Общие положения должностной инструкции менеджера по продажам

Ситуация, при которой применима Должностная инструкция Менеджера по продажам:

Работодатель обязан знакомить Работника — Менеджера отдела продаж (далее — Менеджер ОП) с актами Работодателя, имеющими непосредственное отношение к работе (трудовой функции) Менеджера ОП. Основным из таких актов является Должностная инструкция Менеджера ОП. При этом должностные обязанности Менеджера ОП могут быть прописаны и непосредственно в трудовом договоре, и (или) в Должностной инструкции Менеджера ОП. При этом:

• Данная должностная инструкция Менеджера ОП разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан № 201-ө-м от 21 мая 2012 года.

Должностная инструкция Менеджера ОП подписывается Работником в момент оформления приема на работу (желательно ознакомить с ней Работника перед заключением трудового договора), а также в случае изменения должностных обязанностей, и является исходным, решающим документом при возникновении спорных вопросов при осуществлении Менеджером ОП своей трудовой деятельности, о его квалификации, о соответствии занимаемой должности (например, в случае если Работодатель примет решение расторгнуть трудовые отношения с Менеджером ОП в связи с не соответствием его занимаемой им должности, то Должностная инструкция Менеджера ОП будет являться подтверждающим документом того, какие обязанности взял на себя Работник при подписании трудового договора) и т.п.;

Что нужно знать?

Специалист в области менеджмента может работать в разных сферах вне зависимости от того, будет он управлять предприятием или небольшим отделом. Основная цель управления заключается в увеличении прибыли компании и/или снижении её расходов. Кандидат на вакантное место менеджера по возможности должен обладать большим багажом, включающим в себя знания:

• ведения бизнеса;
• нормативных и законодательных правовых актов, которые регламентируют деятельность в коммерческой и предпринимательской областях;
• методы и формы ведения рекламных кампаний;
• этики делового общения;
• теории, практики работы с персоналом;
• порядка ценообразования, основ маркетинга;
• основ законодательства о труде, правил и норм охраны труда.

Хорошо, если менеджер будет знаком с основами психологии и социологии, т.к. это ему пригодиться при управлении персоналом. Также было бы неплохо знать эффективные методы оценки деловых качеств сотрудников. Большим плюсом для современного менеджера станет знание хотя бы одного иностранного языка, а лучше нескольких, к примеру, английского, немецкого, испанского. Кроме того, нужно обладать высоким уровнем грамотности и правильной речью, ведь в работе придётся регулярно общаться с людьми.

Порядок оформления Должностной инструкции Менеджера ОП:

• должностная инструкция Менеджера ОП может быть оформлена отдельным документом либо приложением к трудовому договору, в этом случае в ней указываются необходимые для приложения к трудовому договору реквизиты;

• должностная инструкция Менеджера ОП утверждается общим собранием участников товарищества с ограниченной ответственностью, если иное не отнесено уставом товарищества отнесено к компетенции иных органов товарищества (например, директором; или, например, генеральным директором и т.п.);

• при необходимости Должностная инструкция Менеджера ОП согласовывается с подразделениями организации (кадровой службой, юридическим отделом и т.п.), содержит сведения о лице ее разработавшем;

• Менеджер ОП должен быть ознакомлен с должностной инструкцией Менеджера ОП, о чем ставится его подпись, и ему под роспись выдается второй оригинальный (заверенный) экземпляр документа.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ПРОДАЖАМ

Ведущий специалист по продажам: 2.1. Принимает клиентов и ведет с ними переговоры. Выезжает на переговоры в офис клиента. 2.2. Принимает заявки на закупку продукции предприятия. Оформляет договоры, собирает к ним документы. 2.3. Принимает участие в составлении графика поставок продукции клиентам. 2.4. Осуществляет оперативное обслуживание клиентов. Оформляет заявки на доставку/самовывоз клиентам товара. 2.5. Составляет отчетность в установленные сроки о проделанной работе, в том числе по продажам. 2.6. Знакомится ежедневно с ассортиментом, количеством, сроками реализации и действующими ценами на свободный к продаже товар. 2.7. Контролирует своевременное погашение дебиторской задолженности клиентов, письменное уведомляет руководство о каждом случае просроченного платежа с изложением причин задержки. 2.8. Участвует совместно с другими отделами в разработке предложений и рекомендаций по изменению технических, экономических и других характеристик продукции с целью улучшения ее потребительских качеств и стимулирования сбыта. 2.9. Выполняет разовые поручения руководства предприятия.

Содержание Должностной инструкции Менеджера ОП:

Представленная Должностная инструкция Менеджера ОП имеет следующие разделы:

• Общие положения

Указываются должность, кем назначается на должность и освобождается от должности Менеджер ОП, подразделение куда относится должность, непосредственный руководитель и квалификационные требования, предъявляемые к данной должности, лица непосредственно ему подчиненные, функциональная специализация Менеджера ОП; ​

• Квалификационные требования

Указываются требования к должности Менеджера ОП, наличие у него определенных знаний, а также то чем в своей работе должен руководствоваться Менеджер ОП;

• Цели и задачи

Указываются основное назначение, роль и задачи Менеджера ОП в данной должности;

• Функции и должностные обязанности

Указываются фактически выполняемые Менеджером ОП в данной должности обязанности с учетом его квалификации, навыков и т.п.;

• Права

Указывается какие права имеет Менеджер ОП в данной должности в ходе исполнения должностных обязанностей;

• Ответственность

Указываются случаи, за которые Менеджер ОП на данной должности несет ответственность при исполнении им должностных обязанностей и виды ответственности.

