Что делать с личным делом сотрудника после увольнения — сроки хранения

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

• своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
• приобщение поступающих материалов и их изъятие;
• выдача материалов дела, заверение копий;
• ведение внутренней описи;
• периодическая проверка состояния дел;
• закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Сколько хранятся?

Конкретные сроки хранения документов, образующихся в процессе функционирования хозяйствующих субъектов, подробно описаны в Перечне типовых управленческих архивных документов (Приложение к Приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558).

Так, в соответствии пп. 656 п. 8.1 подраздела 8 раздела II упомянутого выше нормативного документа, сроки хранения личных дел работников можно разделить на две группы:

1. Личные дела, которые хранятся на постоянной основе.

Сюда относятся личные дела руководителей компаний, членов исполнительных, контрольных и руководящих органов организаций, лиц, являющихся представителями государственной власти РФ, в том числе субъектов, работников, получивших государственные звания, награды, премии и т.д.

1. Личные дела, которые хранятся не менее 75 лет.

Такой срок установлен для личных дел всех прочих кадров, не вошедших в первую группу. Сюда также входят государственные гражданские и муниципальные служащие.

Справка. В случае ведения личных дел сотрудников коммерческими организациями на них также распространяются обязанности по хранению документов о сотрудниках, установленные упомянутым выше Приказом.

Дополнительно следует отметить, что документы, не вошедшие в папку с личным делом работника, должны храниться в соответствии со сроками, предусмотренными Приказом Минтруда РФ № 558 для соответствующих категорий документов.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

• руководитель организации и его штатные заместители;
• руководитель и работники отдела кадров;
• руководитель и работники юридической службы;
• сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
• руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
• другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Как формируется личное дело работника

Указ Президента РФ от № 640 регламентирует порядок сбора сведений о персонале. В состав документации, необходимой работодателю, входит:

• Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
• Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
• Сведения от аттестации.
• Трудовой контракт.
• Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.

Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Особенности составления листа-заверителя

Лист-заверитель подтверждает комплектность переданного в архив дела, а также состояние переданных в нем документов. Утвержденного бланка нет, он составляется в произвольной форме со следующими реквизитами:

• номер дела;
• количество листов в деле;
• описание физического состояния отдельных листов в деле.

На практике применяется форма по Приложению 8 к Приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников? ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Правила использования архивной информации

Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.

Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.

Ответственность за распространение персональных данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст. 90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

Кроме того, с 01.07.2017 вступили в силу изменения в КоАП РФ (ФЗ от 07.02.2017 № 13), которые в основном коснулись ст. 13.11. Данным ФЗ был расширен перечень оснований, по которым работодателя можно привлечь к ответственности, и увеличены размеры штрафов за нарушения в области обеспечения защиты ПД.

Что собой представляет личное дело

Личное дело на любого сотрудника представлено в виде папки, где собран весь пакет документов и сведений о работнике. Там указываются все должности, какие занимал сотрудник во время работы на предприятии. Эта совокупность документов готовится индивидуально для каждого работника. Учитывая ФЗ № 79-ФЗ и указ президента № 609, все личные дела для государственных служащих и других категорий работников, могут оформляться по желанию самого работодателя. Как показывает опыт, каждое предприятие ведет учет личных дел, так как это помогает систематизировать работу отдела кадров и организаций.

Правила оформления

Порядок формирования и хранения личных дел может отличаться в разных организациях. Это обусловлено тем, что такие особенности разрабатываются отдельно каждой компанией, после чего нужная информация закрепляется во внутренних нормативных актах. Процедура формирования личного дела сотрудника отличается следующими нюансами:

• открывается данный документ с момента принятия гражданина на работу в компанию;
• закрывается только после его увольнения;
• отдельно для каждого сотрудника берется скоросшиватель или файл;
• обычно не используются оригиналы разных документов, поэтому применяются только копии, чтобы не возникла ситуация, когда потеряется подлинник, восстановить который затруднительно;
• прикладывается только один экземпляр любой официальной бумаги;
• не содержатся совместно документы временного и постоянного хранения;
• по толщине папка не должна превышать 4 см;
• вместе с документами хранятся и приложения к ним.

Все личные дела в фирме должны составляться одинаково. Дополнительно рекомендуется вести специальный журнал. В нем учитываются все такие дела, что позволит предотвратить утерю документации.

