Образец объяснительной записки об опоздании на работу

Юридическая консультация > Административное право > Оформление документов > Как правильно пишется объяснительная записка об опоздании на работу?

Опоздание – одно из самых распространенных нарушений трудовой дисциплины, и сложно найти работника, который хотя бы раз в жизни его не допускал. Если сотрудник опоздал, он должен объяснить причины проступка работодателю, для этого пишется объяснительная записка.

Согласно ст. 193 ТК РФ, работник может отказаться от ее написания, однако это не лишает работодателя права применить дисциплинарное взыскание. Объяснительная записка об опоздании на работу — это возможность оправдаться и доказать, что проступок был допущен по уважительным причинам, однако ее необходимо правильно составить.

Опоздание: понятие и основные причины

Опозданием считается явка на работу позже установленного времени. Интервал: от одной минуты до 4 часов подряд, после этого уже прогул.

Объяснительная — вид служебного документа, который хоть и оформляется в произвольной форме, но все же следует придерживаться делового стиля. Рекомендация условна. Конечно, юрист, журналист или другой словоохотливый специалист легко и красиво опишут веские причины своего поступка. Но вряд ли стоит ожидать подобных словесных излияний от плотника, токаря или водителя. А опаздывают все.

Задержка может остаться незамеченной, тогда объясняться не придется. Но если сотрудник бюджетной организации попался, для оправданий есть два рабочих дня. Именно такой срок установлен ст. 193 ТК РФ.

Из практики можно выделить основные причины, по которым люди задерживаются:

• пробки на дорогах;
• проблемы со здоровьем;
• прорыв водопроводной трубы;
• поломка автомобиля;
• сломался дверной замок;
• остановили «гаишники»;
• не сработал будильник;
• задержали в школе или детском саду.

Понятно, что сотрудники могут и соврать, поэтому кроме изложения причины работодатель вправе потребовать документальное подтверждение произошедшего.

Структура данного документа

1. В российском законодательстве не закреплена конкретная форма данного документа – она является произвольной, но без определённого плана такой документ писать трудно. В юриспруденции объяснительную записку делят на разделы:
2. Первый элемент – шапка. Эта область, в ней пишут, кому данная записка адресована. Объяснительную записку обычно пишут на имя руководителя структурного подразделения либо организации.
3. Затем заголовок – «Объяснительная записка», пишется без кавычек.
4. Дата и номер документа.
5. Заголовок.
6. Текст документа – кратко указывается сам факт опоздания, потом его причина.
7. Завершает официальный документ подпись опоздавшего: его должность, подпись, инициалы и фамилия.

Несмотря на наличие современной техники, объяснительную лучше составлять от руки. Это поможет работнику перестраховать себя от ложных обвинения руководства, да и работодатель будет защищён неправдивых заявлений в свой адрес.

Что считать доказательством

Главный вопрос — как доказать, что причина уважительная.

Если заклинило замок, то дверь наверняка пришлось «вскрывать», прибегнув к помощи специалиста. В этом случае сотрудник может предоставить квитанцию об оплате услуг и справку с указанием времени выполнения работ.

Проблемы со здоровьем доказываются выпиской из медицинской карты.

Прорыв трубы — справкой коммунальной службы.

Оформление штрафа сотрудниками ГИБДД — копией протокола.

Среди опаздывающих на работу жителей крупных городов лидирует такая объяснительная: опоздание на работу из-за пробок. И тут возникают вопросы: у работника — как доказать, а у работодателя — стоит ли принимать такой аргумент. Подтвердить факт пробки можно с помощью технических средств: скрины компьютерных программ, фиксирующих дорожные проблемы, сойдет даже запись эфира радиоведущего, который сообщил о том, что «на 5 км. Варшавского шоссе с семи утра затор». Чуть ниже приведен пример объяснительной записки об опоздании на работу именно по такой причине.

