Обзор ошибок при составлении и заключении трудового договора

При приеме в штат нового сотрудника работодателем всегда оговаривается круг обязанностей, которые он должен будет выполнять, иными словами его трудовая функция. Это способствует определенности и стабильности трудовых отношений. Работник знает все свои обязанности и за их выполнение несет определенную ответственность.

Однако бывают случаи, когда по тем или иным причинам (организационного или экономического характера) возникает потребность в оформлении изменения трудовой функции. В этой ситуации важно соблюсти все требования законодательства и оформить процесс документально на должном уровне. В статье мы обсудим профессиональный стандарт, трудовую функцию, а также документальное сопровождение ее изменения.

Трудовая функция: понятие

Данное понятие законодательно закреплено в статье 57 ТК РФ. По смыслу данной правовой нормы под трудовой функцией следует понимать работу по определенной должности в соответствии со штатным расписанием, профессии и специальности с обязательным указанием квалификации, а также вид конкретной деятельности, которую поручают сотруднику. Таким образом, понятие имеет два варианта трактовки по ТК РФ.

Трудовая функция – это то, что закреплено в трудовом договоре. Формулировка в нем будет зависеть от того, какую интерпретацию понятия вы выбираете в каждой конкретной ситуации. Так, при первом варианте в трудовой договор подлежит внесению пункт, к примеру, такого содержания: «Работник обязуется исполнять работу в должности главного специалиста (главного бухгалтера, ведущего юрисконсульта и пр.)». Конкретные трудовые обязанности, которые при этом будет выполнять вновь принимаемый сотрудник, являются основанием для создания должностной инструкции.

Если функция трудовой деятельности трактуется по второму варианту, то запись в трудовом договоре тоже изменяется. Она, например, может звучать следующим образом: «Данному сотруднику поручается выполнение слесарных (монтажных, разгрузочно-погрузочных и пр.) работ.

Специалисты придерживаются мнения о том, что по смыслу ст.15, ч.2 ст. 57 ТК РФ понятия «наименование должности» и «трудовая функция» не идентичны по своему содержанию. По сути, второе является одной из характеристик первого. Трудовая функция конкретизируется определенными должностными обязанностями.

Ошибки при составлении текста договора.

Трудовой договор должен содержать определенные сведения, а также ряд обязательных условий. Для наглядности представим их в таблице.

При указании сведений о работнике или работодателе ошибки встречаются реже всего. Чаще всего это отсутствие информации о месте заключения договора, документе, подтверждающем полномочия представителя работодателя, уполномоченного на заключение трудового договора, или же вместо паспортных данных работника указывается адрес регистрации.

Если в трудовых договорах отсутствуют какие‑либо из обязательных сведений (сверьте их по ст. 57 ТК РФ или первому столбцу нашей таблицы), их необходимо добавить в текст. Для этого в оба экземпляра трудового договора вносят недостающие сведения без оформления дополнительных соглашений. Внесенные сведения заверяются подписями сторон договора, причем надо указать дату внесения.

Ошибок, связанных с обязательными условиями, гораздо больше.

Документальное закрепление трудовой функции

Выше уже было сказано, что трудовая функция работника – это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией и специальностью. При этом отдельно указывается квалификация и конкретный, поручаемый новому сотруднику, вид работы.

Анализируя данное определение, можно сделать вывод о том, что трудовую функцию следует закреплять документально. Прежде всего, это делается в штатном расписании, где указывается профессия и должность. Помимо этого, ее конкретизируют в тексте заключаемого трудового договора.

Подписывая его, работник выражает тем самым свое согласие с указанной трудовой функцией, которую работодатель планирует возложить на него. Для того чтобы ее в дальнейшем изменить, потребуется обоюдное согласие обеих сторон. Даже в случае перемены технологических условий либо организационных, трудовое законодательство не допускает изменения функции трудовой деятельности только по желанию работодателя, т. е. в одностороннем порядке.

Как правило, объем трудового договора ограничен и не позволяет расписать подробно все обязанности сотрудника, обусловленные определенной профессией или должностью. В этом случае на помощь работодателю приходит должностная инструкция, которую можно оформить в виде приложения или отдельного локального нормативного акта.

Не так давно в трудовое законодательство были внесены поправки, касающиеся так называемого Профессионального стандарта. Под ним понимается характеристика квалификации, которая требуется работнику для осуществления профессиональной деятельности какого-либо определенного вида, в т. ч. и для выполнения какой-либо конкретной трудовой функции. Профстандарты разработаны и применяются на практике только в соответствии со статьями 195.2, 195.3 ТК РФ.

