Что входит в командировочные расходы?
Как правило, командировка является инициативой работодателя и потому должна быть полностью им обеспечена.
Руководитель обязан сохранить за своим подчиненным его рабочее место и компенсировать все возникшие затраты, связанные с поездкой и работой в другом городе.
В обязательства директора входит:
- выплатить заработную плату (сумма подсчитывается за все последующие дни пребывания и труда вне территории компании, в том числе и время, затраченное на дорогу);
- оплатить проживание, питание и другие дополнительные услуги за весь период пребывания в другом городе;
- выплатить посуточные (доход сотрудника пересчитывается с учетом повышения оплаты);
- компенсировать другие затраты связанные с рабочими процессами (дорога, услуги переводчика, услуги ресторана и т.д.).
Важно! Выплата командировочных расходов не включает оплату жилья и повышение суточного заработка в том случае, если сотрудник по окончанию деятельности может возвращаться к себе домой.
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Вне зависимости от времени выезда сотрудника по служебным делам, этот день считают за полные сутки. При возвращении работника после 12 часов ночи работодатель не вправе требовать его появления в офисе утром этого же дня: документально человек продолжает пребывать в служебной поездке.
Читать так же: Признаки дробления бизнеса
Для подсчета суточных бухгалтер в организации изучает билеты на транспорт и время прибытия и отправления, после чего фиксирует точное количество дней пребывания в командировке, составляет отчет и определяет сумму компенсации. Расчет производится путем умножения количества дней на установленный руководством лимит суточных.
Оплата расходов связанных с поездкой в командировку
Согласно нормам, указанным в статье 168 ТК РФ, работодатель должен оплатить все растраты связанные с дорогой и пребыванием в другом городе.
Для этого составляется специальный командировочный расчет, в котором детально перечисляются все возможные затраты, позволенные компанией. К примеру, в документе может быть указано, что работодатель обязуется оплатить проезд своему подчиненному по факту, но при этом работник может использовать только определенный вид транспорта или стоимость билета не должна превышать допустимой суммы.
Благодаря поставленным ограничениям работник не сможет воспользоваться ситуацией и заказать билет класса люкс, чтобы «пошиковать» в дороге, а работодатель, в свою очередь, сможет сэкономить средства и избежать неожиданных расходов.
Видео-ликбез о расчете командировочных и суточных
Консультация, которая включает не только подробную инструкцию о расчете суточных, но и о правильном определении срока командировки и о почасовом расчете. А также подробно разбираются частные случаи, с которыми сталкивается бухгалтер при расчете.
Если вы хотите установить командировочные и средний заработок для работника в этот период, необходимо правильно определить расчетный срок, после чего можно воспользоваться простой формулой расчета. После завершения командировки все сопутствующие бумаги необходимо передать бухгалтеру.
Какие документы нужны?
Как бы руководитель не стремился просчитать все возможные расходы и предсказать окончательную сумму, достичь этого просто невозможно, а потому по приезду подчиненный обязан представить отчет с чеками и квитанциями, в случае превышения расходов директор обязан компенсировать.
Внимание! Выплата командировочных не имеет точных сроков, но, как правило, она делиться на две части: аванс и оплата по факту.
Чтобы получить средства нужно представить следующие документы:
- проезд: билеты (самолет, поезд, автобус), чеки ККТ (такси), документы подтверждающие использование личного авто (в случае, если поездка производится на личном транспорте);
- помещение: чек ККТ и счет (гостиница), договор аренды (съемное жилье), документ подтверждающий оплату услуг риэлтерской компании;
- дополнительные расходы: чеки за хранение вещей, питание, пополнение счета (если необходимо производить звонки за границу) и многие другие виды расходов связанных с рабочими вопросами.
Налогообложение НДФЛ
Еще один важный критерий, который учитывается при внесении допустимых расходов от компании – это обложение НДФЛ и страховые взносы. Они могут, как повысить общий расход, так и значительно его уменьшить.
Итак, согласно ст. 217 НК РФ, ст.20 ФЗ №125 и статье 9 ФЗ №212, налогом не облагается оплата следующих командировочных расходов:
- покупка билетов для проезда в назначенный пункт и обратно;
- оплата услуг аэропорта и прочих комиссионных сборов;
- оплата услуг такси на протяжении всей командировки;
- средства, затраченные на переправку багажа;
- выплата средств для аренды гостиничного номера или другого вида жилья;
- оплата пополнений мобильного счета или другого способа связи;
- средства для регистрации и получения загранпаспорта и визы;
- оплата услуг для обмена валюты или чека в отделении банка.
Данный список является завершенным. Все другие виды услуг, таких как оплата парковки или ужина, должны быть внесены с учетом издержки НДФЛ и прочих взносов.