• Результат работы, эффективность и критерии оценки

Указываются конкретные результаты работы Менеджера ОП, показатели определяющие эффективность его работы;

• Система мотивации и штрафов (по усмотрению)

​Указывается система мотивации работы персонала, действующая в организации, а также система штрафов за нарушение Менеджером ОП установленных норм;;

• Информационное взаимодействие (по усмотрению)​

Указывается внутреннее и внешнее информационное взаимодействие Менеджера ОП с иными лицами как в пределах, так и за пределами организации.

ПРАВА ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ПРОДАЖАМ

Ведущий специалист по продажам имеет право: 3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы относящиеся к вопросам его деятельности. 3.2. Высказывать и выносить на обсуждение конструктивные предложения по оптимизации обслуживания клиентов. 3.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию ведущего специалиста по продажам. 3.4. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам относящимся к производственной деятельности ведущего специалиста по продажам.

Требования, предъявляемые к кандидату на позицию регионального менеджера:

• высшее образование по направлению «Менеджмент предприятия»;
• стаж работы (при наличии образования по специальности не обязателен) от двух лет или последипломное обучение специальности «Менеджмент»;
• целеустремленность;
• активная жизненная позиция и лидерские качества;
• владение компьютером на уровне уверенного пользователя.

Навыки, которыми должен обладать региональный менеджер:

• умение собирать и анализировать информацию;
• способность ставить понятные и четкие задачи подчиненным и добиваться их выполнения;
• умение прогнозировать спрос и эффективность проектов;
• способность проводить переговоры, конференции и семинары, убеждать и добиваться поставленных целей.

Приступая к работе, региональный менеджер обязательно должен знать:

1. Законодательство и нормативные акты, регулирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;
2. Специфику регионального рынка.
3. Основы менеджмента и маркетинга, экономики, административного права и трудового кодекса.
4. Ассортимент товаров предприятия, их классификация и потребительские характеристики.
5. Организационные принципы торговли и ценообразования.
6. Потребительские перспективы и потребности потенциальных клиентов и покупателей.
7. Основы этики деловой переписки и общения.
8. Учет и отчетность в сфере менеджмента.
9. Психологические аспекты продаж.

В таком случае встает вопрос о подготовке будущего специалиста «с нуля». Как и где это сделать? Приблизительная программа обучения регионального менеджера описана ниже.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций менеджер по продажам должен исполнять следующие обязанности:

• заниматься поиском потенциальных клиентов;
• вести коммерческие переговоры с клиентами Компании;
• осуществлять эффективную и рациональную организацию продаж продукции Компании, ее поставку клиентам в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами;
• осуществлять прием и обработку заказов клиентов, оформлять необходимые документы;
• выяснять потребности клиентов в продукции, реализуемой Компанией, и согласовывать заказы с клиентами в соответствии с их потребностями и наличием ассортимента на складе Компании;
• организовывать подготовку и заключение договоров на поставку продукции клиентам, согласовывать условия поставок;
• информировать клиентов обо всех изменениях в ассортименте продукции Компании, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулированию спроса, времени прихода продукции на склад;
• контролировать выполнение заказов, договорных обязательств, состояние продукции на складах, а также отгрузки клиентам;
• принимать меры по обеспечению своевременного поступления денег за реализованную продукцию;
• составлять ежемесячный план продаж;
• вести рабочую и отчетную документацию по продажам и отгрузкам клиентам;
• поддерживать в актуальном состоянии данные о клиенте в информационной базе клиентов Компании;
• участвовать в рассмотрении поступающих в Компанию претензий клиентов и подготовке ответов на предъявленные иски, а также претензий клиентам при нарушении ими условий договоров;
• принимать участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж других мероприятиях по рекламе продукции Компании;
• добросовестно, своевременно и качественно выполнять свои трудовые обязанности;
• осуществлять свои полномочия в пределах предоставленных Компанией прав в соответствии с должностными обязанностями;
• выполнять установленный Компанией трудовой распорядок;
• соблюдать трудовую и производственную дисциплину, правила и нормы охраны труда, требования противопожарной безопасности, гражданской обороны;
• постоянно повышать свой профессиональный уровень и квалификацию для эффективного исполнения должностных обязанностей;
• выполнять другую работу в пределах компетенции и поручения директора Компании.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ПРОДАЖАМ

Ведущий специалист по продажам несет ответственность за: 4.1. Результаты и эффективность своей деятельности. 4.2. Не обеспечение выполнения своих функциональных обязанностей. 4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения плана. 4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководства предприятия. 4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам создающих угрозу деятельности предприятия, его работникам. 4.6. Не соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.