Трудовая книжка: зачем нужна, сколько стоит и когда её отменят

06.09.2019

0

80

6 мин.

Важнейшим документом официально работающего гражданина является трудовая книжка. В ней фиксируются сведения обо всех местах и периодах занятости. На ее основании можно сделать вывод о стаже человека, его профессиональной ориентации, о наложенных взысканиях и наградах. С учетом того, что в книжку также вносится информация об основаниях увольнения и выговорах, это своего рода сдерживающий фактор. Мало кто из работодателей берет на хорошую должность специалистов, ушедших с прежнего места в связи с нарушениями дисциплины.

Когда может потребоваться получение трудовой книжки?

Трудовая книжка — важный документ, подтверждающий рабочую деятельность человека
Согласно Трудовому кодексу, трудовая книга нужна при подсчете стажа при оформлении пенсии. Поэтому практически все работники имеют ее. Исключением являются граждане, работающие на частника, без официального устройства.

Кроме оригинала документа нередко используется и его копия. Она также может быть необходима в разных ситуациях. Чаще для:

1. Устройства на другую работу. Владелец книжки имеет право взять документ в отделе кадров и сделать ее копию, вернув его снова. При этом, законодательство не требует объяснение причины со стороны работника. Гражданин не имеет возможности одновременно работать на двух работах и при этом быть официально устроенным на них. Копия документ чаще требуется для того, чтобы второй работодатель убедился в отсутствии увольнений по причине пьянки, кражи и других противозаконных действий Пенсионного фонда. Посредством предоставленной копии документа происходит подсчет страхового стажа, который напрямую влияет на размер пенсии.
2. Восстановления оригинала документа. Наличие у гражданина ксерокопии документа дает возможность восстановить оригинал документа.
3. Оформления кредита в банке. Она необходима для подтверждении факта платежеспособности. Для тех, кто официально трудоустроен в данный момент имеет более высокий шанс получить кредит. Его размер также напрямую зависит от должности и оклада. получения визы. Предоставления документа здесь также требуется для подтверждения платежеспособности гражданина. Также ранее копия требовалась при оформлении загранпаспорта. На данный момент этот документ вычеркнули из списка необходимых.

Правила заведения, учета и хранения трудовой книжки

Трудовая книжка является унифицированным документом, следовательно, в отношении нее на законодательном уровне установлены определенные правила. Они касаются не только особенностей заполнения, но также и хранения кадровиками. На текущий момент в России распространено несколько видов трудовых книжек, последние изменения в образец вносились в 2004 году. Тогда же было принято решение не заменять имеющиеся экземпляры, но выдавать уже новый стандарт.

Законодательное регулирование

Ключевым нормативным актом является 66 статья ТК РФ. Там описано, как в частности завести трудовую книжку. Современный вид документа был утвержден Постановлением Правительства № 225 от 2003 года. Серьезных изменений произведено не было, только некоторая модификация дизайна, поэтому старые экземпляры из оборота не выводились.

Внимание! Важным актом является приказ Минфина №117н, указывающий на правила хранения, заполнения и на то, где взять трудовые книжки.

Для чего нужна

Трудовая книжка – ключевой документ, подтверждающий официальную занятость гражданина и его стаж. Она имеет несколько назначений:

• расчет пенсии при предоставлении в ПФР при достижении возраста выхода на отдых;
• предоставление при трудоустройстве, указывает на опыт человека.

На основании этого можно сделать вывод, что первостепенно оригинал нужен самому работнику. Это документальное доказательство его стажа, а также косвенная рекомендация. Далее рассмотрим, как сделать трудовую книжку.

Получение трудовой книжки

В большинстве случаев оформление трудовой книжки реализуется на первом месте устройства. Ее делает работодатель и хранит у себя вплоть до ухода сотрудника. Это его обязанность. Иногда людям оформляют документ при выпуске из университета, однако, это редкость и особо не имеет смысла. Поспособствовать трудоустройству наличие книжки не может.

Важно знать! Документ оформляется с шестнадцати лет, так как в этом возрасте человек может самостоятельно заключить трудовой договор. Иногда это делается и в четырнадцать, но для подростка необходимо согласие одного из родителей.

