Служебная и докладная записка — в чем разница между ними

Внутри одного предприятия информация между структурными подразделениями передаётся при помощи информационных и справочных документов. Среди них стоит выделить докладную записку. Через неё обращаются к вышестоящему руководству с различными сообщениями или с просьбами принять решение по важным вопросам. Докладная записка хоть и внутренний документ, но имеет свои правила составления в зависимости от рабочих ситуаций и целей.

На выбор три образца бланков здесь

Виды и формы служебных записок

Считается, что единообразной формы, которой должны соответствовать содержание и оформление записки нет. Это не так, поскольку составление внутренних документов организации регламентировано, по крайней мере, общими правилами написания делового письма.

Записки классифицируются в зависимости от своего содержания на

1. Информационные (доводящие до сведения руководства определенные сведения);
2. Инициативные (через них сотрудник передает предложения по улучшению организации);
3. Отчетные (сообщающие информацию об определенном этапе в деятельности организации);

И, еще одна классификация, на внутренние и внешние – в зависимости от адресата (записка направляется либо одному из руководящих лиц организации или в вышестоящие органы).

Чем отличается служебная от докладной?

Все довольно просто. Служебная – это один большой класс документов, к которому можно отнести записки различного назначения, перемещающиеся внутри предприятия. Докладная это уже подкласс, входящий в класс служебных. В этом и заключается разница между ними.

Особенности докладных записок

Докладная направляется только в адрес вышестоящего руководства. Это и отличает её от других видов записок внутри одной фирмы. То есть в адрес тех, кто наделён полномочиями принимать важные решения для правильного функционирования деятельности компании. В документе должны присутствовать сведения, которые в зависимости от цели и предложений повлекут за собой определённые действия.

Разница между докладной запиской и служебной

Докладная записка направляется в адрес генерального директора, то есть по своеобразной вертикали. А служебная записка – это обмен информацией между работниками равного статуса. ОКУД не включает в себя сведений о служебных записках, поэтому она составляется работниками по личной инициативе.

Разница между докладной запиской и объяснительной

Объяснительная тоже направляется в адрес вышестоящего руководства, но главным отличием здесь является цель. То есть дать разъяснения сложившейся ситуации, чтобы сделать вывод о наличии (отсутствии) противоправных действий со стороны работника. Как и в случае с докладной, генеральный директор будет принимать решение, но это относится лишь к рассмотрению дисциплинарных нарушений. Объяснительная записка отражена в ОКУД и пишется по просьбе начальства.

ВАЖНО! Инициатива к написанию докладной записки может исходить как от работника, так и по требованию уполномоченных лиц в зависимости от ситуации. Этот документ имеет юридическую силу.

Функции докладной записки

Главная цель – передать директору главную информацию, за которой последуют определённые действия. Функции документа могут быть разными:

1. Урегулировать спорные или конфликтные ситуации между сотрудниками одного статуса или между начальством и подчинёнными.
2. Решить проблемы как на производстве, так и в административном управлении.
3. Рационализаторские предложения, способные существенно улучшить работу производства.
4. Чтобы разрешить долговременные конфликтные ситуации, то есть сообщить о своей позиции.
5. Выразить несогласие с принятым ранее решением руководства.
6. Направить жалобу об отказе работников следовать указаниям своего непосредственного начальника.
7. Направить отчёт о проделанной работе.
8. Решить вопрос о неправомерной передаче обязанностей.
9. Довести до руководства случаи нарушения рабочего порядка.
10. Сообщить о ситуациях, которые повлекли за собой материальный вред или травмы на производстве.
11. Сообщить об отличительных результатах работы, которые требуют реакции вышестоящего начальства (премии, поощрения, награды).

Схема составления записки на провинившегося сотрудника

Четко регламентированного способа составления записки нет: пишется она либо в свободной форме, либо в соответствии с унифицированным образцом, если таковой зафиксирован локальными нормативными актами организации. Общее требования к написанию этого документа – соблюдение правил деловой переписки: излагаться информация должна четко, логично, события – в хронологическом порядке, грамотно – без пунктуационных орфографических и стилистических ошибок: если нарушены требования техники безопасности – излагаются факты и их последствия (возможны или уже наступившие), без личностной оценки произошедшего.

При составлении документа в качестве опоры можно использовать национальный стандарт составления организационно-распорядительных документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Важно помнить, что докладная записка – это деловой документ, официально заверенный подписью составителя, поэтому и заполнять его необходимо как официальную бумагу.