Отказ работника от составления объяснительной записки за опоздание на работу

Говорить с работодателем по душам о том, почему опоздал на работу – не обязательно. Это право каждого работающего – отказаться от написания объяснительной. Но следует помнить и о том, как это может повлиять на исход конфликта.

Составление акта об отказе работника в представлении объяснительной

Если у опоздавшего нет желания составлять объяснительную, администрация инициирует составление акта об этом. Если требование работодателя проигнорировано, составление акта должно быть проведено после двух дней, которые отводятся для составления объяснительной.

Акт подписывается несколькими сотрудниками, в том числе может быть подписан и самим работником, который совершил дисциплинарный проступок.

В акте обязательно указывается:

• дата составления, включая год, месяц, день и конкретное время;
• место, где составлен документ (обычно офис фирмы, предприятия или другое рабочее место сотрудника);
• фамилия и имя свидетелей, которые лично присутствовали при отказе дать пояснения;
• причины составления акта.

Поверить или нет

Трудовой кодекс не содержит исчерпывающего перечня уважительных оснований, не раскрываются в нем критерии когда верить, а когда не верить работнику. Поэтому «нахождение в пробках», действительно, может помешать человеку вовремя явиться на службу, но не снимает с него ответственности за нарушение трудовой дисциплины. То есть его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за опоздание.

Напомним, что, согласно ст. 192 ТК РФ, в качестве дисциплинарного взыскания к работнику можно применить замечание, выговор или увольнение. За первое опоздание обычно применяют замечание, затем по нарастающей — выговор, а для особо непунктуальных — увольнение. Последняя мера будет не за опоздание как таковое, а за системность подобного поведения.

Наказание

Если работодатель смог аргументировано доказать, что сотрудник опоздал на работу необоснованно, а в написании объяснительной исказил реальные обстоятельства, он вправе наказать сотрудника.

Опоздание явно относится к дисциплинарным проступкам, поскольку режим работы предприятия или фирмы устанавливается правилами трудового распорядка. Именно нарушение таких правил влечет за собой применение санкций статьи 192.

Если имеет место опоздание на срок более 4 часов, тогда это признается прогулом и работодатель вправе уволить за одноразовое грубое нарушение трудовой дисциплины.

Правда при этом следует учесть разъяснения пленума Верховного Суда по этому вопросу. Он указывает на ряд обстоятельств, которые необходимы для принятия такого жесткого решения:

• неуважительность действий работника во всех случаях опоздания или прогула;
• опоздание, которое переходит в прогул должно быть не менее всей установленной на предприятии рабочей смены;
• факт опоздания более чем на 4 часа;

В любом случае у работодателя всегда есть минимум три варианта действий:

• составление приказа об увольнении и уведомление сотрудника о его содержании;
• объявление о дисциплинарном взыскании;
• проведение беседы и отсутствие формальных действий со стороны работодателя.

Самым жестким наказанием за опоздание может быть увольнение, однако, как мы уже говорили, для такого решения менеджмента компании или предприятия должны быть дополнительные основания.

За первое опоздание

Максимальное взыскание за опоздание в первый раз является замечание или выговор. В любом случае, трудовое законодательство ограничивает право работодателя сразу же уволить сотрудника. Для такого решения необходимо отыскать веские основания по трем составляющим:

• «неоднократность» действий работника;
• установленный факт опоздания не по уважительным причинам;
• наличие не только опоздания, но и невыполнения трудовых обязанностей.

Последний критерий редко берется во внимание, однако его следует учитывать, поскольку расторопный сотрудник после опоздания может до конца смены наверстать упущенное. Отсутствие одного из компонентов, по которых проводится взыскание, может привести к несостоятельности всех аргументов.

Поэтому есть вероятность, что если сотрудник опоздал неумышленно, и в этом нет его личной вины, максимальное наказание, которое он сможет получить – это замечание или выговор.

