Как по закону оформляется отзыв из командировки – процедура и образец приказа

Зачастую у работодателей возникает необходимость оформления отзыва сотрудников, направленных в служебную командировку, по различным обстоятельствам.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Рассмотрим, какими же нормативно-правовыми актами регулируется данный вопрос, какие документы нужны для оформления и в каких случаях может возникнуть необходимость в отзыве.

Законодательная база по командировке

Законодательством РФ не предусмотренного не одного нормативного акта по отзыву сотрудника из командировки.

На каждом предприятии должен быть разработан свой регламент отзыва работника из командировки, согласно которого будет проводиться данная процедура.

В каких случаях составляется?

Законодатель не устанавливает запрета руководству предприятий (организаций) досрочно прекращать поездки сотрудников на выполнение трудовых функций не по месту постоянной работы даже при условии наличия неоконченного задания, установленного в приказе о направлении.

Однако для согласованности действий при необходимости отозвать работника из командировки, представленную процедуру следует заблаговременно прописать в локальных актах.

Важным моментом отзыва является необходимость наличия аргументированной веской причины, лежащей в основании досрочного окончания командировки на выполнение сотрудником служебных обязанностей не по месту постоянной работы.

Несмотря на отсутствие законодательного закрепления, перечень причин, по которым возможно отозвать направленного трудящегося из командировки, определен служебной практикой:

Как оформить распоряжение?

Решение о досрочном прекращении командировки и отзыве из нее работника принимается на основании конкретных обстоятельств в каждом отдельном случае и оформляется отдельным приказом руководителя.

Отзыв из командировки может быть окончательным или временным (при прекращении обстоятельств, легших в основание досрочного возвращения к основному месту работы, сотрудник может быть направлен для завершения задания, установленного приказом о направлении).

Приказ об отзыве должен соответствовать общим требованиям инструкции по делопроизводству предприятия (организации) и состоять из:

• шапки (название направляющей организации с указанием реквизитов, сведений о приказе (дата, номер), короткая суть приказа (например, об отзыве из командировки);
• основной части (данные о работнике (ФИО, должность), информация о приказе о направлении (номер, дата), цель поездки, предполагаемая продолжительность выполнения служебного задания, причина досрочного возвращения);
• констатирующей части (точное распоряжение о прекращении командировки и отзыве сотрудника, указание даты возвращения работника, назначение ответственного лица за исполнение данного документа, распоряжение о проведении бухгалтерией перерасчета и расчета с работником, отозванным из командировки с указанием сроков, основания издания приказа (служебная записка));
• дата и подпись руководителя.

Пример оформления приказа об отзыве работника из командировки – .

Так выглядит образец:

Как и когда возможен отзыв с командировки

Процедура отзыва работника с командировки начинается с руководителя подразделения, который оценивает всю сложившуюся ситуацию и уже после ее анализа пишет служебную записку на имя директора предприятия об отзыве сотрудника из командировки в связи с производственной необходимостью.

На основании данной служебной записки директор предприятия уже принимает решение отзывать или не отзывать с командировки данного сотрудника. Иногда бывают случаи, что необходимо консультация с представителями принимающей стороны. Руководитель предприятия самостоятельно принимает решение, о том, на сколько уважительные и обоснованные причины для отзыва с командировки. Спустя некоторое время руководитель может восстановить командировку.

После того как служебная записка составлена и предоставлена на ознакомление директору, и директор принял положительное решение, то на служебной записке должна стоять его виза, а именно: «Я не возражаю». После чего служебная записка направляется в отдел кадров, для того что бы составили приказ на отзыв с командировки.

Согласно, действующего законодательства в приказы о командировке запрещено вносить какие либо изменения. Для отзыва из командировки можно два пути решения данного вопроса:

• Сократить срок командировки и отозвать из командировки одним приказом;
• Отдельно оформить приказ на сокращение срока командировки и после этого составить дополнительный документ по отзыву из командировки.

Установленной формы оформления приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме на основании служебной записки от руководителя подразделения. После того как приказ подписан руководитель подразделения сообщает своему подчиненному, который находится в командировки об этом. Проинформировать сотрудника можно:

• По факсу;
• По электронной почте;
• Курьером;
• Другим способом.

Вне зависимости от того какой способов выберет руководитель, главное то, что сотрудник должен получить копию приказа и его необходимо подписать.

Есть еще немного другой вариант, с помощью которого сотрудник, который находиться в командировке, будет проинформирован об отзыве из командировке. Это отправка копии приказ в принимающею сторону, где передадут его на подпись командированному сотруднику под роспись. Приказ необходимо зарегистрировать в установленном порядке, а именно зарегистрировать его в журнале регистрации приказов.

Оформление отзыва из отпуска в командировку

Прекращение отпуска по указанной причине возможно. Но прекращение отпуска должно быть обосновано серьезными причинами. Окончание отпуска досрочно отражается в документе о направлении в служебную поездку. При этом сотрудник не может отказаться и обязан прервать отпуск.

Образец приказа об отзыве из отпуска в связи с командировкой

Оба данных решения следует оформлять одним документом. Дробить их нет оснований. Форма бланка правильно составлена. Она соответствует нормам закона и правилам делопроизводства.

Какие могут быть причины отзыва из командировки

Сотрудника, возможно, отозвать из командировки только по веским причинам. Причины могут быть:

1. Уважительные, которые соответствуют действующему законодательству;
2. Уважительные, по решению директора предприятия.