Порядок составления документа, в соответствии с правилами оформления официальных бумаг, должен выглядеть следующим образом:

• Для написания документа используется фирменный бланк организации. В его отсутствие записку можно составить на листе А4;
• В правом верхнем углу указывается адресат в лице руководителя, с указанием должности, фамилии, имени и отчества в родительном падеже. Например, «директору ООО «Организация» Сидорову Ивану Петровичу»;
• Под этой записью указываются данные составителя в родительном падеже. Например, «от специалиста отдела контроля качества Иванова Михаила Александровича»;
• Ниже, в середине бланка указывается называние документа. Например, «служебная записка о нарушении должностных обязанностей»;
• Далее – основная часть, текст, в котором излагаются факты происшествия и указываются данные провинившегося сотрудника (ФИО, должность);
• В заключении – подпись составителя с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

Таблица

Грамотный образец в 2020-2021 году

Мы подготовили для вас несколько типичных образцов докладных записок и сейчас вы можете их просто скачать на свой ПК, после чего заменить часть текстовой информации, на свою. Это будет правильно.

Образец в формате WORD, 2021 год

О невыполнении служебных обязанностей (скачать DOC.) 2020

О нарушении трудовой дисциплины (скачать DOC.)

О некорректном поведении (скачать DOC.)

Служебная записка о прогуле (скачать DOC.)

Если вы считаете, что ваших знаний недостаточно, то писать записку не торопимся, читаем статью до конца, запоминаем советы и рекомендации экспертов и применяем их практике.

Хорошо, переходим к практическим вариантам.

Пример 1: Причина / Сотрудник не выполняет профессиональные обязанности (образец)

Каждый из сотрудников организации имеет закрепленные за ним посредством определенных документов (трудового договора, должностной инструкции) должностные обязанности. При приеме на работу до сотрудника со стороны нанимателя должна быть донесена информация о перечне задач, которые работник он обязан выполнять в соответствии с подписанным им трудовым договором, а невыполнение обязанностей – прямое нарушение этого договора.

Если сотрудник не выполняет поставленные перед ним задачи или создает преграду для выполнения профессиональных обязанностей своим коллегам, то те, в свою очередь, обязаны проинформировать об этом администрацию предприятия или вышестоящее руководство.

Перед тем, как принять меры к провинившемуся, руководство должно убедиться в неправомерности его действий. Например, последний перестал выходить на работу, на основании этого факта была составлена докладная записка. Обвиненный сотрудник в объяснительной записке указал, что отсутствует (невыход) по причине задержки выплаты зарплаты на 15 дней, о чем предварительно в письменном виде оповестил руководство. Выйдет на работу он только тогда, когда организация выразит свою готовность выплатить необходимую сумму денег. При этом действия сотрудника, не выходящего на работу, нельзя назвать неправомерными, так как его право не выходить на работу в случае невыплаты зарплаты регламентировано статьей 142 Трудового кодекса РФ.

Теперь наглядный пример.

Директору ООО «ДомСтрой» Сергееву Сильвестру Павловичу от руководителя отдела продаж Дмитриева Ивана Андреевича

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что 24.10.2020 года находящийся у меня в подчинении сотрудник отдела продаж Иванов Сергей Петрович не выполнил мое требование проконсультировать клиента, желавшего совершить крупную продажу (при этом он являлся единственным не занятым работой сотрудником). Продажа осуществилась только за счет того, что клиента проконсультировал я.

На основании изложенных фактов предлагаю привлечь Иванова И.П. к дисциплинарной ответственности.

Или, более конкретное предложение…

На основании изложенных фактов предлагаю объявить Иванову И.П. строгий выговор.

Руководитель отдела розничных продаж (подпись) Дмитриев И. А.

24.10.2020 г.

Пример 2: Причина / Работник нарушил дисциплину (образец)

Докладная записка о нарушении правил дисциплины входе трудового процесса – наиболее распространенный тип этого документа. Создаваться он должен в том случае, когда начальство необходимо оповестить о нарушении сотрудником норм поведения и правил рабочего процесса. Иногда составление такой докладной является необходимостью: например, если сотрудник, производящий контроль за осуществлением трудовой деятельности, должен ежедневно составлять отчет о соблюдении рабочего распорядка. Если сотрудник нарушил внутренний распорядок (предположим, опоздал на работу), то о его проступке необходимо доложить начальству. Записка может составляться и инициативно, если рабочий коллектив (или одного и работников) не устраивает поведение кого-то из коллег, которое выражается, например, в пренебрежительном отношении к работе или другим людям.

