копия верна». Далее необходимо поставить дату заверения. Если заверяет работодатель, то обязательно должна стоять печать предприятия, если нотариус – соответственно, он ставит свою печать.

Образец заверения трудового договора можно найти .

При заверении трудовой книжки очень важно все сделать без ошибок и опечаток. Исправления тоже неприемлемы. Обязательно не стоит забывать о сроке действия копии трудового документа, подписи уполномоченного лица и ее расшифровки.

Кто вправе удостоверять копии кадровых документов?

Перед тем как заверять копию трудового договора, важно разобраться, кто имеет на это право. Когда идет речь о заверке копий документов, исходящих от организации, имеет место представительство (глава 10 ГК РФ). Ведь копия нужна для предъявления третьим лицам, а это значит, что заверять ее могут не все.

Копию трудового контракта в организации заверить может:

• ее руководитель, т. к. именно он является ее представителем в силу закона, действуя без доверенности на основании устава. Законом допускается наличие в организации нескольких лиц, которые имеют право действовать без доверенности (это должно быть прописано в уставе компании);
• лицо, временно исполняющее обязанности руководителя (только при наличии доверенности);
• внешний или конкурсный управляющий (при банкротстве предприятия);
• любое лицо, если у него имеется действующая доверенность, в которой закреплено право заверять соответствие копий документов оригиналам (чаще всего такими полномочиями наделяются руководитель кадровой службы и главный бухгалтер).

Если работодатель — индивидуальный предприниматель, заверить копию контракта может он сам или уполномоченное им лицо (по доверенности).

Возможно удостоверение копии договора у нотариуса (за плату), однако такая возможность существует только в отношении документов, в подлинности которых не возникнет сомнения. Все их страницы должны быть подписаны либо прошиты и скреплены подписью в месте прошивки.

Если это требование не выполнено, нотариус откажется заверять копию на основании абз. 1 ст.

45 Основ законодательства о нотариате.

Как правильно сшить документы

К таким способам, например, могут относиться использование последовательной нумерации листов с указанием их общего числа и идентифицирующих реквизитов документа, подписание каждого листа автором с нумерацией листов, проставление печатей или штампов на пересечении листов документа, простановка сплошной рельефной (давленой) печати сквозь все листы документа и др. (п. 1.3. Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них). — есть риск подмен листов в договоре, а при возникновении спора в суде подобные разночтения в договорах не всегда трактуются в пользу работодателя. Работодателю еще нужно будет доказать, что подлог совершил работник, а не он.

Подробнее о прошивке документов мы написали в материале по ссылке. Подделка сшитого договора менее вероятна, а сам факт подделки может стать более очевидным, т.к.

• Когда и как проводить кадровый аудит Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.
• Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании? Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.

Как заверить трудовой договор — дубликат: пошаговая инструкция

Чтобы заверить дубликат соглашения, нужно выполнить следующие действия:

1. Проверить оригинал на наличие всех страниц.
2. Сделать копии со всех страниц, используя одностороннюю печать.
3. Проверить копии на читаемость.
4. Сложить все страницы вместе по порядку и приступить к заверке. Здесь возможен один из вариантов на выбор:

• не сшивать документ и проставить на каждой странице надпись «Копия верна», подпись с указанием должности и Ф. И. О., реквизиты доверенности (если заверяющее лицо действует на ее основании), текущую дату, печать (при ее наличии у предприятия);
• прошить документы и сделать удостоверяющую надпись только на обороте последней страницы. Помимо сведений, указанных выше, в этом случае необходимо будет написать «Прошито и пронумеровано на (указывается количество листов в документе) листах».

1. По левому краю документа делаются два отверстия.
2. Документ сшивается прочными нитками, которые скрепляются на обороте последней страницы.
3. Концы ниток вытягиваются и заклеиваются небольшим прямоугольным бумажным листом таким образом, чтобы они не были полностью скрыты.
4. На приклеенном бумажном листе делается удостоверяющая надпись.

Если заверка копии осуществлялась по доверенности, нужно сделать ее копию, заверив аналогичным образом. Кто ее может заверить? Если доверенность не ограничивает круг документов, которые представитель вправе заверять, то удостоверить копию своей доверенности может он сам.

Если же полномочие ограничено (например, заверкой только кадровых документов), потребуется удостоверение руководителем предприятия.

