Занимаемся бумагами: пошаговая инструкция по оформлению отпуска сотруднику

Главная / Трудовое право / Отпуск

Назад

Опубликовано: 03.06.2016

Время на чтение: 10 мин

0

3395

Трудовой Кодекс РФ обязует работодателей предоставлять своим сотрудникам, с которыми заключены трудовые договора, оплачиваемые отпуска ежегодно (статья 122). Право на их реализацию сотрудникам гарантирует Конституция РФ. Согласно статье 114 на всё время пребывания сотрудника в таком отпуске за ним сохраняется его должность и средняя заработная плата.

Порядок предоставления регулируется статьями Трудового Кодекса и отличается в зависимости от отпускного стажа работника.

• Продолжительность
• Периодичность
• Отпускной стаж
• График отпусков
• Разделение на части
• Документальное оформление
• Выплаты
• Увольнение во время отпуска
• Перенос
• Отзыв из отпуска

Продолжительность

Очередные оплачиваемые отпуска делятся на две группы: основной и дополнительный.

Основной полагается абсолютно всем сотрудникам, включая сезонных работников и занятых надомным трудом, а также совместителям и тем, с которыми был заключён трудовой договор сроком до двух месяцев. Он может длиться 28 календарных дней, для некоторых категорий предусмотрены удлинённые основные отпуска по 42 и 56 дней (например, педагогам). Данное право не зависит от организационно-правовой формы работодателя и от должности сотрудника.

Дополнительный отпуск предоставляется следующим категориям сотрудников:

• занятым на работах с опасными или вредными условиями;
• выполняющим работы особого характера;
• работающим по ненормированному графику;
• работникам районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к ним.

Часть отпуска, превышающая 28 дней, может быть заменена денежной компенсацией по письменному заявлению сотрудника. Не допускается замена следующим категориям:

• беременным;
• несовершеннолетним;
• занятым на работах с вредными и опасными условиями, если дополнительный отпуск назначается именно за эти условия.

Также дополнительные отпуска могут предоставляться работодателем по его усмотрению в качестве поощрения или мотивации, что отражается в локальных нормативных актах.

Продолжительность оплачиваемого отпуска никак не ограничивается законодательством, работодатель вправе предоставлять количество дней отдыха по своему усмотрению.

Оплачиваемые отпуска предоставляются в календарном исчислении. Это означает, что выходные дни в него входят и не вычитаются из общего количества дней.

Право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Разберемся, как правильно отправить сотрудника в основной ежегодный оплачиваемый отпуск без ущерба деятельности фирмы и здоровым отношениям в коллективе. Надо знать, что право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все сотрудники, непрерывно проработавшие в организации полгода. При этом:

• женщины, желающие взять отпуск перед уходом в декрет или непосредственно после выхода из него, могут сделать это и до истечения этого срока;
• несовершеннолетние сотрудники также могут не дожидаться, пока пройдет шесть месяцев с момента начала их работы в компании, и запросить отпуск раньше;
• на льготных условиях и усыновители ребенка в возрасте до трех месяцев.

Кстати, работники в возрасте до 18 лет имеют право на удлиненный отпуск в 31 календарный день в любое удобное для них время (стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 дней). При подборе кадров надо учесть, что труд несовершеннолетних повлечет большие издержки.

Периодичность

Отпуск предоставляется ежегодно. При этом считается не календарный год, а рабочий, и он является индивидуальным для каждого сотрудника. Первым днём рабочего года считается дата поступления сотрудника на работу — его первый рабочий день. Например, если трудовой договор подписан 6 июня 2021 года, то рабочий год данного сотрудника будет длиться до 7 июня 2021 года.
После того как с первого рабочего дня пройдёт шесть месяцев, сотрудник получает право на предоставление отпуска.

Далее он будет пользоваться этим правом раз в год в соответствии с графиком отпусков.

По соглашению сторон отпуск могут предоставить и ранее шести месяцев. А беременным и сотрудникам, не достигшим совершеннолетия, отпуск должен быть предоставлен по их письменному заявлению и до истечения шестимесячного срока.