Правила заполнения и ведения

Вести трудовую книжку на сотрудника работодатель обязан, если человек оформлен у него свыше пяти дней и это основное место занятости гражданина. Это правило не распространяется на совместителей. Но оно касается абсолютно всех лиц, предоставляющих вакансии. Рассмотрим несколько важных аспектов о том, как оформить трудовую книжку:

1. Применяется перьевая, гелиевая ручка темных цветов.
2. Даты пишутся цифрами. При необходимости перед числом ставится ноль.
3. Не допускаются сокращения.

Отметим, что при внесении корректировок из-за ошибок нельзя зачеркивать информацию. Необходимо ниже написать о признании сведений недействительными и далее поместить актуальные данные. Такова форма ведения трудовой книжки.

Порядок учета и система хранения

Все работодатели, независимо от организационно-правовой формы, должны строго соблюдать правила учета и хранения трудовых книжек. Для этого надо заводить несколько журналов:

1. Приходно-расходная книга. Данный документ ведет бухгалтерия, фиксирует движение книжек и вкладышей.
2. Книга учета движения. Кадровики или иной отдел, принимающий и увольняющий с работы, вносят сведения о взятии или выдаче документа.

Требования к данным журналам также достаточно строгие. Во-первых, книги должны быть прошнурованы и иметь номера страниц. Во-вторых, заверены и подписаны руководителем предприятия. В-третьих, опломбированы.

Совет! Что касается правил хранения, то доступ к трудовым книжкам должны иметь только уполномоченные по работе с ними сотрудники. Во избежание порчи кладутся документы в металлический ящик или сейф.

Основные способы получении

Получить трудовую книжку можно тремя способами:

• Этот документ выдается на первой работе, где гражданин был официально трудоустроен. Этот вариант наиболее распространенный. Но если работодатель по каким-то причинам отказывается это сделать, гражданину следует обратиться за помощью в суд. После окончания учебного заведения, чаще института или университета, вместе с дипломом об окончании выдают и трудовую книжку. Но этот вариант не очень распространен, поэтому не все высшие учебные заведения занимаются этим.
• Также трудовую книжку можно приобрести самостоятельно. Нередко в канцелярских магазинах их можно с легкостью найти. Но прежде, чем приобретать, стоит обратить внимание на подлинность будущего документа. Здесь должен присутствовать герб, характерная светящаяся надпись и шов. Согласно законодательству в этом случае работодатель не может требовать покупки нового документа, а лишь может выдать бланк от лицензионных поставщиков.

Самостоятельное приобретение возможно, если необходимо избавиться от нежелательных записей, сделанных прежним работодателем.

Российское законодательство о трудовых книжках

Действующее российское законодательство содержит правовые нормы, свидетельствующие о том, что ключевым документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность конкретного лица, является трудовая книжка.

Основные положения закреплены в следующих нормативно-правовых актах:

1. Трудовой кодекс РФ}
2. Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках»}
3. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Все эти документы, а также приложения к ним дают положительный ответ на вопрос о том, нужна ли сейчас трудовая книжка.

Как получить трудовую в первый раз?

Чтобы получить документ впервые, можно использовать выше описанные варианты. Но для того, чтобы она была действительной, необходимо предоставить дополнительные документы, заполнить необходимые бумаги. Также этот процесс требует определенного алгоритма, который будет описан ниже.

Где оформить

Оформление документа происходит на месте новой работы. В основном их заведением и заполнением занимается работник отдела кадров. Иногда эту роль выполняет и сам руководитель.

Первое место работы подразумевает наличие нового и чистого бланка, который заполняется по определенным правилам. В случае, ели это не первое рабочее место, работник приходит к работодателю с трудовой книжкой с прежнего места работы.

Даже если у работника был представленный документ, законодательство не запрещает ему не предоставлять его, заменяя его новым. Подобное случается, если гражданина не устраивает его прежнее место работы. В свою очередь, работодатель не обязан проверять достоверность сказанного и наличие предыдущей трудовой.

Несмотря на то, что работнику можно самостоятельно приобретать трудовую, лучше предпочесть вариант оформления документа на работе. Тем более, что нет конкретного закона, который бы обзывал это делать самостоятельно.

