Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

Массовость направления запросов о представлении документации

Правом на направление запросов наделены начиная от Счетной палаты РФ, заканчивая контрольными ведомствами исполнительной власти (Роспотребнадзор, Росздравнадзор и т.д.). Все запросы могут быть связаны с расследованием уголовного дела или проведением проверки заявления о совершении преступления (доследственная проверка).

Массовый характер направления запросов обусловлен подготовкой и получением большого объема информации, которая впоследствии может стать доказательствами по уголовному делу.

Поэтому при получении запроса не торопитесь отвечать, а для начала необходимо дать запросу правовую оценку, а насколько такой запрос обоснованный, помогут выяснить наши специалисты.

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Юридическая природа запроса о представлении документации

Запрос информации и документов — это правоприменительный акт. И при направлении такого запроса сотрудники правоохранительных органов должны использовать свои полномочия в рамках федерального законодательства:

МВД РФ — п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона «О полиции»;
ФСБ РФ — п. «м» ст. 13 Федерального закона «О Федерально службе безопасности»;
Следственный комитет РФ — п. 1 ч. 3 ст. 7 Федерального закона «О следственном комитете»;
Прокуратура РФ — ч. 1 ст. 22 Федерального закона «О прокуратуре».

Главное, запрос информации должен быть — законным и обоснованным:

Законность — это значит, что требование о предоставлении документации должно быть основано на нормах закона;
Обоснованность — указывает на конкретные обстоятельства, которые доказывают, что проверка проводится для всестороннего и полного расследования уголовного дела или проведения проверки.

Если один из факторов отсутствует, то запрос может быть проигнорирован. Но на практике какая-либо мотивировка требований отсутствует, что указывает на злоупотребление должностных полномочий, что ведёт к «кошмариванию» бизнеса.

Письмо-запрос акта сверки

Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.

ООО «Млечный путь» 116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2 ИНН 098543905 Тел., факс Начальнику Департамента Росприроднадзора по Восточному федеральному округу Станкевичу Артему Викторовичу

Читать дальше: Как оспорить кадастровую оценку земельного участка

13.05.2017 г., исх. № 156/59

Запрос на предоставление акта сверки

Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.

К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень).

Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов

Самые частые варианты запросов

4.1. Направляемые до возбуждения уголовного дела ОЭБиПК и оперативными подразделениями ФСБ РФ

Таких запросов большинство, и это самый удобный способ для «добычи» как можно большего количества информации.

Законность:

сотрудники вышеуказанных структур должны указать свое право, на основании которого они пользуются своими полномочиями — п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона «О полиции» или п. «м» ст. 13 Федерального закона «О Федеральной службе безопасности».

Читайте также: Акт сдачи-приемки

Обоснованность:

указывается номер и дата КУСП (книга учета сообщений о преступлениях), что указывает о наличии реальной проверки и факты проверочного мероприятия.

Если запрос будет неполным, то необходимо подготовить ответ с указанием недостатков запроса с просьбой оформить его надлежищим виде.

4.2. Направленные после возбуждения уголовного дела следственными подразделениями

У них более эффективные способы получения информации (обыски или выемки). Такой запрос необходимо также проверить.

Законность:

на практике указывают только ч. 4 ст. 21 УПК РФ, что не является обоснованием.

Обоснованность:

необходимо также обосновать требование, как и в первом варианте, а именно указан номер и дата возбуждения уголовного дела, факты, по которым сотрудники ведут расследование и как запрашиваемая информация связана с предметом уголовного дела.

4.3. Направляемые в рамках проведения прокурорской проверки

Сотрудники прокуратуры также выявляют насколько та или иная компания ведет деятельность в рамках законодательства, не ставя перед собой цель привлечь предпринимателя или бизнесмена к уголовной ответственности. Но если в ходе прверки будут выявлены нарушения, то материалы будут направлены в правоохранительные органы, а уже полиция будет решать вопрос о том, надо ли возбуждать уголовное дело.

Прокуратура тщательнее подходит к составлению таких запросов и они не несут уголовно-правовые риски для компании.

Законность:

как правило, правовые обоснования содержатся в запросе и по каким фактам проводится данная проверка.

Обоснованность:

как правило, информации о том, как могут запрашиваемые документы посодействовать проверке не содержатся.

Ответ на требование необходимо направлять также с просьбой — дать обоснование своим требованиям.

Итог:

к сожалению, «силовики» пользуются безграмотностью «Бизнеса» и не оформляют запросы в должном виде, но необходимо помнить о привлечении к административной ответственности, в случае непредоставлении информации.

