В соответствии со ст.125 ТК РФ ежегодный отпуск сотрудника можно разделить на части. Причем количество таких частей законом не оговаривается, то есть теоретически разбивка возможна в любом виде, даже по одному дню.
При этом важное дополнение – одна из частей должна быть минимум 14 календарных дней. Значит, остальные 14 дней можно делить так, как стороны это согласуют.
Законодательство не оговаривает случаи, когда возможно разделение отпуска, не устанавливает четких условий выполнения этого правила. Значит, вопрос о разбивке решается в индивидуальном порядке по согласованию между работником и работодателем.
Как правило, всегда от работника требуется написание заявление либо с просьбой разделить отпуска, либо с согласием на разделение, предложенное руководством.
В каких случаях и каким образом дробится ежегодный отпуск
В РФ Трудовым кодексом определена минимально допустимая продолжительность ежегодного отпуска, а его наибольшая длительность определяется внутренними документами организации.
Но согласие на период отдыха в полном объеме со стороны работодателя порой невозможно по причине различных производственных ситуаций, срочности рабочего задания или в ситуации нехватки рабочих кадров. Также некоторая часть сотрудников предпочитает использовать свободное от работы время долями, отдыхая несколько раз и в разные сезоны на протяжении календарного года.
Трудовой отпуск полагается отработавшим в компании не меньше 6 месяцев (ст. 122 ТК РФ), за исключением некоторых категорий сотрудников:
- беременных работниц, оформляющих освобождение от работы в связи с родами, беременностью;
- сотрудниц, приступивших к работе по причине завершения отпуска по беременности, родам;
- усыновителей, если возраст усыновляемого ребенка меньше 3 месяцев;
- несовершеннолетних трудящихся.
При делении времени отдыха сотрудника на части должно учитываться требование ТК РФ (ст. 125), по которому длительность хотя бы одной их частей не должна быть меньше 2 недель (14 дней). Оставшееся время может дробиться по желанию и согласованию сторон, их минимальная продолжительность законодательно не регламентируется.
Важно учитывать, что разделение отпускного времени на очень короткие доли (1 день, 2 дня, 3 дня) может быть невыгодным как самим гражданам, так и предприятию. Краткий временной промежуток не предоставляет трудящемуся возможности полноценного отдыха и восстановления сил.
Предприятию дробление свободного от работы периода усложняет проведение подсчета отпускных выплат. При частичном отпуске могут не учитываться (не попадать в него) выходные дни, что приводит к фактическому увеличению времени отдыха.
Важно! Оптимальным решением является деление всего периода отдыха на две части по 14 дней. При иных вариантах дробления важно учитывать обязательность соблюдения длительности в 14 дней хотя бы в одной из частей отпуска, особенно при досрочном отзыве трудящегося на работу.
К примеру, сотрудник использовал по 1 неделе отдыха в разные месяцы, а в следующий период пожелал отдохнуть в оставшиеся дни (14 дней). В последний период при возникновении проблемных производственных ситуаций, требующих присутствия конкретного сотрудника, последнего невозможно будет отозвать на работу досрочно даже при получении от него письменного согласия (ст. 125 ТК РФ), не нарушив требование закона о 14-дневной длительности времени отдыха.
Не разрешено дробить некоторые виды отпусков:
- учебный, так как он носит целевой характер и предоставляется на конкретный временной отрезок, указываемый в специальном документе (справке-вызове);
- неоплачиваемый, так как в запрошенный период за сотрудником не сохраняется заработная плата, а его длительность определяется в результате соглашения сторон;
- детский, также относящийся к целевому периоду освобождения от работы.
Причины перенесения ежегодного отдыха на другой срок
Отменить или запретить уход в очередной оплачиваемый отпуск никто не может. Законодательством разрешается перенести вследствие тех или иных обстоятельств на конкретный срок.
Однако стоит помнить, что использовать дни необходимо в рамках текущего периода.
Основанием для внесения в график изменений могут стать:
- инициатива работодателя;
- желание работника.
В любом случае самовольный перенос очередного оплачиваемого отпуска невозможен без обоюдного согласия обеих сторон трудового договора.
Обстоятельства, когда инициатором не предоставления производственных каникул согласно утверждённого графика является работодатель:
- Срочная работа, которую выполняет конкретный специалист и заменить его неким.
- Реорганизация компании.
- Тестирование нового оборудования, внедрение программно-вычислительных технологий.
- Нахождение руководителя на больничном, а сотрудник, который собирался в отпуск назначен временно исполняющим обязанности.
- Внеплановые проверки на предприятии.
- Срочная командировка.
Услышать просьбу нанимателя не уходить в отпуск в назначенное время – дело не из приятных.
Иногда с аналогичным заявлением приходится обращаться работнику к начальству.
Мотивацией переноса могут стать:
- семейные;
- финансовые;
- производственные;
- другие личные обстоятельства.