Внимание! Освобождение от налогов возможно только в том случае, если затраченные средства имеет документальное подтверждение. При отсутствии чеков и квитанций, работодатель обязан оплатить НДФЛ по всей сумме.
Что же касается жилья, то при отсутствии документов, работодателю необходимо выплатить страховку полностью, а НДФЛ в размере 700 руб. (на территории страны), 2500 руб. (при поездке за границу).
Частыми бывают ситуации, во время которых производится детальное изучение предоставленных чеков за проживание и жилье, в результате чего оказывается, что они все же подлежат налогообложению со стороны государства.
Размер суточных при командировках
Согласно статье 167 ТК РФ порядок оплаты денежных расходов в командировке регламентируется коллективным договором. Чаще всего документ представлен в виде одноименного приказа.
Большинство предприятий не превышают лимита, установленного в Налоговом Кодексе, хотя это не является нарушением закона. За работодателем сохраняется право как уменьшить объем денежных выплат, так и увеличить его.
Статья 167 Трудового кодекса РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки»
Суточные при командировках по России
Минимальная сумма не установлена, максимальная часто не превышает 700 рублей. Порядок и объем выплат необходимо узнать по месту работы в положении о командировках.
Суточные при командировках за границу
Размер денежной компенсации при поездках в зарубежные страны регламентируется внутренними нормативами организации. Помимо основных положений, оплата суточных в командировке варьируется с учетом Постановления № 812, в котором отражены размеры выплат в зависимости от местонахождения сотрудника.
В частных организациях данный документ могут не учитывать, в компаниях бюджетного профиля он обязателен к исполнению.
Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений»
В страны СНГ
При отправлении работника в командировку в одну из стран СНГ, руководитель компании при начислении суточных должен опираться на положение для поездок за границу.
Важно! При пересечении границы страны штампы в загранпаспорте не проставляются. Данная особенность регламентируется Таможенным законодательствам.
В качестве документов, подтверждающих пребывание в служебной командировке за границей, работник сохраняет проездные билеты.
Читать так же: Компенсация за задержку зарплаты
Поездка за счет принимающей стороны
Согласно нормам, суточные в командировке на 2019-1010 год оплачиваются работодателем, направляющим сотрудника в поездку. Оплата принимающей стороной возможна при предварительном заключении письменного соглашения, в котором оговорена организация, оплачивающая пребывание сотрудника в командировке.
В бюджетных организациях лимит ограничен: размер суточных не должен превышать оговоренные в законодательстве нормы.
Две поездки в один день
При необходимости командирования сотрудника несколько раз в день в различные места необходимо опираться на Положение о командировках. Размер суточных будет зависеть от места прибытия.
При двух поездках в один день за работодателем сохраняется право устанавливать иные выплаты сотруднику в качестве компенсации затрат.
При досрочном окончании поездки
При возвращении работника из командировки раньше срока в предприятии оформляется авансовый отчет, в котором указывается дата прибытия.
После получения отчета, в экономическом отделе организации специалисты производят перерасчет суточных. Лишние средства возвращаются в бюджет фирмы.
Работа в выходные дни
При нахождении сотрудника в служебной поездке суточные выплачиваются за каждый календарный день, вне зависимости от того, выполнял ли он трудовую деятельность или у него был выходной.
Важно! Право на получение суточных в выходные и праздничные дни отражается в п. 11 Постановлении Правительства РФ № 749 от 13.10.2009.
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»
Суточные при однодневных командировках
Минимального срока служебной поездки не существуют. Работодатель имеет право командировать сотрудника на один день. В этом случае документальное оформление многодневной служебной поездки невозможно, а в соответствии с законодательством суточные за однодневные командировки не положены. В зависимости от организации возможна компенсация денежных затрат.
Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
На усмотрение руководителя сотрудник получает компенсацию в 50% размере от общеустановленной суммы при поездке за границу. Однодневная служебная поездка по территории России не оплачивается, если в организации не возместили трату денежных средств на добровольной основе.
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Каждая ситуация с налогообложением суточных при служебных поездках на один день рассматривается индивидуально.
По мнению Минфина РФ, не облагать НДФЛ возможно только те расходы, которые имеют документальное подтверждение. От налога освобождаются суточные, не превышающие лимит в 700 рублей по России и 2500 рублей при заграничных путешествиях.
По мнению ВАС РФ, определение «суточные» не применимо к однодневным командировкам, поэтому денежные средства следует признать одной из форм компенсации расходов, связанных со служебной деятельностью. Поэтому траты, совершенные с разрешения руководства, не являются доходом сотрудника, поэтому не могут облагаться НДФЛ.