Образец трудового договора с работником 2021 год

оформлено и подписано Работником лично или его законным представителем Согласие на сбор, обработку персональных данных; Работодатель обязан ознакомить Работника с Правилами внутреннего трудового распорядка, иными актами Работодателя, имеющими отношение к работе (трудовой функции) Работника, Коллективным договором (при его наличии); ограниченно дееспособные совершеннолетние граждане Республики Казахстан — удостоверение личности или паспорт, а также документы, удостоверяющие личность и полномочия законного представителя; дееспособные совершеннолетние граждане государства-члена Евразийского экономического союза (за исключением граждан Республики Казахстан) — заграничный паспорт и документ, содержащий индивидуальный идентификационный номер (регистрационное свидетельство о регистрации нерезидента в качестве налогоплательщика, выданное уполномоченным органом государственных доходов (налоговым органом) ), по истечению 30 суток с даты въезда на территорию Республики Казахстан — документ, подтверждающий законность въезда и пребывания указанного гражданина на территории Республики Казахстан (миграционная карточка); ограниченно дееспособные совершеннолетние граждане государства-члена Евразийского экономического союза (за исключением граждан Республики Казахстан) — заграничный паспорт и документ, содержащий индивидуальный идентификационный номер (регистрационное свидетельство о регистрации нерезидента в качестве налогоплательщика, выданное уполномоченным органом государственных доходов (налоговым органом)), по истечению 30 суток с даты въезда на территорию Республики Казахстан — документ, подтверждающий законность въезда и пребывания указанного гражданина на территории Республики Казахстан ( миграционная карточка ), а также документы, удостоверяющие личность и полномочия законного представителя; документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении Трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков.

Не забудьте также подготовить должностную инструкцию работника, что позволит наиболее полно определить круг должностных обязанностей и ответственности работника. Вы также можете непосредственно ознакомиться с образцами должностных инструкций повара. экономиста. юрисконсульта. кассира и других работников. Чтобы оформить работника первым делом мне надо зарегистрироваться как «работадатель» в ПФР или можно оформить работника, по друдовому договору? Диля, сначала принимаете на работу работника, потом не позднее 30 дней со дня заключения трудового договора должны зарегистрироваться в ПФ РФ в качестве работодателя.

Как составить заявление на выдачу копии трудового контракта?

Чаще всего процедура оформления заверенной копии трудового соглашения происходит очень просто: сотрудник устно обращается с соответствующей просьбой к работнику отдела кадров, тот сразу достает трудовой договор, снимает копии и заверяет их. На все уходит, как правило, не более 10 минут, при этом отсутствие письменного заявления от работника нарушением не является.

В случае же конфликта с работодателем работнику желательно действовать по правилам ст. 62 ТК РФ и подать заявление непременно в письменном виде. В нем необходимо отразить следующую информацию:

• Ф. И. О. и должность руководителя организации;
• наименование организации;
• должность и Ф. И. О. заявителя;
• ссылку на норму ст. 62 ТК РФ, согласно которой запрашиваемые документы должны быть выданы в течение трех рабочих дней;
• просьбу о выдаче заверенной копии трудового соглашения.

Завершается документ простановкой даты составления и подписи работника. Далее заявление следует копировать и только затем передать в кадровую службу. При подаче нужно попросить кадровиков проставить на копии заявления дату его приема.

Итак, заверенная копия трудового договора может понадобиться как работнику, так и работодателю. При этом удостоверение исходящих от предприятия документов является представительством, поэтому заверить копию трудового соглашения может только представитель организации в силу закона (руководитель или предприниматель) либо доверенное лицо с соответствующими полномочиями.

Даже работник, в должностные обязанности которого входит заверка копий, без соответствующей доверенности делать этого не имеет права.

Мнение эксперта

Макаров Игорь Тарасович

Юрист-консульт с 8-летним опытом. Специализация — уголовное право. Большой опыт в экспертизе документов.

При подписании трудового соглашения второй экземпляр выдается работнику на руки. Бывает, что в государственный орган или кредитную организацию необходимо подать документ, подтверждающий трудовую деятельность.

Мнение эксперта

Макаров Игорь Тарасович

Юрист-консульт с 8-летним опытом. Специализация — уголовное право. Большой опыт в экспертизе документов.

Оригинал предоставлять каждый раз проблематично. Потребуется заверить копию трудового договора, которая передается по запросу безвозвратно вместе с пакетом других бумаг.

Важно оформить документ надлежащим образом. Поэтому стоит разобраться в процедуре заверения контракта.