Учебные отпуска

Федеральные законы № 185-ФЗ от 02.07.2013 года и №443-ФЗ от 22.12.2014 года предоставляют компенсации и гарантии в сфере заочного образования.

Статьи 173—176 ТК РФ определяют условия и перечень оплачиваемых отпусков для участия в сессиях по программам высшего образования:

• слушателям подготовительных курсов — 2 недели;
• абитуриентам на сдачу вступительного экзамена — 2 недели;
• студентам 1 и 2 курса — 40 дней, при сдаче экзаменов экстерном за два курса — 50 дней;
• на прохождение госэкзаменов — месяц и защиту дипломов — до четырёх месяцев.

Существуют и другие льготы обучающимся без отрыва от работы.

• Например, если работник предприятия обучается в бакалавриате или магистратуре другого города, раз в год работодатель оплачивает проезд студента.
• Те же льготы плюс 30 дней оплачиваемого отпуска предоставляются при направлении сотрудника на курсы повышения профмастерства или квалификации.
• На последнем году обучения работник вправе претендовать на один «учебный» день в неделю, оплата которого производится в размере половины среднего заработка.
• Если на предприятии работает соискатель получения ученой степени, кандидат в доктора наук (или доктор наук), то ему положен отпуск в три месяца (или полгода).

Отпускной стаж

Статья 121 ТК РФ включает следующие периоды, засчитываемые в стаж для получения права на отдых:

• периоды, фактически проведённые на рабочем месте, и осуществления трудовой деятельности;
• периоды, в которые фактически сотрудник не работал, но за ним сохранялась его должность (время очередных отпусков, отсутствие по болезни);
• периоды, когда сотрудник отсутствовал на работе не по своей вине (незаконное увольнение с последующим восстановлением, отстранение от обязанностей из-за невозможности пройти обязательный медосмотр).

Исключаются:

• периоды отсутствия на рабочем месте без уважительных причин;
• период отпуска по уходу за ребёнком;
• периоды отпусков без сохранения среднего заработка, превышающие 14 дней (в сумме за рабочий год).

Расчет отпускных

Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

График отпусков

График составляется и утверждается руководителем организации не позднее, чем за

две недели до начала года (календарного). При его составлении может учитываться мнение профсоюзного органа и предпочтения сотрудников, если есть возможность.

Руководитель издаёт приказ о составлении такого графика. Сотрудники в письменном виде выражают свои пожелания. Также руководители отделов готовят информацию о наличии в штате сотрудников, кому положены дополнительные или удлинённые отпуска. График составляют по унифицированной форме Т-7 в двух экземплярах (для службы персонала и для бухгалтерии).

Копию передают для ознакомления всем сотрудникам.

Алгоритм оформления отпуска

Порядок действий при предоставлении ежегодного оплачиваемого отдыха зависит от того, в каком случае он предоставляется: по установленному на предприятии графику либо же по собственному желанию сотрудника и договоренности с работодателем.

Порядок действий при оформлении

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, график определения очередности выхода в оплачиваемый отпускной период составляется и утверждается за две недели до нового календарного года.

Соответственно, при выходе сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск в установленную дату порядок действий будет следующим:

1. За две недели до предполагаемой даты сотрудник получает письменное уведомление от работодателя под роспись.
2. За три дня до даты руководитель издает приказ о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпускного периода. Оформление приказа происходит по форме Т-6, в котором указывается название предоставляемого отпуска, данные сотрудника и период предоставления. После этого приказ регистрируют в специальном журнале учета, а также предоставляют его сотруднику для ознакомления и проставления подписи.
3. Составляется записка-расчет. Как правило, она составляется по форме Т-60 и содержит в себе следующую информацию: персональные данные сотрудника, дата открытия и закрытия отпуска, информация об оплате отпускных денег.
4. Согласно статье 136 ТК РФ, за три дня до даты открытия отпуска сотруднику выплачиваются отпускные деньги.
5. Работодателем проставляется отметка о нахождении сотрудника в отпуске в табеле рабочего времени.
6. В личной карточке (Т-2) работника проставляется отметка об отпускном периоде.