За второе опоздание

Если зафиксировано второе опоздание, то это «красный» сигнал для работника предприятия. Теперь руководство фирмы может его уволить без дополнительных объяснений.

В связи с опозданием на работу повторно, также оставляется объяснительный документ – записка за подписью сотрудника. Ее содержание также должно объяснить причины опоздания и аргументировать их непредвиденными и не зависящими от работника обстоятельствами.

За регулярные опоздания

Формально, уже второе опоздание – это повод применить статью трудового кодекса, где прямо предусмотрено увольнение. Однако большинство кадровых служб предприятий действуют именно после того, как сотрудник опоздал на работу в третий раз. Здесь налицо системность и невыполнение обязательств, которые могут повлечь нарушение трудовой дисциплины предприятия и потери экономической выгоды.

Суд или другой госорган не вправе отменить решение работодателя об увольнении сотрудника. Единственный шанс восстановиться – доказать несостоятельность действий администрации и неправильность понимания работодателем норм права. В таком случае рассматривается не способ наказания, а аргументация применения конкретной статьи трудового кодекса.

Если регулярные опоздания имели место и это доказано документами, в том числе табелями учета рабочего времени, показаниями свидетелей и другими фактическими данными, у собственника появляется неоспоримое право уволить нерадивого сотрудника у собственника.

Можно ли наказывать рублем

Прямого наказания в виде штрафов по факту опоздания трудовое законодательство не предусматривает.

В кодексе прямо указано, что виды дисциплинарных наказаний для сотрудников строго ограничены. В перечень этих наказаний штрафы не включены.

Перечисленные нормы трудового кодекса РФ явно на руку сотруднику фирмы. Но наказание сотрудника с помощью изъятия части материального вознаграждения вполне возможно. Работодатель может использовать другие статьи кодекса, которые помогут ему отнять часть материального вознаграждения за совершение дисциплинарного нарушения.

Если внимательно прочитать статьи кодекса о премировании сотрудников и трудовом договоре, несложно выяснить, что премия выплачивается только по достижению производственных результатов и за добросовестное исполнение трудовых обязанностей. Опоздание на работу является явным нарушением трудовых обязанностей. Поэтому исключить из списка премируемых нерадивого работника, который опаздывает на работу, вполне возможно.

Его также можно лишить дополнительных социальных гарантий, которые не предусмотрены законодательством. Такие бонусы предоставляются для сотрудников двухсторонней договоренностью между работодателем и сотрудником. Это может быть использование служебной парковки, которая оплачивается за счет фирмы или заказ корпоративного отдыха, полностью финансируемого фирмой. В таком случае менеджмент компании вправе исключить из списка фамилию нарушителя трудовой дисциплины. Но и здесь нельзя переусердствовать.

Судебная практика говорит, что подобные меры могут стать основанием для судебных споров, в которых суд обычно принимает сторону сотрудника.

Смягчающим обстоятельством и попыткой найти примирение может послужить объяснительная записка, которая четко укажет, что сотрудник отработает время, которое он не провел на рабочем месте. Таким образом будут компенсированы затраты на его содержание, причем отработка может быть проведена как повышенная интенсивность и не обязательно измеряться дополнительными часами за офисным столом или токарным станком.

Что еще следует знать

Хорошо, если явка работников бюджетной организации фиксируется автоматически — по электронным пропускам. Но технические устройства есть не везде, поэтому чаще время несвоевременной явки фиксируется актом. Если работник отрицает очевидное, такой акт послужит единственным доказательством нарушения. Важно оформлять его правильно, чтобы потом не возникло оснований для отмены примененного дисциплинарного взыскания.

Еще необходимо иметь в виду, что работник имеет право отказаться от дачи объяснений. Чтобы в таком случае привлечь его к дисциплинарной ответственности, необходимо вручить ему письменное Распоряжение о даче объяснений. С момента его вручения начинает исчисляться двухдневный срок.