Как сделать правильную запись о приёме на работу в трудовой книжке — образец

Законодательное регулирование вопроса

Заполнение трудовых книжек в 2021 году регулируется следующими нормативными документами:

• статья 66 ТК РФ;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Ответственность за ошибки

Как и в любой деятельности, ошибки при заполнении титульных листов трудовых книжек приводят к негативным последствиям. Их пресечение осуществляется при помощи следующих санкционных мер:

• Должностные лица при первичном нарушении правил заполнения трудовых книжек несут ответственность в размере от 5 до 50 МРОТ, а при вторичном дисквалифицируются на 1-3 года.
• Юридические лица при первом нарушении штрафуются на 300-500 МРОТ, а при рецидиве могут быть и вовсе отстранены от своей деятельности.

Это тоже важно знать:
В каких случаях день увольнения считается рабочим днем

Все взыскания с вышеперечисленных субъектов осуществляет Трудовая инспекция.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

• первое трудоустройство;
• оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

• Ф.И.О.;
• дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
• образование и специальность;
• профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2021 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2021 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2021 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Внесение записей при реорганизации

Если имеет место реорганизация предприятия в форме присоединения, слияния, выделения, разделения или преобразования, при перемене собственника (например, перевод из муниципального в государственное ведение), а также смена подчиненности (подведомственности), необходимо вносить соответствующие записи в документ.

Первая часть семьдесят пятой статьи Трудового кодекса определяет, что при перемене собственника организационного имущества в течение трех месяцев допускается расторжение трудовых контрактов с определенным кругом работников. В этот круг на основании пятого пункта первой части восемьдесят первой статьи Трудового кодекса входят руководитель предприятия, заместители руководителя и главный бухгалтер. Расторжение трудовых соглашений с другими категориями сотрудников по инициативе нового собственника невозможно.

Согласно нормам пятой части семьдесят пятой статьи Трудового кодекса, если речь идет об изменении подчиненности или подведомственности, а также о реорганизации, трудовые контракты с сотрудниками расторжению по указанным основаниям не подлежат.

В любом из указанных случаев законодательство дает работнику право на расторжение рабочего контракта из-за отказа сотрудника от продолжения рабочей деятельности (на основании шестого пункта первой части семьдесят седьмой статьи Трудового кодекса РФ). Если работник не возражает работать у нового собственника, в его книжку о трудовой деятельности вносится запись, как при переименовании организации.

Если при смене собственника или по другим основаниям своевременно не была сделана соответствующая запись, сотрудниками службы кадров осуществляется внесение пропущенных записей в трудовую книжку.

Правильное заполнение трудовой книжки является гарантом того, что при расчете трудового непрерывного, страхового и общего типов стажа не возникнет вопросов и разногласий. Также отсутствие ошибок в заполнении книжки о трудовой деятельности позволит избежать проблем с Пенсионным фондом при обращении за назначением и начислением пенсии. Кроме того, правовой нормативный контроль за ведением и хранением указанных документов в случае выявления нарушений может привести к возникновению негативных последствий для руководителя и организации в целом.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

• наименование компании;
• число, месяц, год внесения записей;
• сам факт приема на работу;
• передвижения по должностям;
• переводы (на постоянной основе);
• совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
• причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2021 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2020)

Различия в понятиях «профессия» и «должность»

Чаще всего проблема внесения ошибочной записи в трудовую книжку связана с непонимание кадровыми сотрудниками различий в понятиях «профессия» и «должность». На практике такие неточности вызывают трудности с дальнейшим расчетом трудового стажа и других показателей.

Если с внесением записи в трудовую книжку об увольнении проблем обычно не возникает, то при трудоустройстве часто допускаются ошибки типа «принят на должность юрист», но это не должность, а профессия (должность – юрисконсульт). В данном случае правильнее будет указать «принят юристом» или «принят на должность юрисконсульт».

В некоторых случаях эти два понятия совпадают, но чаще всего они являются разными. Для разграничения необходимо иметь под рукой вышеуказанные единые справочники по должностям и профессиям. Также полезным правовым нормативным актом будет Общероссийский классификатор должностей, профессий и разрядов (тарифных) № 367. Указанный ОКПДТР утвержден Постановлением государственного стандарта России от двадцать шестого декабря 1994 года.

Изучение сего документа позволит избежать проблем при внесении записей в трудовую книжку, издании распоряжений приказов и заключении трудовых контрактов.

Правила заполнения трудовой книжки (2020)

Порядок внесения информации в этот раздел:

1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Перечень сведений, вносимых при перемещении

При перемещении работника в рамках одного предприятия кадровые работники обязаны фиксировать это в книжке о трудовой деятельности.