В день открытия предоставляемого отпускного периода сотрудник официально не выходит на рабочее место.

Необходимые документы

Исходя из вышеизложенного алгоритма действий при оформлении отпускного периода, можно обобщить необходимый список документов:

1. График отпусков по форме Т-7. Это обязательный документ на предприятии, регламентирующий очередность выхода сотрудников в оплачиваемые отпуска.
2. Приказ руководителя о предоставлении работнику предоставляемого периода по форме Т-6.
3. Записка-расчет, составленная по специальной форме Т-60.
4. Личная карточка сотрудника по форме Т-2.
5. Табель учета рабочего времени на предприятии по форме Т-12.

Однако в некоторых случаях в зависимости от сложившейся ситуации требуются дополнительные документы.

Заявление от сотрудника на предоставление отпуска

В ситуации, когда сотрудник выходит в ежегодный оплачиваемый отпускной период, согласно установленному графику, написание заявления не является обязательным требованием.

Когда сотрудник выходит в ежегодный оплачиваемый отпуск вся документальная обязанность ложится на плечи руководителя, который за две недели должен уведомить сотрудника, а за три дня выпустить соответствующий приказ и выплатить отпускные.

Однако случаются ситуации, когда, помимо вышеуказанных документов, сотрудник должен в обязательном порядке написать соответствующее заявление о предоставлении ему отпуска. Как правило, к ним относятся:

1. Отработка сотрудником на предприятии меньше 6 месяцев непрерывной работы. Данное условие регламентируется пунктом 2 статьи 122 Трудового кодекса.
2. Выход в отпускной период в дату, отличную от запланированной. Так, согласно пункту 4 статьи 123, отдельные категории сотрудников могут попросить предоставление им отпускного срока в любое удобное время по их желанию. Например, сотрудник, чья жена находится в отпуске по беременности и родам, может попросить предоставить ему отпускной период в это время независимо от непрерывно отработанного времени у работодателя.
3. При отсутствии отпускного графика на предприятии. Данный вариант является маловероятным, так как отсутствие этого документа на предприятии является основанием для наложения штрафных санкций на работодателя.

Во всех этих ситуациях работник должен не менее, чем за три дня уведомить о своем желании работодателя в письменном заявлении. Далее, как и при отпуске по графику, составляется приказ о предоставлении периода и передается сотруднику для ознакомления и подписи.

После этого с даты, указанной в приказе, работник официально может не выходить на рабочее место.

Во всех остальных ситуациях заявление на предоставление отпускного периода от сотрудника не требуется.

Документальное оформление

Для получения права на отпуск работник должен написать заявление в произвольной форме.

В нём должны содержаться:

• ФИО и должность руководителя;
• ФИО и должность сотрудника, о лица которого пишется заявление;
• наименование документа;
• просьба о предоставлении отпуска с указанием его вида (очередной ежегодный и/или дополнительный) и дат начала и окончания;
• дата подачи заявления и подпись сотрудника.

Руководитель должен завизировать заявление и отдать распоряжение в службу персонала о создании приказа на предоставление отпуска с назначением ответственных лиц за его исполнение.

Приказ составляется по унифицированной форме Т-6 и Т-6а, в нём содержатся личные данные сотрудника, даты начала и окончания отпуска, указания бухгалтерии для произведения выплат.

Пошаговая инструкция по оформлению

Оформление отпуска происходит в определенном порядке. А чтобы понимать, как правильно оформить отпуск сотруднику, следует ознакомиться с нижеизложенной информацией.

Составление графика

Сотрудник, отработавший более одного года, имеет право на обязательный отпуск. Во избежание конфликтов и нарушения прав работников, ежегодно составляются графики, в которых четко прописаны сроки выхода на отдых каждого работника.