К уважительным причинам, которые соответствуют действующему законодательству можно отнести:

• Болезнь командированного сотрудника, который оформил лист нетрудоспособности;
• Командированный сотрудник написал заявление на увольнение, тем самым он прекращает исполнять поручения по командировке;
• Определенные обстоятельства, которые влияют на исполнение задания.

К уважительным причинам, по решению директора предприятия можно отнести следующие причины:

• Признание нецелесообразным нахождения сотрудника на другом предприятии;
• Командированный сотрудник выполнил раньше срока поставленные задачи;
• По семейным обстоятельствам, например свадьба, рождение ребенка, болезнь близкого, смерть и т.д.
• На постоянном месте работы появились задачи, которые считаются важнее, чем задачи в командировке.

Согласие сотрудника на отзыв из командировки по производственной необходимости не обязателен. Директор предприятия может самостоятельно определять сроки пребывания сотрудника в командировке, и это не будет противоречить действующему законодательству. Работодатель может отозвать сотрудника из командировки в любой день, да же если до окончания командировки остался один день.

По возвращению из командировки сотрудник должен ознакомиться под роспись с приказом, если он согласен.

Причины

Существует множество причин отзыва трудящегося гражданина из командировки:

• Личного характера или по семейным обстоятельствам. Работник сначала сообщает работодателю о своих обстоятельства, желательно в письменной форме. К уважительным причинам относят: смерть или рождение близкого человека, свадьба или болезнь родственника.
• Досрочное исполнение задачи. Работник сообщает работодателю о завершении своей функции в командировке и просит разрешения вернуться. Работодатель издает соответствующий приказ — .
• Необходимость присутствия на рабочем месте или производственная необходимость. При таких обстоятельствах руководство вправе отложить поездку сотрудника. Приказ в обязательном порядке исполняется работником, он возвращается домой.
• При увольнении. Когда принимается решение об увольнении, командировка незамедлительно прерывается в приказном порядке. Основания здесь могут быть тоже разные: инициатива работника, работодателя или обстоятельства, не зависящие от воли сторон. То есть работник решил уйти сам, у работодателя появились веские основания уволить сотрудника или, к примеру, командированный сотрудник умер.
• При заболевании. Разрешено при таких обстоятельствах завершить поездку. Однако требуется подтверждение болезни, то есть лист нетрудоспособности. При заболевании сотруднику требуется обратиться в медицинское учреждение лично или вызвать скорую помощь. На основании листка нетрудоспособности работодатель издает приказ на отзыв, и сотрудник может ехать домой. На практике больничный лист выдается после закрытия. Поэтому при таких обстоятельствах отзыв происходит при устном уведомлении о факте заболевания.
• При форс-мажоре и других веских основаниях.

При необходимости отозвать работника из командировки, многие кадровые специалисты теряются. Ведь законодательство регламентирует только отправку людей в командировку.

Важно! Руководство вправе возобновить командировку через некоторые время по личной инициативе и с согласия самого сотрудника.

Таблица с обозначением причин и необходимости отзыва:

Документы, оформляемые при отзыва из командировки

Прежде, чем отозвать сотрудника из командировки необходимо составить ряд документов, а именно:

Важно!!! Нельзя вносить изменения в уже существующий приказ, который регламентирует отправку сотрудника в командировку. Необходимо составить новый, в котором будут отражены соответствующие положения.

Как правильно составить приказ

Приказ на отзыв из командировки сотрудника предприятия составляется в произвольной форме, но приказ должен содержать такую информацию как:

• Полное наименование предприятия и его реквизиты;
• Дата документа и номер документа;
• Полная фамилия, имя и отчество командированного сотрудника;
• Причина отзыва из командировки;
• Дата, когда должен вернуться командированный сотрудник;
• Указываются сведения лица, которое ответственное за составление данного приказа ( бухгалтер или кадровый работник);
• Указание главному бухгалтеру произвести перерасчет авансовых платежей с конкретным сроком для исполнения;
• Основание для составления приказа: служебная записка руководителя структурного подразделения.

В приказе обязательно должен быть указан срок возвращения из командировки, если необходимо что бы сотрудник вернулся незамедлительно, тогда в приказе указывается день следующий после составления приказа.

В тексте приказа обязательно должна быть указана причина отзыва из командировки в независимости это производственная необходимость или по инициативе самого работника. Данный приказ подписывается только директором предприятия с обязательной указанием должности и расшифровкой его подписи.

Подписанный приказ направляется в бухгалтерию и отдел кадров для ознакомления. Администрации необходимо позаботиться о том, что бы командированный сотрудник после возвращения подписал письменное согласие на отзыв из командировки.

Выводы

По представленной теме сделаем несколько основных выводов:

• Руководитель вправе отозвать из командировки работника при наличии веских на то оснований.
• Причины для этого могут быть по инициативе сотрудника или работодателя, а также по независящем от воли сторон обстоятельствам.
• Отзыв производится в приказном порядке. Специальной формы приказа законом не предусмотрено, он составляется в свободном виде. Но с обозначением обязательных реквизитов.
• Отзывая сотрудника, бухгалтер сделает перерасчет, излишне уплаченные суммы должны быть возвращены работодателю.
• Приказ об отзыве может оформляться на основании письменного согласия работника или служебной записки руководителя структурного подразделения.