В трудовую книжку могут вноситься следующие типы записей:

• Присвоение нового разряда, категории или класса.
• Перевод сотрудника на другую работу постоянного характера без смены работодателя.
• Изменение наименования организации.
• Изменение наименования профессия или должности, изменение названия структурного отдела.
• Время воинской службы.
• Время обучения при повышении квалификации, на курсах и так далее.

Как внести запись об увольнении

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2020) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Сведения, вносимые в книжку в процессе трудовой деятельности сотрудника

С момента принятия человека на работу и до момента его увольнения может осуществлять внесение изменений в записи трудовой книжки или каких-либо промежуточных действий по кадровому перемещению работника в рамках одного предприятия.

В книжку о трудовой деятельности может вноситься целый ряд записей.

Присвоение нового разряда, категории или класса. Работодателем выносится распоряжение или приказ, на основании которого вносится соответствующая запись по правилам пункта 3.1. Инструкции. Например: «Иванова И.И. работает юрисконсультом 2 категории в ООО «Комфортные условия жизни». Приказом от 30.12.2017 № 533-ок ей присвоена 1 категория, о чем внесена соответствующая запись в трудовую книжку Ивановой И.И.»

Таким же образом отмечаются иные продвижения работника по службе, получение дополнительных профессий, специальностей, повышения квалификации и так далее. Например, может быть сделана следующая запись: «Юрисконсульт 1 категории Иванова И.И., работающая в ООО «Комфортные условия жизни», получила вторую профессию – делопроизводитель с присвоением 2 категории».

Перевод сотрудника на другую работу постоянного характера без смены работодателя. Такая запись совершается в том случае, когда по нормам первой части 72.1 статьи Трудового кодекса осуществляется перемещение внутри организации. Такой перевод осуществляется в трех случаях: изменение трудовой рабочей функции, изменение структурного отдела, одновременное изменение функции и подразделения.

В случае изменения трудовых функций сотрудника возможно изменение профессии, должности или специальности, а также поручение другого типа работы. Примером такого перемещения может служить повышение в должности. Например: «Юрисконсульт Иванов И.И. переведен на освободившуюся должность начальника отдела».

Изменение структурного отдела (подразделения). Подразумевает перевод в другой отдел в той же должности и с теми же должностными обязанностями. Например: «Бухгалтер расчетной группы ООО «Комфортные условия жизни» Иванов И.И. переведен в отдел по работе со сторонними организациями на должность, аналогичную занимаемой».

Одновременное изменение функции и подразделения подразумевает перемещение внутри организации между отделами со сменой должности. Например: «Иванов И.И. принят на работу в отдел эксплуатации ООО «Комфортные условия жизни» на должность водителя. В дальнейшем он был переведен в юридический отдел на должность юрисконсульта».

При временном переводе на другую должность в книжке о трудовой деятельности это не фиксируется. Некоторые ошибочно полагают, что все перемещения (даже незначительные) должны отмечаться в трудовой, а несоблюдение этого правила в дальнейшем влечет за собой внесение пропущенных записей в трудовую книжку. Это в корне неверно. Например, если юрисконсульт Иванов И. И. в период отпуска начальника юридического отдела назначается исполняющим его обязанности, это заносится в личное дело на основании приказа, но не фиксируется в книжке о трудовой деятельности.

Если различные изменения в работе сотрудника (изменение уровня зарплаты, смена трудового режима, перемещение на другое место работы или в другое отделение в том же районе, смена места выполнения рабочих действий и так далее) не влекут за собой изменение трудовых функций сотрудника, они не являются переводом, поэтому не вызывают необходимости вносить изменения в рассматриваемый в статье документ.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225.

Из важного, что надо знать про вкладыш:

• он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
• при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
• номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
• все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2020), возьмите приведенные выше примеры.

Прием на работу сотрудника

Чтобы устроиться на работу, необходимо предъявить определенный перечень документации, подтверждающей многие интересующие аспекты для руководителя:

• паспорт;
• трудовая;
• пенсионное свидетельство;
• военный билет;
• аттестат или диплом;
• документы о дополнительном образовании.

Для получения отдельного рода работы могут потребоваться такие документы:

• водительские права;
• разрешение на данный вид деятельности;
• медкнижка.

Другой вид документации не записан в Трудовом кодексе России. Руководитель и гражданин, пришедший к нему, должны об этом знать.