Независимо от инициатора внесения изменений в график, собирающемуся в отпуск сотруднику необходимо письменно запротоколировать свои действия, но заявление для каждого случая будет отличаться.
К бланку обязательно прикладываются документы, подтверждающие объективные обстоятельства.
За сколько дней писать?
Важной особенностью переноса является время, за которое следует уведомить работодателя. Внутренними документами устанавливается порядок действий, включающий срок написания заявления
Стандартный отпускной период, предоставляемый рядовому сотруднику равен 28 календарным дням.
Работнику следует обратить внимание на то, что если работодатель своевременно не уведомил подчинённого о начале отпускного периода (ст.123 ТК) или просрочил выплаты (ст.136 ТК), пересмотр графика превращается из права выбора в обязанности руководителя
Как согласовывается и оформляется дробление периода для отдыха
Процедура разделения свободного от работы времени касается не только периода очередного трудового отпуска, но и дополнительных дней. Любые согласования следует оформлять письменно, чтобы не допустить возможных разногласий между сторонами трудового соглашения.
Этап 1. Заявление. Сотрудник может самостоятельно составить заявление на имя руководства организации о своем намерении использовать период для отдыха несколькими частями. Подобный способ удобен для компаний с небольшим числом сотрудников. Полученное заявление работодатель не обязан удовлетворять. Обязательным является достижение сторонами согласия по вопросу о разделении отпуска.
Трудовой Кодекс не предусматривает для гражданина ограничений при выборе периодов для отдыха. В качестве запрашиваемых дней в заявлении могут быть указаны только рабочие дни, рабочие и выходные дни вместе, выходные дни. Поэтому и фактическая продолжительность отпуска может различаться. Но постоянный перенос отпуска на выходные дни может стать причиной вопросов у проверяющих структур.
Этап 2. Приказ. В случае согласия руководитель ставит разрешительную визу на заявлении. Далее составляется приказ об отпуске или о его разделении.
Этап 3. Бухгалтерия. Сведения передаются в бухгалтерию для подсчета причитающихся сотруднику денежных выплат и в кадровое подразделение для проставления отметок в личную карточку работника и в табель учета отработанного времени. В расписании отпусков сотрудников проставляются фактические даты, указывается основание для определения дней отдыха. В организациях с большим числом работников удобнее будет использование составленного администрацией расписания дней отдыха для каждого сотрудника.
Этап 4. Согласие. После ознакомления с документом работники должны поставить собственноручную подпись, выражая тем самым согласие с предложенным графиком.
К сведению! Попытки работодателя разделить половину положенного отпуска на маленькие отрезки без согласия трудящегося не признаются законными как ухудшающие условия для труда (ст. 8 ТК РФ). Незаконным признается и деление периода для отдыха на мелкие части, приходящиеся исключительно на выходные дни. Данное время считается нерабочим и не может замещать отпускное время (ст. 21, 107 ТК РФ). К выходным дням в РФ отнесены и государственные праздники (ст. 112 ТК РФ).
Пример заявления на дробление отпуска
Генеральному директору ТОО «Снежинка» А.В. Сергееву от специалиста ОИТ А.С. Лютиковой
заявление.
По семейным обстоятельствам (лечением родителей, учебой детей) прошу поделить положенный мне трудовой отпуск на 2021 год на четыре части:
3 дня с 23 января 2021 г.; 15 дней с 13 марта 2021 г.; 5 дней с 10 июля 2021 г.; 5 дней с 4 сентября 2021 г.
09.01.2017 г.
_______________ А.С. Лютикова
По инициативе работодателя
Часто период отпуска переносится не по желанию сотрудника, а в силу производственной необходимости.
Причинами изменения отпускного периода по инициативе руководства могут стать следующие обстоятельства:
- на производстве возникла срочная работа, выполнить которую может только данный сотрудник,
- возникла необходимость в срочной командировке,
- осуществляется реорганизация предприятия,
- происходит установка новых станков, систем, оборудования,
- внеплановые проверки комиссией, организованной вышестоящими инстанциями,
- уход руководителя на больничный, и назначение сотрудника временно исполняющим обязанности начальника отдела, подразделения, прочее.
Выше уже упоминалось о том, что руководство не имеет права изменять дату отпуска без согласия работника, какими бы серьезными ни были причины такого шага.
Можно ли оформить деление отпуска без согласия работника
Если сотрудник не желает разделять дни очередного отпуска, руководство организации не вправе запретить ему подобное решение (Письмо Роструда № 2143-6-1, 17.09.2009). Сотрудник должен получить возможность провести на отдыхе все время (28 дней) при условии, что за текущий год (календарный) право на отдых ранее им не было использовано.
Если деление отпуска связано с производственными факторами, принудительное дробление недопустимо, вопрос должен решаться в ходе переговоров работодателя с сотрудником.