В любом случае, прежде чем наказать провинившегося сотрудника, руководство должно потребовать с него написание объяснительной записки. Этого требует статья 139 Трудового кодекса.

Директору ООО «ДомСтрой» Сергееву Сильвестру Павловичу от руководителя отдела продаж Дмитриева Ивана Андреевича

Докладная записка

Докладываю, что 25.11.2020 года находящийся у меня в подчинении сотрудник отдела продаж Иванов Сергей Петрович не вышел на работу, предварительно не оповестив меня, своего непосредственного руководителя. Когда я позвонил ему с целью выяснения причины отсутствия, тот грубо ответил и завершил вызов.

Прошу Вас привлечь этого сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Руководитель отдела розничных продаж (подпись) Дмитриев И. А.

25.11.2020 г.

При трудоустройстве соискателя должны проинформировать о правилах внутреннего трудового распорядка организации (ПВТР), ознакомить с имеющимися нормативными актами, рассказать о служебных обязанностях, графике работы и т.д. Подписывая договор, работник обязуется эти правила выполнять. Подпись подразумевает, что работник ознакомлен с правилами трудовой дисциплины. В случае их нарушения сотрудник может понести разные наказания в зависимости от тяжести проступка: от выговора или депремирования до увольнения.

Пример 3: Причина составления / Некорректное или аморальное поведении нарушителя (образец)

Некорректное, порой и хамское поведение сотрудника не всегда является прямым нарушением дисциплины, но оно может «расшатать» налаженный в коллективе микроклимат, а записка выступает скорее сигналом для начальства с одной стороны и сотрудника с другой, и создается с целью предотвращения подобного поведения последнего в будущем. Но если действия работника попадают под категорию административного или уголовного права, руководству необходимо принять меры, сообразные случившейся ситуации, вплоть до подачи заявления в полицию.

Записка о некорректном поведении, точнее ее образец, может выглядеть следующим образом:

Директору ООО «ДомСтрой» Сергееву Сильвестру Павловичу от руководителя отдела продаж Дмитриева Ивана Андреевича

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что 26.12.2020 года находящийся у меня в подчинении сотрудник отдела продаж Иванов Сергей Петрович позволял себе нелестные высказывания с использованием табуированной лексики в отношении меня, а также покупателей и других сотрудников, с которыми я в течение дня разговаривал. Смею предположить, что говорил он это, находясь в явно неадекватном состоянии. Этот сотрудник не впервые прибегает к использованию нецензурной лексики в отношении своих коллег, что нервирует весь рабочий коллектив и мешает исполнению должностных обязанностей.

Прошу Вас привлечь этого сотрудника к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Руководитель отдела розничных продаж (подпись) Дмитриев И. А.

26.12.2020 г.

Пример 4. Причина составления / Невыход на работу (прогул)

Докладная записка о прогуле составляется в рамках внутреннего расследования инцидента. В ходе мероприятия фиксируются факты произошедшего, составляются соответствующие документы, оформляется и служебная записка о нарушении. .

Необходимо, чтобы докладная была передана руководству, иначе она будет считаться недействительной. Лучше передать ее непосредственно в руки директору или руководителю нужного подразделения. В отсутствие руководителя на рабочем месте, справку стоит отдать секретарю, который, в свою очередь, передаст ее необходимому сотруднику высшего звена.

Что можно считать невыполнением должностных обязанностей

У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работник должен выполнять. При устройстве на работу до гражданина должна быть донесена его трудовая функция, работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия для принятия решения. Для этого и нужна докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец такого документа может быть разработан в организации в качестве шаблона (можно воспользоваться примером из нашей статьи).

В то же время, согласно ст. 142 ТК РФ, работник может приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не будет считаться нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.

В каких случаях документ нужен

Записка, являясь внутренним документом организации, позволяет обеспечивать горизонтальные связи между разными отделами. В данном случае – проинформировать руководство о внештатной ситуации, которую инициировал тот или иной сотрудник. Руководство, в свою очередь, обязано этот документ рассмотреть и предпринять необходимые действия для устранения неполадки. Поскольку речь идет о докладной записке, действия должны быть совершены в отношении сотрудника. Решение о введении (или не введении) наказания принимает руководство: провинившемуся сотруднику может грозить как дисциплинарное взыскание, так и увольнение из организации.