Признаки трудовых отношений

В статье 15 Трудового кодекса РФ содержится определение понятия «трудовые отношения».

В данном определении выделяются признаки, позволяющие отграничить трудовые отношения от гражданских.

Как разъяснил Верховный Суд РФ, к характерным признакам трудовых отношений в соответствии со статьями 15 и 56 ТК РФ относятся:

• достижение сторонами соглашения о личном выполнении работником определенной, заранее обусловленной трудовой функции в интересах, под контролем и управлением работодателя;
• подчинение работника действующим у работодателя правилам внутреннего трудового распорядка, графику работы (сменности);
• обеспечение работодателем условий труда; выполнение работником трудовой функции за плату (см. подробнее п. 17 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 N 15 «О применении судами законодательства, регулирующего труд работников, работающих у работодателей — физических лиц и у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям»).

Эффективный контракт — это что?

Правительством РФ было издано Распоряжение, содержащее программу совершенствования условий, касающихся оплаты труда. В нем раскрыто понятие эффективного контракта. По сути, это тот же самый классический договор (трудовой) с сотрудником, но в нем детализированы не только условия оплаты и должностные обязанности, но и показатели деятельности, а также критерии, позволяющие оценить ее эффективность, которые в дальнейшем являются основой для начисления стимулирующих выплат, меры социальной поддержки. То есть зарплата зависит напрямую от результатов труда и качества муниципальных (государственных) услуг, оказываемых работником.

Итак, эффективный контракт – это официально оформленные трудовые отношения, основанные на:

• наличии в учреждении задания (государственного или муниципального) и целевых показателей, характеризующих эффективность деятельности (они утверждаются его учредителем);
• системе оценки эффективного исполнения работником своей трудовой функции (действий), которая складывается из совокупности показателей и критериев, утвержденных работодателем в установленном законом порядке;
• системе оплаты труда, которая учитывает различия в сложности выполняемой работниками работы, а также качество и количество затраченного труда (она должна быть утверждена в установленном порядке работодателем);
• системе нормирования труда, утвержденной в установленном порядке работодателем;
• подробной конкретизации видов трудовых функций с учетом специфики, присущей каждой отдельной отрасли, в трудовых договорах и должностных обязанностях, критериев и показателей, позволяющих оценить эффективность труда, а также условий его оплаты.

В настоящий момент для некоторых сфер деятельности уже разработана своя методологическая основа постепенного введения эффективного контракта в практику: медицинские и образовательные учреждения, сфера культуры и социального обслуживания.

Если работодатель физическое лицо

ТК РФ в ст. 20 разрешает физическим лицам, в том числе ИП, быть работодателями наряду с организациями. Это могут быть предприниматели без получения статуса юридического лица, частные работники юридической сферы (адвокаты, нотариусы), специалисты, прошедшие госрегистрацию, имеющие лицензию. Они имеют право на совместную деятельность с работниками как ИП.

Обязанности физического лица, выступающего в роли работодателя

Вторую группу работодателей представляют физлица, сотрудничающие с работниками в качестве обслуживающего персонала и для оказания помощи по организации домашних дел. Эта сфера деятельности не относится к индивидуальному предпринимательству и имеет особую специфику трудовых отношений, правового регулирования.

Важно! Работодатель – физическое лицо самостоятельно реализует свои трудовые права и обязанности, сам отвечает за их исполнение.

Способность по возрасту и волевым качествам работать является главным критерием. Для 18-летних лиц с самостоятельным доходом, с судебными ограничениями в дееспособности законом предусмотрено право на заключение трудовых соглашений (по письменному согласию кураторов) для осуществления обслуги и хозяйственной работы.

Физлицо-работодатель по закону может вести разработку локальных правовых документов, которые самостоятельно утверждает.

Существуют примеры действий, когда физические лица – наниматели переводят свою работу на уровень бизнеса с получением дохода. В таких обстоятельствах они должны подчиняться ТК РФ и исполнить обязанности, которые возложены на ИП.

Составление трудового договора: как использовать профстандарт?

Не важно, что вы выбираете — трудовой договор в классическом его варианте или эффективный контракт, — в любом случае в нем указываются трудовые функции работника — это не пожелание, а необходимость. Чтобы все сделать правильно, следует руководствоваться профессиональными стандартами.