Повторный запрос о предоставлении информации

Исх. № ________ от «___» ___________ 201__ г.

В Администрацию / Мэрию г.________________ Адрес: _______________________ _____________________________ от _______________________________, (указать Ф.И.О. гражданина) проживающего по адресу: _____________________________ (указывается почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ)

ПОВТОРНЫЙ ЗАПРОС

о предоставлении информации

На основании ст. 24, 33 Конституции Российской Федерации и ст. 32 Федерального закона от 06.10.2003 № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» повторно прошу предоставить информацию о принадлежности многоквартирного дома, приватизированного в порядке Приложения № 3 Постановления Верховного Совета РФ от 27 декабря 1991 г. № 3020–1.

В своем запросе от «__» ____________ 20__ г. № ________ я просил предоставить выписку из реестра собственности г._____________________ на многоквартирный дом, расположенный по адресу __________________________________ ____________________ _______________________________ _________________, как объект недвижимого имущества, а не на общее имущество дома.

В ответе от «____» _____________________ 20______ г. № __________ на мой запрос вы отвечаете, что недвижимое имущество — общее имущество многоквартирного дома не подлежит учету в реестре, что очевидно, и ссылаетесь на ряд жилых и нежилых помещений, зарегистрированных в реестре в качестве собственности г.________________________. (Иной вариант ответа администрации)

Однако, подтверждающие данный факт документы вами не предоставлены, что не является всесторонним, объективным и надлежащим ответом.

В связи с этим повторно обращаюсь к вам с просьбой предоставить сведения о собственнике (выписку из реестра муниципальной собственности, включающую информацию о доме: год постройки, этажность, площадь, реестровый номер дома, указание на документ — основание (акт приема- передачи) в части передачи объектов из государственного жилищного фонда в муниципальную собственность (собственность г. _______________),) объекта недвижимости — многоквартирный дом, расположенный по адресу: ___________________________________________________________________________________ и на земельный участок, на котором он расположен, так как в моем свидетельстве о регистрации права на жилое помещение от «___» _________________ _______________ года № ____________ информация, содержащаяся в графе «Объект права» «общая долевая собственность на общее имущество», отсутствует.

Ответ прошу предоставить в соответствии с требования- ми статей 8 и 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Прошу учесть, что письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

В случае отказа в предоставлении информации предупреждаю об уголовной (статьи 136, 140 Уголовного кодекса Российской Федерации) и административной ответственности (статьи 2.4, 5.39, 5.59, 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях) за непредоставление документов и информации, касающихся обеспечения моих конституционных прав.

Подпись (с расшифровкой ФИО)

Комментарий

Этот запрос (Документ 4) — логичное продолжение истории предыдущего запроса. Если администрация не дает ответа или дает некорректный ответ, со- стоящий из ссылок на различные нормативные акты, отправляйте повторный запрос.

Он о том же самом, просто немного по-другому сформулирован.

Если ответа так и не будет — необходимо направить всю переписку в прокуратуру с просьбой оказать содействие в выполнении законного обращения.

Когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо?

Деловые письма могут рассылаться по различным причинам, в том числе в качестве рекламного хода, гарантийных обязательств, сопроводительной документации и многого другого.

Официального ответа требует та корреспонденция, которая содержит побудительные элементы и/или подразумевает наличие непосредственного ответа адресата как второй стороны процесса.

Отвечать нужно на письма такого характера:

обращение;
просьба или требование;
запрос;
распоряжение;
претензия;
предложение (коммерческое предложение, оферта).

Реже ответные доументы оформляют на предложение о сотрудничестве, приглашения, письма-заявления, поздравления (и другие нерабочие письма, являющиеся частью корпоративного и делового этикета).

Официальный ответ всегда должен ссылаться на первоисточник – письмо, которое пришло в организацию. В обязательном порядке должны указываться уникальные реквизиты (порядковый номер, его название, дата создания и дата получения адресатом). Эти ссылки необходимо прописывать в тексте ответа – в его основной части или лид-абзаце.

При написании официального ответного слова автор должен проанализировать все обстоятельства переписки, использовать все приемы корпоративных и деловых благодарственных приемов, правильно оформлять обращения для ответа – обезличенную форму, обращаться к второй стороне по должности, ФИО.

Письмо также может быть адресовано нескольким лицам, например, группе инвесторов, акционеров, совладельцев.

.

Как передать?