Учет и регистрация данных

Порядок учета обязательно производиться согласно нормативным актом в трудовой сфере. Естественно, что все изменения должны регистрироваться в кадровом отделе и в определенном порядке. Чтобы было удобно вести такой учет заводиться специальный журнал. В момент регистрации могут быть внесены такие данные: учетный номер, ФИО работника, дата постановки на учет, отметка о снятии с учета.

Момент постановки на учет – это дата фиксации в книге регистрации. В делопроизводстве предусматривается возможность внести изменения в папки с личными делами. Такие изменения обязательно должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места жительства и при переводе на другое место работы.

Для того чтобы были внесены изменения сотрудник должен сам обратиться в кадровый отдел, после чего начальник архива дает команду внести данные. Внесение данных должно проходить по такому алгоритму:

1. Сотрудник должен написать заявление, в котором будет просьба о внесении изменений в документацию. Данные могут быть внесены при определенных обстоятельствах и фактическом их подтверждении.
2. Далее выдается приказ о том, что новшества должны быть внесены в учетную документацию.
3. Приказ регистрируется в журнале.
4. Непосредственно фиксируется вся информация.

Это тоже важно знать:
Порядок привлечения к сверхурочной работе: образец приказа, расчет и оплата ненормированных рабочих дней

Таким образом, можно сделать выводы, что регистрация документов, их хранение и утилизация персональных данных регламентируется законодательством.

Хранение документов

На уровне нормативных актов необходимый состав документов в личном деле не обозначается.

Это тоже важно знать:
В каких случаях день увольнения считается рабочим днем

Строго утвержденный перечень регламентируется лишь для сотрудников государственных служб.

Каждое предприятие может использовать в работе данный список, а в зависимости от направления деятельности предприятия определить необходимость включения в личное дело того или иного документа.

Перечень нужных копий документов:

• паспорт (страница с фотографией, пропиской, семейное положение);
• диплом, сертификат о повышении уровня квалификации;
• СНИЛС, ИНН;
• военный билет;
• трудовая книжка.

Также в дело вкладываются:

• справки о прохождении медосмотра, об отсутствии судимости;
• персональное заявление специалиста о приеме на работу;
• автобиография, трудовой договор;
• документация о прошедшей аттестации;
• фотографии трудящегося.

При необходимости список подлежит корректировке.

Без личного согласия сотрудника запрещается включать сведения о личной жизни трудящегося, его религиозные и политические взгляды.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

Это тоже важно знать:
Как проходит процедура увольнения по собственному желанию

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

• руководящее звено;
• заместители руководителей разных уровней;
• ключевые специалисты;
• сотрудники, несущие материальную ответственность;
• кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Дополнительные вопросы

Могут ли сроки хранения сотрудников сократить

Срок хранения личных дел уволенных работников составляют 50 лет. При этом все изменения обязательно учитываются и вносятся в папки. Существует специальный лист-заверитель, который находиться в конце и лист опись в начале. На титульном листе выносится дата закрытия дела и срок его хранения.

Если работник оставил документы – подлинники, то каждый такой документ вкладывается в отдельный конверт и также крепится к делу. Каждый такой конверт имеет свою нумерацию, что также очень важно при правильном делопроизводстве.

Что делать с делами сотрудников, которые были уволены

Как правильно осуществляется архивация личных дел уволенных сотрудников? Если человек увольняется, то его дело извлекается и прошивается. Оформляется лист-заверитель, который содержит всю информацию о количестве листов и нумерацию. В этот лист могут вноситься данные о поврежденных документах, если вместо них были вложены новые. Лист-заверитель клеится на обложку изнутри, и работник кадров должен поставить подпись. Работник имеет право в последний день своей работы попросить выдать ему копии всех необходимых бумаг.

Выводы

При увольнении сотрудника существуют определенные правила, которые требуется соблюдать:

1. Дело должно быть закрыто в тот день, когда трудовые отношения были прекращены.
2. Папка сотрудника в архив должна передаваться через три года после ее завершения.
3. Ответственность за хранение несет кадровик.

Хранить документы уволенных сотрудников (все папки и бумаги) необходимо в отдельном помещении, которое недоступно для третьих лиц. Все бумаги размещаются в сейфе, для предотвращения их потери или кражи. Бывший сотрудник имеет право отправить запрос на предприятие о предоставлении ему всех документов. Если организация от них уже к тому времени избавилась, то руководитель будет нести наказание по ст. 13.20 КоАП РФ.

Подпишитесь на свежие новости