Ошибкой считается указание в трудовом договоре только должности, потому что она не является трудовой функцией. Трудовой кодекс РФ в ст.57 регламентирует его содержание. Отдельно подчеркивается, что необходимо отразить в тексте «работу по должности», а не только ее название. Зачастую работодатели нарушают ТК РФ, не подозревая, что штраф за данный проступок может составлять весьма приличную сумму – от 50 до 100 тыс. рублей. Более того, они могут суммироваться, если инспектор найдет нарушение в нескольких трудовых договорах.

Итак, по ТК РФ трудовая функция должна быть прописана, но как это сделать правильно? Просто переписывая должностную инструкцию в стандартный трудовой договор, работодатель фактически связывает себе руки. Помочь в этом вопросе как раз и призваны профессиональные стандарты.

Аннулируем соглашение

У работодателя есть законное право аннулировать заключенное соглашение. Так, ст. 61 ТК РФ устанавливает, что если новый работник не приступил к работе в назначенный день, то наниматель может аннулировать заключенный контракт. Аннулированный трудовой договор считается незаключенным (ч. 4 ст. 61 ТК РФ). Работодатель в случае аннулирования контракта не несет никаких обязательств перед сотрудником. В то же время у работника сохраняется право на получение соцстрахования, если в период со дня заключения контракта до дня его аннулирования с ним наступил страховой случай.

Договор – отдельно, должностная инструкция — отдельно

Часто можно встретить ситуацию, когда в трудовой договор попросту переписывается должностная инструкция работника. Работодатель перестраховывается и выполняет ст. 57 трудового законодательства, но это не совсем правильно.

При таком подходе инструкция — это часть трудового договора, а значит, изменения в нее вносить можно будет только с согласия сотрудника (оно дается в письменном виде), так как они будут касаться непосредственно перемены трудовой функции – это подтверждает ст.74 ТК РФ. Когда работник не согласен, менять ничего нельзя и уволить его тоже не представляется возможным.

Для того чтобы оставить за собой возможность внесения корректировок в обязанности сотрудника и при этом соблюсти требования трудового законодательства, работодатель может отразить в договоре только общие трудовые функции, которые как раз можно найти в профессиональном стандарте. Они указываются в зависимости от уровня квалификации специалиста. А вот в должностной инструкции, оформленной отдельным документом, работодатель указывает уже алгоритм действий конкретного работника.

Как отличить функцию от действия? На самом деле все просто. Трудовая функция – это задача, а действия – это конкретные операции, которые в совокупности являются алгоритмом ее выполнения.

Место работы.

Трудовой кодекс не раскрывает понятия «место работы», соответственно на практике работодатели либо вовсе не указывают место работы, либо указывают его некорректно – детально прописывают место работы с указанием адреса организации либо слишком абстрактно.

Подчеркнем: в качестве места работы в трудовом договоре должно значиться наименование работодателя. В Обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденном Президиумом ВС РФ от 26.02.2014, указано, что в теории трудового права под местом работы понимается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение.

Если указать место работы слишком конкретно, работодатель рискует следующим: в случае переезда организации работник откажется от переезда и потребуется выплачивать ему компенсацию. Причем это возможно не только в случае переезда в другую местность, но и просто при смене места нахождения офиса или производства. Ведь адрес компании, указанный в трудовом договоре, является существенным условием и изменить его в одностороннем порядке работодатель не сможет. Соответственно даже в случае смены места нахождения офиса необходимо будет соблюдать требования ст. 74 ТК РФ со всеми вытекающими последствиями.

Если место работы указано расплывчато, например, приведено лишь наименование компании, у работодателя могут возникнуть проблемы при увольнении работника за прогул. В таком случае работник скажет, что рабочее место, названное работодателем в процессе судебного разбирательства, и рабочее место, на котором увольняемый должен был присутствовать (и присутствовал), существенно различаются. Например, если у организации есть несколько площадок, на которых осуществляется основная хозяйственная деятельность (несколько объектов, на которых производятся ремонтные работы, несколько точек распространения товара и т. п.), то работник имеет реальную возможность в случае, когда работодатель указывает на его отсутствие на одном таком объекте, говорить о своей работе на другом.

Мы предлагаем следующую формулировку места работы в трудовом договоре, к которой не придираются контролеры.

«Место работы работника: ООО «Правда», г. Нижний Новгород.»

Если работника принимают в обособленное структурное подразделение, условие может быть сформулировано так:

«Место работы работника: ООО «Правда», Арзамасский филиал, г. Арзамас.»

Преобразование трудового договора

Общий порядок изменений трудовых договоров устанавливает 74 статья трудового законодательства. По инициативе работодателя (иными словами, в одностороннем порядке) это может происходить в случае перемены условий труда организационного и технологического характера. Именно этим положением и следует руководствоваться при внедрении эффективного контракта.