Заниматься отправлением ответов в зависимости от важности обговариваемого в письме вопроса может руководитель, его заместитель, работник канцелярии, бухгалтерии и даже отдела кадров. Сроки формирования строго регламентированы.

В исходных письмах с запросами, распоряжениями или просьбами адресант должен прописать дату или точный период, когда ответ нужно вернуть отправителю. Такой период редко превышает 7-8 рабочих дней.

Приглашения, соболезнования, поздравления и другие письма, основанные на правилах этикета, не требуют срочных ответов. Если вторая сторона должна ответить согласием или отказом на приглашение на какое-либо мероприятие, то ответ нужно послать не позже, чем за неделю до запланированного события (в противном случае будет трудно сформировать список гостей и грамотно организовать прием).

Универсальное правило – стилистика официального ответа должна совпадать с таковой в исходном письме. Содержание (основная часть) должна соответствовать цели и форме исходного послания.

Независимо от того, кто оформляет текст письма на бумаге или в электронном виде, формулировку основой мысли в содержании должен одобрить руководитель.

Письма разрешено формировать, основываясь на образцы, если в итоге документ будет соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Образцы можно скачать на многих сетевых источниках, получить из крупных баз, самостоятельно сформировать локальные шаблоны на предприятии или в структурном подразделении.

При составлении основного текста рекомендуется использовать стандартные фразы: «В ответ на Ваше обращение..», «Исходя из Вашего запроса…», «Согласно Вашему запросу…», «Благодарим Вас за предложение…», «Подтверждаем…» и многие другие.

Как оформить – основные реквизиты

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 закреплено 30 реквизитов, которые используются для оформления деловых писем, однако стандарт носит рекомендательный характер и не применяется для нерабочих обращений (поздравлений, соболезнований, благодарностей – они могут составляться в свободной форме).

Ответ может быть оформлен на чистом листе А4 или на корпоративных бланках, использование которых регламентировано уставом организации. Элементы корпоративного стиля (логотипы, эмблемы), если они разработаны, должны присутствовать в бланке.

Обязательными реквизитами, без которых отправка затруднена, являются:

наименование организации отправителя;
ее юридический и фактический адреса;
коды осуществляемой деятельности;
номер и название исходного письма;
дата регистрации письма;
сведения об адресате;
подпись и печать организации;
информация об исполнителе.

Если оформляется в электронном виде, часть реквизитов (на выбор) разрешено опустить.

Положение реквизитов на листе тоже установлено ГОСТ Р 7.0.97-2016 и подчиняется следующим правилам:

адрес указывается по центру;
данные о получателе – в верхней части листа справа;
номер документа – в верхнем левом углу.

После отправления ответа адресант должен присвоить ему номер и занести его в журнал учета исходящей документации. В свою очередь, получатель тоже должен регистрировать у себя письмо как входящую корреспонденцию.

После по стандартной процедуре письма сортируются уполномоченным лицом. Информационные и рекламные анализируются и сохраняются на определенный период (как правило, не больше одного месяца), а важные отправляются на рассмотрение руководителю организации.

Примеры официального ответа:
на запрос о предоставлении информации;
на письмо претензию;
на приглашение.

Письмо-запрос подтверждения информации

В таком запросе обязательно должны быть подробные сведения о заявителе с обоснованием его права на подтверждение необходимой информации. Запрос следует формулировать корректно и недвусмысленно. Обязательно указывать адрес для предоставления ответа (почтовый и/или электронный).

ОАО «Инвест-профи» 167890, г. Москва, ул. Заводская, 89, оф.1 ИНН 4536573895 Тел., факс В ООО «Иринарх» 167030, г. Москва, пер. Лялин, 14

15.05.2017 г., исх. № 15/1

О подтверждении занятия должности заместителя начальника отдела статистики

Просим подтвердить информацию о том, занимала ли Люстренко Людмила Александровна должность заместителя начальника отдела статистики в обществе с ограниченной ответственностью «Иринарх» с февраля 2021 года по март 2021 года.

Начальник отдела кадров ООО «Инвест-профи» /Ковальчук/ В.Л.Ковальчук

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем:

Читать дальше: Когда подается декларация о доходах физических лиц

Всем нам время от времени приходится вести деловую переписку. И речь идет не только о профессиональной деятельности.

Грамотно сформулировать вопросы к своей управляющей или страховой компании, администрации города – навык, который пригодится практически любому человеку.

В этой статье рассмотрим основные вопросы, которые возникают при составлении запроса на предоставление информации. А также подскажем, как правильно составить такой документ и покажем примерный образец запроса.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону . Это быстро и бесплатно !