Какие нужны документы

Для того, чтобы оформить трудовую книгу, необходимо иметь при себе паспорт с дипломом, который подтверждает компетентность человека в той работе, на которую он устраивается. Если это место работы не требует особых навыков и здесь не нужно иметь соответствующего образования, его предоставлять не нужно.

Мужчинам, которые проходили службу в армии, а также бывшим военнослужащим, стоит взять с собой военный билет. Если гражданин или гражданка находились в местах лишения свободы, стоит иметь при себе справку об освобождении.

Процесс оформления

Для того, чтобы получить долгожданный документ, стоит обратиться непосредственно к работодателю или в отдел кадров. С собой взять перечисленный выше список документов и отдать вместе с новой книжкой, если она была куплена. Если ее нет, работодатель обязан выдать. Стоимость книг и потом будет вычтена из заработной платы будущего сотрудника.

До этого, работодатель обязан выдать приказ на о приеме гражданина на работу. Срок оформления документа разниться в зависимости от ситуации. Если речь идет о приеме на работу, соответствующие пометки ставятся не позднее, чем через неделю. Если это увольнение, пометка ставится в этот же день, когда работник написал заявление об уходе.

Стоит отметить, что запись в книге должна полностью соответствовать тексту приказа который был выдан ранее. Каждая запись должна быть рассмотрена владельцем трудовой и подтверждена посредством личной подписи.

Данные приложенных документов должны быть зафиксированы в книге. Если гражданин ранее был военнослужащим, стоит записать это прежде, чем будет сделана отметка о начале работы на новом месте.

Как правильно заполнить?

Заполнением документа занимается работник отдела кадров. В этом процессе нет ничего сложного, так как трудовая содержит минимум информации. В каждой строке указано, что именно необходимо заполнить.

Имя с фамилией и отчеством должны быть записаны точно также, как и в паспорте. Дата рождения также должна совпадать. Не должно быть ни одной ошибки, почерк разборчивый, в конце ставится подпись.

Что касается внесения других записей, гражданин не имеет на это полномочия. Все что касается места работы, срока, внесения дополнительных отметок, это делает сотрудник отдела кадров.

Также важно, записи в документы делать на государственном языке. Записи делаются ручкой. Все отметки делаются рукой, использовать печатные машинки с принтерами. Относительно цвета нет особых ограничений. Заполняющему сотруднику стоит выбрать один из трех вариантов: синий, фиолетовый или черный.

Порядок выдачи и хранения

Впервые книжка оформляется при первичном устройстве на работу. Некоторые работодатели покупают ее самостоятельно, а потом вычитают затраты на нее из зарплаты сотрудника. А некоторые сразу просят приходить с купленным документом. Приобрести его может каждый человек, так как он находится в свободном доступе для всех желающих.

В случае утери документа вам потребуется приобрести новый. Но предыдущий стаж вам придется подтверждать отдельным документом, на котором будут проставлены аналогичные отметки работодателями, как в первичном документе.

При трудоустройстве работник сдают свою книжку своему руководителю. Запись о приеме на работу должна быть сделана им в течение недели после приема ее на хранение. При увольнении делается соответствующая запись, и трудовой документ выдается сотруднику в его последний рабочий день. На протяжении всего рабочего периода организация обязана хранить эти рабочие документы своих сотрудников.

В момент получения своего трудового документа работник должен поставить подпись в специальный журнал работодателя о ее получении, чтобы впоследствии не возникало претензий к руководителю по ее утере.

Какие данные вносят в трудовую книжку и какие нет

Чтобы знать точно, какие данные в документы важны, а какие недопустимы, стоит ознакомиться с перечнем. К сведениям, которые должны или могут вноситься в документ:

1. имя с фамилией и отчеством;
2. полная дата рождения;
3. название предприятия;
4. дата приема на работу, увольнение;
5. номера приказов на прием, увольнение;
6. награды работника за успехи на работе;
7. отметки об открытиях, полученных дипломах, изобретениях, выплаченных вознаграждениях.

Название должности, на которую устраивается работник, пишется в соответствии с Классификатором профессий.

То, что не вносят в трудовую:

• выговоры и взыскания на работника;
• информацию полученных премиях;
• разновидность трудового договора;
• период нахождения в социальном отпуске, который включает беременность, отпуск по уходу за малышом до трех лет;
• нахождение в отпуске за свой счет;
• временном перемещении сотрудника на другую должность, или совмещение с старой.