К сведению! При выявлении нарушений законодательства о труде, включая связанные с предоставлением возможности ежегодного отдыха, налагаются меры административной ответственности (ст. 5 КоАП РФ) в виде штрафа на организацию (30000 руб. – 50000 руб.) и на руководителя предприятия (1000 руб. – 5000 руб.).
Подготовка к составлению распоряжения
Приказ составляется на основании заявления трудящегося. То есть изданию распоряжения предшествует подача заявления сотрудником. Заявление работника должно быть визировано и зарегистрировано. На нем обязательно должна стоять подпись сотрудника. В обратном случае документ не будет действительным.
Образец
ООО «Кошкин дом»
Приказ №3-П
г. Новосибирск
23.03.2020
О переносе даты отпуска
В связи со временной нетрудоспособностью менеджера по продажам Зайцева Л.Л. в период с 22 марта 2021 года, на основании части 2 статьи 124 ТК РФ, на основании заявления Зайцева Л.Л.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Перенести ежегодный отпуск менеджера по продажам Зайцева Л.Л. длительностью 10 дней с периода 4 апреля по 14 апреля на период с 1 июня по 10 июня 2021 года. 2. Начальнику отдела кадров Ворониной О.О. внести изменения в график отпусков за 2021 года, утвержденный 17 декабря 2021 года. 3. Секретарю Соколову О.Д. ознакомить менеджера по продажам Зайцева с настоящим распоряжением в срок до 31.03.2020 года. 4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Гендиректор Гришин И.П. (подпись)
С приказом ознакомлены:
Зайцев Л.Л. (подпись) Воронина О.О. (подпись) Соколова О.Д. (подпись)
Нормативные особенности деления отпуска на части
При дроблении отпуска учитывает следующие нюансы:
- Регламентируемая ТК РФ (ст. 115) продолжительность отпуска не может быть менее установленного значения. Любое уменьшение времени является незаконным, а увеличение допускается по согласованию с руководством компании.
- Законодательно допустимое деление отпуска (ст. 125 ТК РФ) не ограничивает длительность и количество частей, за исключением одной из них (не меньше 14 дней).
- Вызов трудящегося, находящегося в отпуске, на работу допускается лишь при получении от него согласия. Неиспользованное время для отдыха переносится на удобное для сотрудника время (в течение текущего года) или добавляется к периоду отдыха в следующем году. Вариант устанавливается по выбору самого трудящегося.
- Законодательно форма согласия не оговорена, но для недопущения недоразумений желательно оформить его письменно так же, как и приказ о досрочном выходе на работу.
- Отказ сотрудника приступить к работе до конца отдыха не классифицируется как несоблюдение трудовой дисциплины (ПП ВС РФ № 2, 17.03.2004).
Даже при наличии согласия законодательством не предусмотрен отзыв из отпуска:
- беременных работниц;
- несовершеннолетних сотрудников;
- работающих на опасных, вредных типах работ.
К сведению! В ряде случаев организации могут вынуждать трудящихся оформлять остаток после использования непрерывных 14 дней части отпуска короткими долями, указывая соответствующее требование в локальном нормативном документе компании. Данное положение внутреннего документа содержит требование обязательного деления свободного от работы периода (что противоречит ТК РФ (ст. 125)) и одновременно ухудшает положение сотрудников, по сравнению с действующими нормами трудового законодательства, поэтому и не может быть применено (ст. 8 ТК РФ).
Правила составления заявления
Стандартной формы написания заявления о переносе отпуска нет, поэтому обычно оно составляется в произвольной форме. На многих предприятиях разработан свой образец этого документа, который утвержден в учетной политике фирмы.
Существуют определенные требования к содержанию заявления:
- Сверху в правом углу записываются сведения о том, куда данное обращение направляется: полное наименование работодателя (название организации должно соответствовать учредительным документам);
- далее пишется «директор» или «гендиректор», но только так, как записано в штатном расписании;
- ФИО руководителя;
- Далее подробным образом вносится информация о заявителе;
- Ниже, посредине строки, записывается название документа – «Заявление»;
- Следующей идет основная часть обращения – просьба о переносе ежегодного отпуска. В данном случае обязательно уточняется время, на которое этот отпуск запланирован (согласно графику отпусков);
- Кроме того, указывается время, на которое его желательно перенести. В обоих случаях даты записываются полностью: число, месяц и год, когда начнется и закончится запланированный и желаемый отпускной период;
- Так как перенос нужен в связи с какими-то обстоятельствами, следует их указать;
- По окончании составления документа ставится дата, которая соответствует дате передачи документа руководству;
- Обращение подписывается заявителем.
Иногда к заявлению прилагаются дополнительные бумаги. Их наличие следует зафиксировать документально. К таким бумагам относится, например, справка о состоянии здоровья.
Заявление на компенсацию отпуска (образец).