Работодатель, принимая на работу сотрудника, должен издать приказ о его назначении. На основании данного документа нужно будет внести запись в трудовую и личное дело.

Общие правила заполнения, оформления, внесения сведений

Распорядок ведения, хранения и правильное оформление трудовых книжек регулируются Постановлением Правительства РФ No 225 от 16.04.2003 года. Нередко начинающие кадровики допускают ошибки на первой же странице.

Заполнение титульного листа

Начальная страница (титульный лист) содержит важные сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, данные об образовании и квалификации, с обязательным указанием года и месяца от начала ведения документа. Подтверждаются эти сведения подписью сотрудника, работодателя и печатью организации.

Грубым нарушением являются всевозможные затирания ошибок на титульном листе. Как же исправить ошибочно внесенную запись? Зачеркните тонкой линией ложную строку, сверху над ней либо на внутренней стороне обложки напишите верный вариант, укажите на основании чего было внесено исправление. Ниже представлен образец заполнения трудовой книжки:

Аналогично вносятся корректировки при изменении личных сведений, например, смены фамилии при вступлении в брак.

Необходимые документы для оформления новой книги

Правильное заполнение новоиспеченной книжки оформляется не со слов сотрудника, а на основании представленных бумаг. Кадровику понадобится паспорт и «корочки» об образовании принятого работника (диплом, аттестат, сертификат). Данные в трудовой и представленных документах должны совпадать. При отсутствии паспорта (например, находится на прописке или обмене), фамилию, имя, отчество и дату рождения сотрудника можно заполнить на основании СНИЛС, но при условии, что Ф. И. О., указанные в личной карточке страхования, идентично сведениям в других документами (ИНН, военном билете, дипломе и прочими).

Принятие на работу

Запись в трудовой книжке о зачислении в штат организации вносится непосредственно после наименования структуры, в которую устраивается гражданин. Все данные заполняются шариковой ручкой одного цвета начиная с первой строчки.
Информация! Разрывы между строками недопустимы. Печать на записи о приеме на работу, а также подпись работодателя не ставится.
Пример записи о трудоустройстве:

На странице указываются:

• порядковый номер;
• дата заполнения, которая может отличаться от даты издания приказа;
• сведения о зачислении сотрудника на определенную должность в указанное структурное подразделение;
• приказ о приеме на работу, как причина внесения записи.

Информация! Основанием для зачисления является трудовой договор между сотрудником и нанимателем, но в графе основания внесения записи указывается именно приказ.

Правильное оформление переводом

Возникают случаи, когда сотрудник оформляется в новую организацию в порядке перевода из другой компании. Обязательно указание информации о том, что сотрудник непросто устроился на работу, а был переведен из организации, это поможет ему сохранить непрерывный трудовой стаж. Как внести запись в трудовой в этом случае покажет образец:

Исправление ошибочно внесенных данных

Документы заполняют не роботы, а потому имеют место опечатки, погрешности. Неверно внесенная запись о приеме подлежит исправлению. Недопустимы перечеркивания. После ошибочной информации следует фраза «Запись под номером … внесена ошибочно». Далее прописывается нужный вариант. Пример исправления записи:

Аннулирование неверной информации

Нередко кадровые работники путают трудовые книжки и неправильно указывают в них записи о переводе либо увольнении работника, который продолжает трудиться на прежней должности. Возникает вопрос, как аннулировать ошибку? Достаточно прописать «Запись под номером… недействительна», поставить печать организации, указать должность, Ф. И. О. и подпись лица, заполнившего трудовую книжку. Данная информация указывается под следующим порядковым номером.

Дополнительно читайте о правилах прохождения медкомиссии и нужен ли военный билет при устройстве на работу.

Когда и зачем оформляют

Первичное оформление трудовой книжки с записью о приеме на работу – обязанность нанимателя, если человек устраивается на работу впервые. Как правило, чистые бланки уже хранятся на предприятии в отделе кадров или бухгалтерии. Впервые заключая трудовой договор, гражданин пишет заявление на выдачу новой трудовой книжки, на основании которого она оформляется и ведется длительный период до момента выхода на пенсию, а иногда и после этого. А для чего вообще нужен такой документ и что он предоставляет сотруднику и работодателю?

1. Отражает стаж, что влияет на размер начисления пенсии и пособий.
2. Фиксирует сведения об образовании, занесенные в документе. Это помогает восполнить пробелы при утере диплома, выданного в учебном заведении, если такое случилось.
3. Специальный раздел помогает понять, имеются ли у работника благодарности и награждения, на каких предприятиях человек трудился, как часто меняет производственные места, причины его увольнений.