Почему появился вопрос об отмене трудовых?

Весомым фактором, который не свидетельствует в пользу продолжения ведения трудовых книжек, является бумажная волокита. Сейчас в законодательстве, регламентирующем трудовые отношения, установлено, что работодатель должен завести (при первичном трудоустройстве) либо вести (при последующей смене места работы) трудовую книжку на каждое лицо, которое проработало у него более 5 дней. В случае его перевода на другую должность, в другое подразделение, награждение или поощрение, не говоря уже об увольнении, все это должно быть отражено в данном документе. Поскольку все записи совершаются вручную, это занимает много времени. Кроме того, ответственность за правильное ведение и сохранность трудовых книжек полностью лежит на работодателе в лице кадрового работника.

Работодатели и потенциальные работники, особенно из числа школьников, достигших 14 лет, студентов или пенсионеров, желающих подзаработать, все чаще сталкиваются с ситуацией, когда при оформлении на работу заключается не трудовой, а гражданско-правовой договор. Следовательно, в трудовую книжку не вносятся данные о стаже и выполняемых функциональных обязанностях. Период, в течение которого работник выполняет свою деятельность по такому виду договора, естественно, не учитывается при расчете будущей пенсии.

Как получить трудовую книжку, при утрате прежней?

Восстановление трудовой книжки — трудоемкий процесс. Так что лучше не терять
Утрата трудовой книги, как и любого другого документа, требует много сил и энергии на восстановление. Процесс восстановления стоит начинать после того, как обнаружиться, кто именно потерял документ. Если обозначилось, что это было сделано работодателем, работнику незачем беспокоится. Ведь вся бумажная волокита ляжет на его плечи.

Если это сделала сам сотрудник, ситуация сложнее. Выдача дубликата требует значительно времени, ведь данные нельзя заполнить просто с головы, необходимо обратиться в архив, который содержит множество сведений.

Чтобы начать процесс воссоздания, необходимо обратиться в последнее место работы. В течение 15 дней они обязаны выдать воссозданный дубликат потерянного оригинала.

Вторым вариантом восстановления является самостоятельное обращение в пенсионный фонд. Здесь в течение 10 дней выдается справка о мессе работы, проработанном стаже.

Ситуация существенно облегчается, если у владельца имеется копия документа. Но, к сожалению, не во всех случаях, ксерокопия может спасти. Для того, чтобы воссоздать документ, необходимо иметь заверенные копии. Такие выдаются на месте работы в отделе кадров. В других случаях, копия не имеет никакого веса в процессе восстановления.

Если вдруг предприятие, в котором работал заявитель, было ликвидировано, его данные передаются в Государственный архив. Также дубликат можно сделать при подаче запроса в МФЦ.

Крайне, но наиболее эффективной мерой является подача заявлении в суд. Это способ поможет в восстановлении документов в 100 процентах случаев.

Зачем нужен номер

Первостепенно по сериям и номерам трудовых можно установить ее подлинность. Это может быть полезным, если у кадрового сотрудника возникают сомнения в подлинности бланка, который предоставил работник. Далее представлена трудовая книжка, образец указания серии и номера документа.

На практике бланки трудовых книжек практически не проверяются. А наличие номера и серии, водяных знаков и других способов защиты может служить доказательством того, что перед работодателем официальный документ Гознака.

К сожалению, сами записи, которые внесены в трудовую, тоже тяжело проверить. Хотя, если у кадрового работника есть желание и время, он может искать сведения об организациях, исходя из информации на штампе.

Бланк вкладыша

Любая трудовая книжка (по годам выпуска они не разграничиваются) может быть продолжена вкладышем. Бланк вкладыша является официальным продолжением трудовой. Работодатели не имеют права записывать сведения о работе в разделе о награждениях (случались и такие прецеденты).

Вкладыш заполняется аналогично трудовой, начиная с титульного листа. Серия и номер вкладыша должны быть указаны на первой странице самой трудовой книжки.

Нумерация информации о работе должна быть продолжена, а не начата заново. Титульный лист вкладыша должен быть заполнен на основании предоставленных документов, а не просто переписан из трудовой. Это недопустимо.

Подобно бланку трудовой, вкладыш также можно проверить по номеру и серии.