Протокол инвентаризации - фиксируем результаты (2020-2021)

Как работает ИК

Порядок проведения инвентаризации урегулирован Методическими рекомендациями, которые утверждены приказом Минфина №49 от 13.06.1995.

Схема работы ИК состоит из следующих этапов:

формирование — ИК формируется приказом, который издает и подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо;
проведение проверки наличия ценностей, фиксация результатов в описях и сверка полученных данных с теми, что заявлены в документах организации; если выявлено больше, чем заявлено в документах, фиксируется излишек, если меньше — недостача;
проведение итогового заседания ИК, на котором рассматриваются инвентаризационные описи, анализируются полученные результаты; итоги заседания оформляются в письменном виде, этот документ утверждает руководитель компании.

Приведем образец заполнения заключения комиссии в инвентаризационной описи:

Приказ о создании инвентаризационной комиссии: образец

В процессе своей деятельности организации должны проводить инвентаризации. Это нужно для проверки фактического наличия имущества и обязательств компании.

Для проведения инвентаризации в организации создается инвентаризационная комиссия. Она утверждается приказом директора компании. Данный приказ должен быть оформлен следующим образом:

Указывается полное наименование учреждения, с указанием организационно-правовой формы.
Затем прописывается номер приказа о создании инвентаризационной комиссии.
Затем обязательно указывают дату и место составления документа.
После этого пишут, что приказ составлен в соответствие с методическими рекомендациями Министерства Финансов для проведения проверок, обязательных в текущем году.
Затем следует сам текст приказа:

Приказываю создать комиссию по инвентаризации в следующем составе: указываются должности, фамилии, имена и отчества председателя и всех членов комиссии.
Возложить на комиссию следующие обязательства: проводить описи активов и обязательств компании в соответствие с графиком проведения инвентаризаций на текущий год;
вовремя и правильно оформлять итоги инвентаризации;
обеспечивать достоверность и полноту внесения в описи сведений об остатках запасов, продукции, денег, основных средств, а также иного имущества и обязательств.

После этого председатель и все члены комиссии должны подтвердить свое ознакомление с приказом. Для этого они проставляют свои подписи.

Образец приказа о назначении инвентаризационной комиссии приведен ниже:

Образец приказа о создании инвентаризационной комиссии

Что отражают в протоколе

Перечень того, что писать в заключении инвентаризационной комиссии, следующий:

наименование организации;
состав ИК с указанием должностей ее членов и председателя;
итоги: соответствует или не соответствует результат заявленному в официальных документах, имеются ли недостачи или излишки;
при выявлении недостатков или излишков фиксируется факт запроса объяснений у ответственного лица и содержание объяснений, если ИК таковые получила;
выводы и принятые решения, в том числе необходимо утвердить недостаток или излишек и возложить ответственность на определенное лицо.

Когда нужен протокол инвентаризации

Основным нормативным документом, регламентирующим проведение инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Эксперты справочно-правовой системы «КонсультантПлюс» разобрали самые сложные вопросы, возникающие в ходе проведения инвентаризации, в готовом решении. Для его просмотра воспользуйтесь бесплатным онлайн-доступом к системе.

Протокол инвентаризации косвенно упоминается только в п. 5.3 указаний. Там идет речь об объяснениях при выявлении недостач. Таким образом, из буквального прочтения документа можно сделать вывод, что протокол необходимо составлять, только если в ходе инвентаризации были обнаружены отклонения.

Однако обычно протокол составляют в любом случае. Этот документ подводит итоги инвентаризации и содержит решения, принятые по ее результатам. Кроме того, ситуации, когда по итогам инвентаризации не обнаружено вообще никаких отклонений, на практике встречаются крайне редко.

Акт о результатах инвентаризации: особенности оформления

Форма № 0504835 составляется на основе оформленных инвентаризационных описей. Состоит акт из трех частей:

заголовка с наименованием и кодом документа, названием субъекта, оформившего акт, дата составления;
содержательной части, где фиксируется блок сведений о проведенной инвентаризации. В нем перечислены члены комиссии, объекты проверки и ее итоги;
оформляющей части, т. е. подписей членов инвентаризационной комиссии с расшифровкой подписей и указанием должностей.

Составленный документ передается для утверждения руководителю учреждения или госоргана. Акт о результатах инвентаризации – достаточно удобная и понятная форма, обобщающая полученные итоги.