Законодательно форма и причина написания документа не регламентируются, но унифицированная форма составления документа может быть утверждена локальными актами организации. Среди причин написания записки, как правило, выступают:

• Наличие у сотрудника необходимости выразить свою точку зрения в случае возникновения продолжительной конфликтной ситуации;
• Появление у инициативного работника идеи по улучшению организации, как по созданию лучших условий труда, так и по общей рационализации производственной деятельности;
• Появление необходимости привлечь внимание руководства в случае проступка кого-то из сотрудников: будь то некорректное поведение или невыполнение поставленных перед ним производственных задач;
• Неправомерная передача полномочий подчиненным;
• Несогласия работника с тем или иным решением руководства организации;
• Возникновение ситуации, которая могла принести организации материальный или иной ущерб;
• Достижение сотрудником определенных успехов, за которые, по его мнению, он должен быть награжден (премирование и т.д.);
• Возникновение споров административного или производственного характера;
• Появление необходимости в создании отчета, фиксирующего определенный этап деятельности организации и т.д.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

На списание

При составлении этого документа необходимо указать, какие единицы оборудования или техники следует списать и ввиду чего. Обязательно сослаться на объективные факты – истечение срока эксплуатации, итд. Бумагу пишет обычно глава административно-хозяйственного отдела. Правила написания остаются теми же.

На замену

Пишет заинтересованное лицо – обычно на имя генерального директора или лица, ответственного за техническое обеспечение (как написать записку на имя директора?). Например, требуется заменить компьютер. В этом случае следует указать:

• причину, по которой вы хотите его заменить;
• тип агрегата, какие дополнительные функции, по вашему мнению, должны присутствовать;
• дата, подпись.

Составляем служебную записку грамотно — как оформить документ на повышение зарплаты или в должности, о командировке, на выдачу денежных средств или на ремонт автомобиля? Можно ли научиться правильно составлять данную бумагу на перерасчет, выплату или удержание з/п, на покупку товара, обучение сотрудников, о переводе на другую должность и на отгул?

Кто имеет право

Вообще, написать докладную записку может любой сотрудник, но на практике процесс составления этой бумаги базируется на принципе иерархической лестницы: то есть руководитель структурного подразделения составляет записку на имя руководителя в лице гендиректора. В дополнение к этому конфликт должен решаться сначала на локальном уровне, с участием руководителя подразделения, и только в том случае, если он сочтет нужным донести начальству информации о происшествии, составляется докладная записка.

Документ может составить и другой сотрудник, но все равно потребуется его заверение непосредственным руководителем (характер заверения определяет организация. Как правило, достаточно поставить подпись, ее расшифровку и дату ознакомления).

Но что делать, если докладная пишется на непосредственного (начальника) руководителя? Все равно нужно добиваться получения визы от руководителя? Нет, конечно. Если сотрудники, находящиеся в подчинении, считают нужным донести до директора информацию о проступке, который совершил их руководитель, в визировании нет необходимости. Бумагу можно предоставить генеральному директору. Составляется она по те же правилам и оформляется по тем шаблонам, которые мы привели ниже.

Результат рассмотрения докладной

Изучив изложенные документально факты, руководитель принимает решение, сделав письменную резолюцию.

Так, если до сведения директора доведена информация о прогулах подчиненного, приложен акт об отказе давать письменные объяснения, руководитель отписывает поданную докладную инспектору кадровой службы для подготовки приказа об увольнении.

Реакция руководителя на документ

Цель создания докладной – необходимость в информировании руководства, поэтому она и передается директору организации, его заместителю или другому ответственному сотруднику, в соответствии с локальными документами. Ответственно лицо должно рассмотреть предоставленную записку, после чего принять решение и посредством резолюции дать старт его исполнению.

Дисциплинарное взыскание может производиться только после получения от провинившегося сотрудника объяснительной записки. Однако отказ от ее составления не означает, что руководству стоит закрыть глаза на произошедшее. В любом случае, предприятие должно инициировать проведения расследования по тем фактам, которые изложены в документе. Цель – получение доказательств и документальное закрепление факта проступка, совершенного нарушителем в специальном акте. В ином случае, наказание будет незаконным и может быть оспорено в контролирующих органах.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
3. Выводы и рекомендации автора записки.

Учет служебных записок на предприятии

Делопроизводственная служба предприятия выполняет ряд важных функций, среди которых особняком стоит одна задача: создание условий для оперативного поиска необходимой документации. В нашем случае – бумаг, передаваемых руководству, и информации, их сопровождающей. В целях обеспечения оперативности и систематизации используются регистрационные формы документов.