При его введении ключевые изменения коснутся условий трудового договора, касающихся оплаты труда и обязанностей работника. В этом случае работодатель обязан указать, по каким причинам происходит корректировка, и обосновать их как неотвратимые. Необходимо ссылаться на изменение условий, касающихся оплаты труда, и Программу, утвержденную Правительством РФ, которая установила четкие критерии и показатели эффективности деятельности.

Как менять должностную (трудовую) инструкцию?

Может ли работодатель без согласия сотрудника поменять его должностную инструкцию? Ответ – может. Она — локальный нормативный акт. Корректировке подлежит не трудовая функция работника, а его действия. ТК РФ это не запрещает. При этом нет необходимости в уведомлении работника за установленные законом 2 месяца и получении его согласия на данную процедуру. Достаточно лишь ознакомить его с обновленной должностной инструкцией. Однако важно помнить, что, добавляя в нее новые трудовые действия, необходимо следить за тем, чтобы они не противоречили и соответствовали прописанным в договоре общим трудовым функциям. На практике часто бывает, когда, к примеру, уборщику, что называется, «в нагрузку» дают обязанности дворника. В таком виде данная ситуация недопустима.

Если работодатель хочет возложить на сотрудника какие-либо новые, не входящие в его профессиональный стандарт, трудовые функции – это придётся делать другим способом. Алгоритм действий следующий. Сначала с согласия работника он добавляет общую трудовую функцию из второго профстандарта в трудовой договор, а уже затем начинает разработку новой должностной инструкции. При этом сотрудник уже должен будет соответствовать требованиям двух профессиональных стандартов.

Законодательство допускает изменение трудовой функции, данное право работодателя и работника закреплено в ст.72 ТК РФ. Оформляется это действие переводом на другую работу, причем она может быть как временной, так и постоянной.

Перед контролирующими органами

Закон N 294-ФЗ и Регламент возлагают на работодателя обязанности при осуществлении проверки:

1. Руководитель компании, предприятия должен в соответствии со ст.12 ч.5 Закона № 294 дать на проверку документы только если раньше не проводилась сверка документации.

Предоставление документов контролирующим органам — одна из обязанностей работодателя

Соответственно, нужно оформить в письменном виде (акт описи или приема-передачи) выдачу документов на проверку с перечнем, реквизитами, числом листов. Опись в 2 экземплярах подписывается руководителем или уполномоченным исполнителем компании, при этом указывается должность, расшифровывается подпись, проставляется дата и время вручения.

Акт подписывается лицом, осуществляющим проверку. В документе оговаривается, что сведения должны использоваться только для контрольных мероприятий. Один экземпляр описи остается у компании или организации, второй прилагается к пакету документов. Эта процедура подтверждает необходимое исполнение обязанностей (ст.88 ТК РФ).

1. При проверке необходимо присутствие руководителя организации или уполномоченного лица.
2. Наниматель обеспечивает свободный вход проверяющих лиц в зону своей организации во все сооружения, которые используются в ходе хозяйственной работы, к оборудованию и транспортным средствам (абз. 8 п. 8 Регламента).
3. Работодатель в типовом журнале, где учитываются проверки, отражает факт и ход процедуры согласно Приказу Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141.

Комиссия знакомит хозяина организации с приказом о назначении данного мероприятия (ст.12 ч.4 ФЗ № 294), в котором указано полное название юрлица. В актах не разрешается делать исправления, вносить дополнения. В случае несоответствия наименований с приказом руководитель имеет право не предоставлять документацию.

Изменение трудовой функции на время

Трудовая функция может быть изменена на определенный промежуток времени. Так, статья 72.2 трудового законодательства устанавливает, что сотрудника можно перевести на срок до одного года, либо до того момента, как выйдет отсутствующий работник, на другую работу.

В данном случае требуется обоюдное письменное согласие на изменение трудовой функции. Обучения (дополнительного) по новой должности может и не быть. В любом случае все аспекты такого перевода оговариваются сторонами, и их согласие требуется всегда. Исключение составляют ситуации, когда произошла производственная авария, техногенная или природная катастрофа и иные исключительные случаи, которые поставили жизнь и здоровье населения под угрозу. Оформить перевод при таком положении дел можно без согласия работника, но срок не должен превышать одного месяца.

Надо ли заключать трудовой договор с работником, и когда

Трудовой договор при приеме на работу необходимо заключать в обязательном порядке, в малом бизнесе – по желанию, но рекомендовано.