Алгоритм действий

Рассмотрим процедуру в виде пошагового алгоритма.

Шаг 1. Составьте протокол заседания.

Шаг 2. Напомните членам рабочей группы, что они несут ответственность за точность и достоверность всех данных, а также корректность оформления документации.

Шаг 3. Подпишите составленный документ у всех членов ИК, начиная с ее председателя.

Шаг 4. Передайте подписанный документ на рассмотрение руководителю предприятия.

Шаг 5. Ждите решения руководителя, которое будет составлено в ответ на факты расхождений, выявленные при проведении инвентаризации.

Шаг 6. Передайте все материалы работы ИК в бухгалтерскую службу предприятия (результаты проверки отражаются в учете и отчетности компании на основании приказа руководителя предприятия).

Сен 10, 2019adminlawsexp

голос

Рейтинг статьи

Формирование комиссии, ее задачи и обязанности

Инвентаризация – это один из способов проверки фактического наличия на предприятии материальных ценностей и средств. Обязанности по ведению такого контроля возлагаются на специальную рабочую группу, именуемую «инвентаризационной комиссией».

Основные задачи комиссии:

Проведение инвентаризации.
Участие в выявлении результатов контрольных мероприятий.
Оформление документации по итогам проверки.

Инвентаризационные комиссии бывают трех видов: постоянно действующие, рабочие и разовые.

Формирование комиссии осуществляется на основе приказа директора фирмы, для которого разработана унифицированная форма № ИНВ-22 (Постановление Госкомстата №88 от 1998 г.). В ее состав могут входить любые сотрудники.

В приказе об инвентаризации отражается следующая информация:

пофамильный список членов комиссии и председатель;
какое имущество необходимо проверить;
причины контрольных мероприятий;
сроки проведения процедуры;
время представления документации по результатам проведенной проверки.

В качестве причин инвентаризации могут быть названы смена материально ответственного лица, переоценка ценностей и пр.

Обычно членами рабочей группы назначаются:

представители администрации предприятия;
сотрудники бухгалтерии;
иные специалисты (инженер, юрист и т.д.).

Состав рабочей группы утверждается руководителем фирмы и должен включать минимум двоих членов.

Обратите внимание! Принимать членство в инвентаризационной комиссии не могут материально ответственные лица, несмотря на то, что их присутствие при проведении контрольных мероприятий обязательно.

По окончании процедуры инвентаризационной комиссией определятся результаты ее проведения и разрабатываются пути устранения выявленных пробелов. Итоговым документом заседания является протокол.

Подведение итогов

Протокол инвентаризационной комиссии – это сводный акт, которым подтверждаются и обобщаются результаты ее работы. В нем фиксируются итоги проведенных контрольных мероприятий и принятые по ним решения. Поэтому рекомендуется оформлять его не только при выявлении расхождений или нарушений.

По завершении инвентаризационных действий в журнал контроля исполнения приказов о проведении инвентаризации вносятся итоговые записи:

Даты окончания процедуры по факту и по приказу.
Окончательные суммы выявленных недостач и обнаруженных излишков.
Дата утверждения руководителем итогов проверки.
Дата принятия мер исправления ситуации: устранение или передача дела в следственный орган.
Отметка о погашении недостач, если оно произведено.
Оприходование обнаруженных излишков.

На этапе подведения итогов проверки при вырисовывании четкой картины руководителем издается приказ об утверждении достигнутых результатов. Он является основанием для взыскания ущерба с виновных сотрудников и внесения соответствующих сведений в учетные регистры.

Одновременно бухгалтер разносит итоговые показатели по ведомости учета результатов (форма ИНВ-26): недостачи, излишки, испорченные ценности, пересортица, суммы естественной убыли и сверх ее норм, а также списания с виновных лиц.

Документ подписывают все участники процедуры. Только после полного оформления результатов инвентаризации появляются законные основания на взыскание выявленных убытков. Так завершается инвентаризационный процесс.

Итак, проверка соответствия фактического состояния материальных ценностей на предприятии учетным показателям бухгалтерии проводится инвентаризационной комиссией. По результатам контрольных мероприятий оформляется протокол на простом бланке. Документ служит подтверждением наличия недостатков, излишков, нарушений или их отсутствия и подлежит утверждению руководителем организации.