Почему документы необходимо регистрировать? Дело только в удобстве поиска документов? Служебные, объяснительные и, конечно, докладные записки имеют, как и любой документ, определенную семантическую нагрузку, но дело не только в этом. Потребность в регистрации связана в первую очередь с необходимостью получения резолюции от начальства, то есть вердикта, постановления высшего руководителя. То есть регистрационные формы нужны не только для обеспечения оперативности поиска, систематизации (учета) документов, но и контроля за их исполнением.

В зависимости от особенностей делопроизводства, организация может выбрать наиболее удобную форму регистрации внутренних (и иных) документов: журнальную, карточную или автоматизированную.

Рассмотрим подробнее каждую форму:

1. Начнем с самой распространенной формы – журнальной. Раньше она использовалась повсеместно, поскольку документооборот был не такой большой, нужная информация хранилась в хронологическом порядке, для разных форм документов существовали разные журналы. Сейчас у сотрудников делопроизводственной службы работы стало значительно больше, и особенности, преимущества журнальной системы стали ее недостатками: из-за хронологической систематизации, чтобы найти нужную страницу, приходится перелистывать весь журнал. Усугублялось это тем, что для разных категорий документов существовали разные журналы: например, та же докладная записка может находится в одном журнале, а резолюция начальства – в другом. С регистрацией документов в хронологическом порядке связан еще один недостаток: вести журнал может только один человек, на что уходит много времени (особенно, если документов немало). Также журнальная система не позволяет обеспечивать контроль за своевременным исполнением документов, затормаживая информационно-справочную работу.
2. Недостатки журнальной системы во многом нивелируются карточной формой регистрации. Во-первых, храниться карточки могут в любом порядке, что обеспечивает их оперативный поиск. Во-вторых, в процессе регистрации могут быть задействованы сразу несколько человек, что минимизирует время, затраченное на оформление. Форму карточки можно зафиксировать в соответствующем локальном нормативном акте – инструкции по документационному обеспечению управления или, как она чаще называется, инструкции по делопроизводству.
3. Но наиболее удобной, на наш взгляд, является автоматизированная система. Чтобы вести делопроизводство с ее помощью, необходимо иметь определенное программное обеспечение. Вся необходимая информация содержится в электронной базе данных, а доступ к единой базе обеспечивает контроль за исполнением документов.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно

Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение – это просто слова, на которые может и не быть ответа.

Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.

Отправка документа посредством электронной связи

Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.

Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.

Справочник финансового директора

Данный документ может быть как внутрикорпоративным, так и внешним. Внешние докладные записки являются способом коммуникации руководителей разных производств. Внутрикорпоративные докладные адресуются непосредственно тому человеку, который в иерархическом плане имеет отношение к автору записки.

Внешняя докладная приобретает юридическую силу только в том случае, если она подписана руководителем производства. Внутренние докладные подписываются только автором записки.

Цель любой докладной — сообщение должностному лицу о произошедших ситуациях на предприятии. Кроме того, в докладной записке может содержаться предложение по урегулированию того обстоятельства, о котором в ней говорилось. В своем большинстве докладные бывают информативными и отчетными. А докладная-жалоба подается в связи с каким-либо нарушением трудовой дисциплины или откровенно провокационными действиями по отношению к кому-то из персонала или непосредственно составителю.

Являясь первичным документом, докладная записка должна обязательно регистрироваться в канцелярии, если она направляется непосредственно руководителю компании. Итогом докладной должно стать ответное действие руководства по поводу изложенных фактов. Поэтому обычной практикой во внутреннем документообороте является наложение руководителем резолюции на докладную с указанием конкретных дальнейших действий.

По итогам может проводиться:

• служебное расследование;
• собрание коллектива;
• собрание профсоюза.

Чаще всего по итогам докладной составляется приказ по предприятию. Поскольку не существует единой формы докладной (существует только понятие такого документа в ОКУД (Общероссийском классификаторе управленческой документации), код 0286041, он часто пишется на официальном корпоративном бланке. Но не будет нарушением, если руководителю подается докладная записка, написанная на листке.

Главное, чтобы структурно она включала в себя:

• заголовок;
• наименование документа;
• подзаголовок, в котором содержался бы краткий анонс нижеизложенного текста (в этом разделе обычно используют шаблоны: «О…», «Касательно…», «Относительно…»);
• личные данные адресата и автора документа;
• основной блок с перечислением знаковых фактов;
• дополнительный блок, содержащий предложения, советы и рекомендации, способствующие урегулированию конфликта;
• дата;
• подпись автора.

Достаточно часто докладная имеет дополнительный блок. Он называется Приложением. В этом случае обязательно указать источник, откуда конкретно взялся дополнительный документ.