Составление данного документа происходит с учетом пожеланий сотрудников, особенностей работы организации и нормативных актов. График предоставляется к ознакомлению всем работникам и закрепляется их подписями.

Мнение эксперта

Ирина Васильева

Эксперт по гражданскому праву

Срок ежегодного отпуска не может быть меньше 28 календарных дней без учета праздников.

Оповещение сотрудника

Вторым шагом в оформлении является направление уведомления работнику, который отправляется отдыхать. В документе прописываются сроки пребывания сотрудника в отпуске и другая обязательная информация.

Составление приказа

Завершающий этап отправления сотрудника в отпуск — оформление распоряжения о его предоставлении. Документ должен быть закреплен подписью руководителя и печатью организации.

Выплаты

Исчисление выплат отпускных происходит согласно нормам статьи 139 ТК.

Сумма выплат рассчитывается из среднего заработка сотрудника. Средний дневной заработок исчисляется за 12 месяцев, предшествующих отпуску. Для этого вся сумма выплат за этот период делится на 12, затем на 29,4. Затем эта сумма умножается на количество дней отпуска.

Выплаты должны производиться за три дня до его начала.

В какой срок выплачивать отпускные

Срок выплаты отпускных — минимум 3 календарных дня до начала отпуска. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника на следующей неделе, перечислите ему отпускные в четверг. Можно выдавать отпускные раньше, например, вместе с зарплатой.

Если вы задержали отпускные, выдайте сотруднику компенсацию — 1/150 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Это немного: за неделю просрочки 20 тысяч рублей отпускных вы заплатите 70 рублей компенсации.

Если о нарушении узнает трудовая инспекция, то оштрафует:

• 30 000 — 50 000 рублей — организацию,
• 10 000 — 20000 рублей — должностных лиц, например, директора или бухгалтера,
• 1 000 — 5000 рублей — индивидуального предпринимателя.

Увольнение во время отпуска

Одной из гарантий для сотрудника является сохранение за ним его рабочего места и должности на период отпуска. В этот период работодатель не имеет права уволить его. Единственное исключение — ликвидация предприятия или прекращение деятельности юридического лица.

Декретные выплаты — самая полная информация! Оплатить больничный если в отпуске, вы не знаете ка это правильно сделать? По ссылке есть нужная информация. Как государство может помочь в получении достойной пенсии, вы прочтете в нашем материале.

Перенос

График отпусков обязателен и для сотрудников, и для руководителя. На практике всё же часто возникают обстоятельства, по причине которых приходится переносить даты отпуска. В таком случае по согласованию с руководством в график вносятся изменения.
Если инициатива исходит от работника, он должен написать заявление. Также при производственной необходимости отпуск может быть перенесён на следующий рабочий год с согласия работника. Но более двух лет подряд не предоставлять отпуск запрещено законодательством.

Отпуск: какие документы оформляются в первую очередь

Документы для предоставления отпуска начинают формироваться задолго до того, как работники отправятся отдыхать. Первым и очень важным документом из нашего пакета является график отпусков. Составляют его в конце года. Утвердить график на следующий рабочий год работодатель должен не позднее чем за 2 недели до окончания декабря. При установлении очередности отпусков работодателю рекомендуется учитывать пожелания работников. В то же время график должен быть составлен так, чтобы отпуска не сказывались негативно на деятельности фирмы.
С 30.03.2020 президент РФ объявил нерабочие дни с целью нераспространения коронавирусной инфекции. Можно ли отправить в отпуск всех сотрудников в период пандемии и как правильно оформить отпуск в этот период, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс»:

Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите в готовое решение.

Подробнее о том, в каком порядке предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска, читайте в этой статье.

Составляют график по унифицированной форме Т-7 или по форме, принятой в организации. Для утверждения графика может издаваться приказ, образец которого вы найдете здесь. Если в течение года случаются события, не вписывающиеся в установленную очередность отпусков, в график могут вноситься изменения.

Какие документы оформить на отпуск по уходу за ребенком до трех лет внешнему совместителю, узнайте в готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.