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2021 года

Теперь вернемся к обновленному ГОСТу. Согласно его правилам, кадровик должен не просто написать слово «Верно» и подкрепить это своими Ф.И.О., должностью и подписью. Следует также дать ссылку на местонахождение оригинала.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

• Что делать, если работодатель не отдает трудовой договор
• Чем отличается коллективный договор от трудового договора
• Ученический договор с работником предприятия: образец 2021 года
• Условия оплаты труда в трудовом договоре: образец 2021 года
• Уйти в декрет с биржи труда
• Уведомление о продлении срочного трудового договора: образец 2021 года
• Уведомление о прекращении срочного трудового договора: образец 2021 года

То есть образец заверения копии трудовой книжки 2021 должен содержать такую фразу (это пример с названием организации):

В завершение необходимо поставить актуальную дату и печать компании. Все остальные требования, известные кадровику, по-прежнему действуют.

Кто заверяет документ?

Должностные лица, уполномоченные делать заверение копии трудового контракта, назначаются локальными актами компании.

На практике оформление документа поручают:

• руководителю фирмы на основании устава;
• должностному лицу, временно замещающего руководителя компании на основании доверенности;
• сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии в соответствии с приказами;
• арбитражному управляющему на основании решения суда о банкротстве.

Слудет знать! Разрешается заверять копию у нотариуса. Потребуется предъявить подлинный документ. Каждая страница подлинника должна быть подписана обеими сторонами контракта. Можно прошить соглашение и скрепить подписью в месте прошивки. Если этого не сделать, нотариус усомнится в подлинности договора и откажет в заверении.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Проставление отметки (шаг 3)

На наклейке пишут слово «Верно» или проставляют штамп.

Затем вносят следующие сведения:

• наименование должности ответственного сотрудника;
• подпись заверителя;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату оформления.

Отметку заверяют печатью фирмы. Если копия делается для передачи в другую фирму, дополнительно указывают место хранения оригинала (наименование компании, номер дела).

Следует учесть! На практике бывает, что документ не прошивается, скрепляется с помощью степлера. В этом случае следует заверить каждый лист по отдельности. Отметка ставится на нижнюю часть каждой страницы. Допускается выполнить ее с помощью принтера, указав все необходимые сведения. Затем ответственный сотрудник подписывает надпись, заверяет ее печатью.

Образцы заверенной копии трудового договора:

Образец №1 — по новому госту Образец №2

Заверят работодатель копию трудовой книжки после увольнения

Cуществуют прецеденты, когда с просьбой граждане обращаются на последнее место работы. В Трудовом кодексе нет однозначного ответа по данной ситуации. Раз выдача заверенной копии трудовой книжки не обозначена правонарушением, рабочая организация может пойти на встречу и выдать ее.

62 Трудового кодекса РФ на работодателе лежит обязанность выдавать работнику по его письменному заявлению в срок не позднее трех рабочих дней копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки;

Какие ошибки можно допустить при заверении копии?

При заверении копии следует быть аккуратным, не допускать ошибок.

В документе не должно быть:

• дописок, сделанных карандашом или ручкой;
• размытого текста;
• нечетких подписей и штампа;
• печатей неверного образца.

Совет! В практике встречается вариант, когда документ скрепляют степлером, заклеивают место скрепления листом бумаги, делают отметку. Такой способ заверения недопустим. Листы легко раскрепить, заменить на другие.

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки 2021 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2021.

Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы ( ст. 62 ТК РФ ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.

Заявление о выдаче документов работодателем

Согласно параграфу 62 ТК, работник имеет право на подачу заявления с целью затребования документов, связанных с осуществлением его трудовой деятельности. При этом статья гласит о том, что сотрудник не обязан сообщать причины или цели для получения указанной в заявлении документации.

Предприятие должно выдать перечень документов не позднее 3 рабочих дней после получения заявления. При затребовании от организации ТД, обязательным условием служит не только надлежащее оформление, но и соблюдение всех правил заверения копии трудового договора.

Срок действия заверенной копии

Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней. Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель.

Сроки устанавливаются в связи с тем, что в трудовой договор могут быть внесены изменения путем заключения дополнительных соглашений. Это обяжет участников контракта снова снимать с него копию и делать заверение.

В каждом конкретном случае следует уточнять, в течение какого периода действительна копия контракта.

Где можно заверить документ

Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Оценка статьи:

Сохранить себе в:

Как заверить копию трудового договора образец 2021 пошаговая инструкция Ссылка на основную публикацию