Перед тем, как подписывать документ, работодатель знакомит будущего сотрудника с нормативными актами организации, коллективным трудовым договором, положением о коммерческой тайне, другими официальными документами, а также нормами и условиями работы, правами и обязанностями сотрудников.

Это требование зафиксировано в ст. 68 ТК РФ

Если работник по каким-то причинам отказывается подписать акт об ознакомлении и согласии с представленными ему документами, то и трудовой договор подписывать с ним не стоит.

Оформлять трудовой договор следует в течение трех рабочих дней от даты, когда сотрудник приступил к своим обязанностям, обозначенным в договоре.

Это положение закреплено в ст. 67 ТК РФ.

Храниться Трудовой договор должен в организации в течение 75 лет, в соответствии с п. 656, 657 Перечня типовых документов, утвержденного Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010, либо до момента ликвидации предприятия.

Изменение трудовой функции работника на постоянной основе

Не временная, а постоянная перемена трудовой функции тоже возможна и может быть вызвана различного рода обстоятельствами: инициатива работника или работодателя, иные объективные причины. Отчасти действуют те же принципы, что и в предыдущем случае.

Если инициатором постоянного перевода выступает работодатель, то ему придется заручиться согласием работника. Оформление проводится по ст.72.1 ТК РФ. Исключение составляют чрезвычайные ситуации.

Инициатива может исходить и от работника, более того, в определенных случаях он может требовать перевода, тогда стороны должны зафиксировать это документально.

Кроме того, изменение трудовой функции в подобном виде может быть вызвано таким объективным фактором, как медицинское заключение. Во всех перечисленных выше случаях в трудовой договор изменения вносить нужно обязательно.

Ответственность.

Если, прочитав статью, вы поняли, что в компании, скорее всего, были сделаны ошибки при заключении трудовых договоров, необходимо исправить недочеты. Если оставить все как есть, то контролеры из ГИТ, придя с проверкой, обязательно выпишут штраф:

• по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ – уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора, например, невключение каких‑либо обязательных условий. Это может повлечь наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 руб., на индивидуальных предпринимателей – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 50 000 до 100 000 руб.;
• по ч. 1 ст. 5.27 – нарушение трудового законодательства. Данную норму применят, если будет выявлена ошибка при заключении договора – отказ в заключении, несоставление договора в двух экземплярах и т. д. В качестве наказания предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц, а также индивидуальных предпринимателей в размере от 1 000 до 5 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном выявлении таких ошибок компанию могут оштрафовать на сумму до 200 000 руб.

Оформляется ли переводом переименование должности?

На практике часто можно встретить ситуацию, когда по той или иной причине меняется название должности. Например, был «инженер по ОТ», а стал «специалист по ОТ» или «водитель-экспедитор» — просто «водитель».

Как правило, меняют не только название должности, но и попутно круг должностных обязанностей. В этом случае речь идет о переводе работника.

Если же имеет место изменение должности без изменения трудовой функции, перевод на другую работу не оформляется. Тем не менее даже частичное переименование следует расценивать как корректировку трудового договора. Поэтому важно отразить все документально. Первым делом вносятся изменения в существующее штатное расписание, далее в трудовой договор с работником и его трудовую книжку.

Нужно ли приводить название должности в соответствии с профстандартом?

Прямое указание на то, что в обязанности работодателя входит переименование всех существующих в его штатном расписании должностей в соответствии с подходящими профессиональными стандартами, отсутствует. Однако, если в организации так или иначе планируется их внедрение, целесообразно будет это сделать. Необходимо издать приказ соответствующего содержания. С предстоящими изменениями следует ознакомить всех работников, которых они непосредственно затрагивают. Обращаем ваше внимание на то, что закон не обязывает работодателя внедрять профессиональные стандарты сразу в отношении всех сотрудников. Переход может быть плановым и поэтапным.

Условие об обязательном социальном страховании.

Работодатели забывают указывать данное условие, в основном потому, что не знают, как его сформулировать. Однако если в трудовом договоре отсутствует условие о страховании работника, то пусть даже компания фактически перечисляет взносы во все необходимые фонды – работодателя могут оштрафовать за отсутствие этого пункта. Сформулировать данное условие можно так:

«Работник подлежит всем видам обязательного социального страхования в связи с трудовой деятельностью. Виды и условия обязательного социального страхования работника в связи с трудовой деятельностью осуществляются Работодателем в соответствии с законодательством РФ.»